Куда ни глянь, везде хамство, прикрытое вежливостью, панибратство и перекладывание ответственности. Вы вроде одна команда, работаете на общее дело, но общение больше похоже на бесконечное размазывание умных слов. Исследователи предлагают решения этой проблемы.Редакторы Максим Ильяхов и Людмила Сарычева в своей книге «Новые правила переписки» рекомендуют:
1. Не используйте клише! Можно взбесить собеседника с первых строк. Из-за того, что деловые письма пишутся по шаблону, большинство не хочется читать. Чтобы узнать, какие фразы раздражают больше всего, авторы опросили сотрудников нескольких офисов. По итогам опроса, раздражающие фразы:
- Уважаемые коллеги!
- Я тут подумал…
- Срочно!
- Ну что, как дела?
- Вам понравится
- Ты ведь профессионал
- Пасибки, плизик
- Приоритетная задача
Это лишь часть раздражающих слов. На деле их гораздо больше. В общем, это почти все популярные в деловой переписке слова. Чем меньше официоза и панибратства, тем меньше вы раздражаете своих коллег.
2. Официально-деловая переписка скрывает саму суть. Не пишите трехэтажные предложения. Конечно, блеснуть своим умом перед коллегами приятно каждому, но, когда это усложняет поиск смысла, это не уместно.
3. Если вы забыли дать задание, пишите своему коллеге не с наездом, а с просьбой. Проблема здесь в вас. Вы не поставили задачу. Разгребайте это сами.
4. Дедлайн через пару минут! Не пишите о срочности абстрактно. Лучше напишите точное время сдачи. Тогда спланировать работу и сдать материал вовремя будет гораздо проще.
5. Если дедлайн вынудил вас написать коллеге в его выходной или отпуск, не стоит начинать разговор с фразы: «Как выходные?» или «как там в отпуске?»
6. Не пишите, если повода нет. Письма типа «спасибо», «не нужно благодарностей», «не за что» только засоряют коллективную переписку. Неприятно отвлекаться от своей работы, чтобы открыть письмо, а там «Спасибо».
7. Важно продумать структуру письма, четко обозначить тему. В начале письма кратко рассказать о сути, затем изложить остальные пояснения и разбить их на логические блоки.
8. Внимательно с именем! Есть фамилии, которые похожи на имена. Например, Иванов, Петров, Васин и т.д. Когда рассылают много писем, часто не уделяют времени проверке имен. Вам было бы приятно получить письмо, где на первой строке ваше имя указано неправильно? Я бы даже читать не стала
- Все приложения к письму старайтесь присылать так, чтобы не нужно было открывать дополнительные программы. Например, если это фотография, прикрепите ее под текстом, а не отдельным файлом.
- Задач в вашем письме много? Лучше разбейте их на несколько писем, или отправьте нумерованным списком.
Самое важное во время переписки с сотрудниками — помнить о заботе. Прежде чем отправить, подумайте «удобно ли будет читать это письмо?». Как только вы начнете писать с уважением и заботой, коллегам будет гораздо приятнее с вами работать. А значит, вы добились того, чего хотели!