Сотрудникам, которые используют личный телефон в служебных целях, организация может компенсировать расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита. Для этого фирме понадобятся:
— должностные инструкции, из которых следует, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
— трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
— копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован на работника;
— копии счетов оператора связи.
Когда-то давно для подтверждения «служебности» переговоров налоговики требовали детализированный отчет оператора с информацией о телефонных номерах абонентов, датах и времени переговоров, тарификации услуг связи. Но сейчас о таких требованиях не слышно. Видимо, споры сошли на нет и сейчас детализация не нужна.
В целях налогообложения компенсацию расходов сотрудника на мобильную связь учитывают в составе затрат на услуги связи. Ее не облагают НДФЛ и взносами. Правда, принять к вычету входной НДС не получится — счет-фактуру оператор связи вам, конечно же, не выставит.
Еще один важный момент — учет сверхлимитных переговоров работника. То есть компания установила лимит по стоимости переговоров на месяц, а сотрудник его превысил. Здесь возможны две ситуации.
Ситуация 1. Сверхнормативные расходы связаны с коммерческой деятельностью. Тогда их можно учесть, НДФЛ и взносов не будет. Чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, желательно взять с работника объяснительную с причинами перерасхода. Если же ваш сотрудник регулярно превышает лимит, то его просто надо пересмотреть.
Ситуация 2. Сверхлимитные расходы образовались из-за личных звонков сотрудника. Увы, «излишек» в целях налогообложения учесть не получится, такие траты никак нельзя назвать экономически обоснованными. Также придется исчислить НДФЛ и взносы. Впрочем, вы имеете полное право прописать в локальном нормативном акте или соглашении с работником, что подобные расходы не компенсируете вовсе.
В бухгалтерском учете расходы на компенсацию «сотовых» затрат сотрудника отражают по дебету счета 26 или 44 в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А выплату компенсации — по дебету счета 73 и кредиту счета 50 «Касса» либо 51 «Расчетные счета».
Понравилась статья? Ставьте лайк)
Подписывайтесь на наш канал, чтобы знать больше.