Часто руководители высказывают недовольство сроками подготовки управленческих отчетов и недоверие к содержащимся в них цифрах.
Если вы планируете улучшить управленческий учет в вашей компании, то необходимо осознанно выбрать один из трех вариантов организации учета с соответствующими плюсами и минусами.
Способ 1. Управленческий учет «на коленке»
«На коленке» означает, что без особой подготовки достали откуда то данные, запустили Excel и все посчитали. Отдельно взятый работник или сотрудник бухгалтерии (назовём эго экономистом) делает отчеты для руководителей на основе информации из бухгалтерской базы и дополнительных сведений с рабочих мест. Плюсы и минусы:
Низкая стоимость для малого бизнеса
Все что нужно – человек с пониманием экономики и компьютер с комплектом офисных программ. Часто можно поручить эту функцию одному из бухгалтеров.
Можно начать очень быстро
Не нужно писать регламенты, разворачивать дополнительные базы учетной системы и искать уникальных сотрудников (а это все дополнительные затраты)
Низкая достоверность получаемых цифр
За время сбора данных и составления из них единого отчета возможно такое большое количество неточностей и ошибок, что если перепроверить цифры, то с вероятностью 99,9% мы получим другой результат.
Высокая административная нагрузка
По сути, чтобы составить любой незапланированный отчет необходимо потребовать данные от персонала на местах, которых у них, скорее всего, нет.
Способ 2. Полноценный управленческий учет в отдельной базе
В компании помимо системы бухгалтерского/налогового учета, ведется управленческий учет, где в полном объеме фиксируется первичная информация о хозяйственных операциях, необходимая для формирования управленческих отчетов.
В результате получаем полные и достоверные данные для нужд руководства компании. Плюсы и минусы:
Полная и достоверная информация по финансово-хозяйственной деятельности предприятия в требуемые сроки
Полная и достоверная в объеме, необходимом для принятия управленческих решений.
Защита управленческих данных
Учет ведется в отдельной информационной базе, которая может быть размещена на серверах вне организации, что позволяет избежать изъятия информации контролирующими органами
Двойная работа
Для того, чтобы вести управленческий учет в отдельной базе, с занесением всех документов, их необходимо или заносить дважды, или выгружать из бухгалтерии/в бухгалтерию (а здесь есть тонкости, связанные со справочниками и т п), а также нужно поддерживать работоспособность второй базы данных.
Необходимость в Главном Бухгалтере Управленческого Учета
При ведении управленческого учета необходимо разработать свою учётную политику, свой регламент ведения учета на предприятии, которая будет учитывать потребность руководства в оперативной, хоть и не всегда точной информации.
Дополнительные усилия по объяснению разницы в результатах бухгалтерского и управленческого учета
Типичный пример – по управленческому учету мы закончили квартал с небольшим убытком, а налоговый учет говорит о необходимости оплатить налог на прибыль. Это происходит потому, что для целей управленческого учета мы можем записать в расходы операции, которые в налоговом учете не имеем права списать на расходы. Например, дружеская вечеринка основателей компании.
Способ 3. Единая система учета
Общая система учета, которая готовит данные как для управленцев, так и для контролирующих органов, учет ведется под руководством одного главного бухгалтера в единой базе. Плюсы и минусы:
Полная и достоверная информация по финансово-хозяйственной деятельности предприятия в требуемые сроки
Полная и достоверная в объеме, необходимом для принятия управленческих решений, как и в предыдущем варианте
Низкая нагрузка на персонал компании
Фактически, для персонала дополнительная работа связана только с повышением оперативности предоставления первичных документов
Нет необходимости содержать вторую бухгалтерию для управленческого учета
Это относится как к сотрудникам, так и к программно-аппаратному комплексу
Единая база
Нахождение всей учетной информации в одной базе может стать дополнительным риском при налоговых претензиях
Кадры
Главный бухгалтер, готовый (и умеющий) помимо налогового выстраивать управленческий учет в компании – весьма дорогой и трудно-заменяемый сотрудник
Технологичность
Необходимы сильные специалисты по программному обеспечению, которые позволят дорабатывать бухгалтерские системы для управленческих нужд.
Выбор варианта
Различные методы имеют свои плюсы и минусы, необходимо выбрать наиболее актуальный для своей компании. Для принятия решения можно воспользоваться такой матрицей:
Поставьте "НРАВИТСЯ", если считаете статью полезной!
Эксперт по внедрению бизнес-процессов - Дмитрий Левин