К 2020 году в Беларуси начнется прием на хранение электронных документов в государственные архивы. Об этом сообщила первый заместитель директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Ольга Бирюкова, передает корреспондент портала Союзного государства.
Сегодня вопросов о важности приведения архивной отрасли в соответствие с потребностями информационного общества и цифровой экономики уже не возникает. Правительством республики поставлена задача перехода на электронный документооборот. И среди основных задач белорусских архивистов – обеспечить прием на хранение электронных документов.
– В рамках государственной программы сейчас идет модернизация информационной системы для приема на государственное хранение электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью. Модернизация проходит в несколько этапов и уже завершается. Полагаю, что к 2020 году мы начнем прием электронных документов, – заявила Ольга Бирюкова.
Основная цель создания этой системы – оцифровать документы для создания фонда пользования. Чтобы любой желающий мог познакомиться с оцифрованными описями дел и наиболее востребованными архивными документами. При этом важно, что пользователям будут выдавать не оригиналы документа, а их электронные копии.
Перенимать такой опыт в области использования электронных документов и оцифровки белорусы планируют у Финляндии. Там уже давно занимаются такой работой.
– У нас хорошие связи с архивами Финляндии. В этом году приезжал представитель их национально архива. У Финляндии можно многому поучиться в плане работы с электронными документами, оцифровке. Они занимаются этим уже давно и у них действительно наработан очень хороший опыт, а также качественное современное оснащение. И что немаловажно, у них эта работа проходит на государственном уровне, создан центр по сохранению электронных документов, – поделилась Ольга Бирюкова.
По ее словам, в следующем году финские архивисты собираются провести семинар в Беларуси, чтобы поделиться здесь своим опытом.
– Это для нас очень важно. Потому что мы пока еще только начинаем эту работу и для нас любой опыт, естественно, будет полезным, – сказала специалист.
В то же время, нам есть чему поучиться и у россиян. Ольга Бирюкова отметила, что у них хороший опыт по оцифровке документов.
– Если брать их ведущие архивы, то у них опись дел оцифрована на 100%. У нас, к сожалению, описи оцифрованы где-то на 30%. Работы ведутся, однако нехватка кадров и современного оснащения сильно замедляют работу. В целом же, у нас тесные связи с нашими коллегами из России. В соответствии с Соглашением о сотрудничестве в области архивного дела, ежегодно у нас проводятся коллегии и встречи руководства архивных служб и государственных архивов России и Беларуси по очереди в каждой из стран, – дополнила Ольга Бирюкова.
Очередная такая встреча прошла в Российской Федерации 3 октября 2018 года в Великом Новгороде. На ней обсуждались актуальные вопросы по оцифровке архивных документов и длительному хранению электронных документов в архивах.