Когда главбух работает один за всех, то объем документации, которую он обрабатывает, весьма значительный. Ему есть дело даже до подготовки текстов договоров с контрагентами. Как минимум туда нужно включить условие, что исходящие от них первичные документы должны соответствовать требованиям Закона о бухучете. Особенно когда у бумаги нет унифицированной формы, как, например, у акта об оказании услуг.
В идеале же главбух должен оценить каждый договор на предмет налоговых рисков. Причем эта работа будет особенно эффективной, если главному бухгалтеру покажут не разрозненные договоры, а всю совокупность операций, задуманных руководством.
Кроме договоров, особое внимание следует уделить первичным документам — главбух их принимает, обрабатывает, передает в архив. Причем имеется в виду не только первичка контрагентов, но и разного рода внутренние бумаги.
Так, для начисления и выплаты дивидендов главбуху нужна выписка из протокола решения общего собрания участников. А для определения срока полезного использования дорогостоящего НМА — экспертное заключение штатного или стороннего специалиста. Строго говоря, это не первичка, но следить, обрабатывать и хранить ее главбуху надо обязательно.
А ведь есть еще документы длительного срока применения — локальные нормативные акты и отнюдь не только по кадрам. Кроме учетной политики, которую сам главбух и разрабатывает, у него под рукой должны быть копии положений:
— об оплате труда, премировании, командировках и работе с подотчетниками;
— о техническом обслуживании и ремонте оборудования;
— о ценах, тарифах, скидках и бонусах для покупателей и поставщиков;
— о рекламных расходах, представительских расходах.
Готовые образцы самых востребованных в работе документов
Думаете, это все? Конечно, нет. Если в организации хоть как-то поставлена система планирования или бюджетирования, главбуха надо обязательно знакомить с разработанными планами и бюджетами. Тогда, за счет сверки плановых данных с фактическими, он сможет значительно повысить качество бухгалтерской и налоговой отчетности.
Например, если фактическая себестоимость оказалась заметно ниже плановой, не нужно радоваться росту эффективности производства — вероятнее всего, в бухгалтерию просто забыли передать документы о произведенных затратах. А на основе планов производства и реализации продукции главбух может составить план налоговых платежей и далее поучаствовать в формировании бюджета движения денег.
Контрольные функции главного бухгалтера, кроме которого никто больше учетом не занимается, сводятся в основном к обеспечению своевременности поступления первичных документов и прочей информации, важной для учета. Почему опоздала первичка, кто в этом виноват, что делать, дабы это не повторялось.
Остальное — самоконтроль, поскольку над главбухом, по сути, никого нет. Время от времени нужно проверять аналитику проводок, вдруг, например, один и тот же контрагент занесен разными позициями. Тогда ничего в расчетах с ним не сойдется. Совсем нелишним будет проверять и записи, которые учетная программа вносит автоматически и на основе которых формирует отчетность.