Мы ходим на концерты и кинопоказы, ярмарки и фестивали, открытия магазинов и выставок. Для нас всё это — совершенно разные вещи. Но организовывает все эти мероприятия человек одной профессии — event-менеджер. Это его заслуга в том, что мы не скучаем по выходным, а афиши всегда полны заманчивых объявлений. Можно подумать, что у event-менеджера праздник каждый день, но всё даже интереснее.
В первую очередь надо разрушить самый ложный миф: нет, event-менеджеры на организовывают свадьбы. Совсем. Зато на них лежит ответственность за почти все остальные виды мероприятий, причём совершенно разных. Это может быть большой концерт на День города, праздник в честь открытия салона красоты, благотворительная выставка хэндмейд игрушек или тимбилдинг для деловой фирмы. То есть условно можно поделить все проекты на несколько типов: государственные, развлекательные, некоммерческие и частные. Но одно другому не мешает, и, конечно, эти виды могут сочетаться друг с другом. Как бы то ни было, от типа мероприятия зависит его финансирование — а от него, в свою очередь, место и время проведения, рабочая сила, реклама, документация… И продумать всё это до мелочей — главная обязанность event-менеджера.
Предположим, какая-нибудь очень важная компания хочет, чтобы её офисные работники немного отдохнули, но с пользой для работы. Она обращается в агентство мероприятий, и за ней закрепляют event-менеджера. Тот предлагает руководству компании несколько идей для тимбилдинга, руководство выбирает одну из них и выделяет деньги на неё, а дальше дело за event-менеджером: тот выбирает удобный для всех день, выбирает место (например, хороший квест-клуб) и бронирует его, организовывает автобусы до клуба и обратно и продумывает концепцию квеста. Что нужно руководству: помирить периодически враждующие отделы или встрясти вялых работников? От этого будет зависеть содержание квеста, и event-менеджеру обязательно надо это учитывать. Заказать программу, подготовить под нее реквизит – блокноты или камуфляж для пейнтбола, контролировать тайминг и следить за правильным ходом дел. А после успешного прохождения квеста все наверняка проголодаются, и это всё ещё на ответственности event-менеджера: он может заранее зарезервировать столики в кафе или ресторане, или заказать кейтеринг в сам офис. И только после этого ему предстоит приготовить отчёт — как для заказчика, так и для своего агентства.
Где и как работает Event-менеджер:
- на стороне компании (in-house): Мегафон, Ауди, Пятерочка – вы организовываете мероприятия для Вашей компании, генерите идеи и определяете тему.
- агентство – универсальный бойцы, готовые сделать день открытых дверей роддома или крутейший лайн-ап Alfa Future People.
- на стороне отеля, стадиона, музея и других мест проведения сотрудники продают свою площадку, предлагают варианты размещения, свои партнёрские программы от обучения до квеста «Казаки-разбойники».
- на стороне организаторов мероприятия – это самая вершина event-менеджмента, внутри команды организаторов есть четкое разделение обязанностей, которых может быть ОЧЕНЬ много. В штате организаторов FIFA-2018 было свыше 1000 сотрудников и делали они многое: планировали место, время, рассадку, жеребьевку, аккредитацию, размещение и даже место пребывания пьяных болельщиков во время матча.
Да, обязанностей много, и все они разные — порой настолько, что голова кругом может пойти. Но не у event-менеджера! Что помогает ему справляться со всеми делами?
- Знание разных локаций, подходящих под мероприятия на любые темы
- Талант переговоров
- Связи и знакомства во всех сферах, от кулинарии до продажи воздушных шаров
- Умение организовать себя и весь мир
- Способность следить за несколькими делами сразу
Эти навыки можно приобрести только в работе, поэтому начинающему event-менеджеру стоит присмотреться к вакансиям ассистентов и помощников. Работодатели обращают внимание прежде всего на опыт работы в сфере организации проектов. Впрочем, если хочется познать теорию event-менеджмента, можно рассмотреть вузы, в которых есть соответствующие программы. Это, например, СПбГЭУ, РАНХиГС и МГИК. За всеми этими длинными названиями на самом деле скрывается обучение основам менеджмента, сценографии и PR, что лишним для будущего event-менеджера точно не будет.
А для вдохновения можно обратиться вот к этим полезным ресурсам:
- Социальное проектирование в НКО — бесплатный онлайн-курс от настоящих организаторов проектов в некоммерческих сферах. В нём уделяется довольно много внимания грантам и финансированию, а это полезно знать event-менеджерам всех направлений.
- Event.ru – сайт, на котором можно найти абсолютно всё про организацию мероприятий, от подборок книг до последних трендов в event-менеджменте. Рубрика с вакансиями прилагается!
Конечно, в этой работе очень важно быть собранным, вовремя составлять отчёты и планировать выделенный бюджет. Но ещё важнее — радость, которую event-менеджер дарит людям.