5 инструментов для повышения эффективности аптеки и фармацевтического склада.
Среди наших клиентов есть крупные компании, количество сотрудников которых измеряется тысячами, а есть единичные аптеки и небольшие фармсклады. Зачастую подход к ведению бизнеса, взгляды и приоритеты руководителей компаний отличаются в зависимости от размера предприятия или сети. Опыт нашей работы позволяет нам даже говорить о различной профессиональной реальности для разных видов фармацевтических структур. Так, например, системы, которыми ежедневно пользуются крупные аптечные сети, могут порой показаться небольшим или начинающим фармацевтическим компаниям чем-то недосягаемым, сложным – чуть ли не нанотехнологиями. При этом некоторые индивидуальные предприниматели могут уделять гораздо больше внимания другим аспектам работы, более удачно расставлять приоритеты в рамках распределения служебных обязанностей и выстраивания рабочего процесса, т.к. лучше и ближе бывают знакомы с практической спецификой работы в то время, как в крупной фирме иногда случается так, что один сотрудник пишет абстрактные СОПы для компании, насчитывающей несколько сотен человек, не зная всех реальных и важных нюансов их деятельности — это реальный пример дистрибьютора из топ-10.
Одной из наших основополагающих задач является помощь клиентам в их развитии и выстраиваении внутренних процессов работы. Мы всегда стараемся способствовать грамотному распределению не только финансовых, но и временных, и интеллектуальных ресурсов организации, исходя из нашего личного опыта и регулярной аналитики ситуации на рынке. Благодаря накопленным знаниям и практике, мы точно знаем, что именно важно, первостепенно и требует большего внимания или доработок со стороны руководства.
Так, например, в последние годы совершенно перестал подниматься вопрос о необходимости наличия программы компьютерного учёта товара в аптеке. Данный вид программного обеспечения должен быть (или срочно стать) нормой для каждой аптеки. Это утверждение – аксиома для каждого адекватного и думающего руководителя. Поэтому мы позволим себе не останавливаться на данном вопросе подробно и отнестись к нему, как к «настройкам по умолчанию», зато предлагаем вашему вниманию 5 инструментов для повышения эффективности, рекомендованных нами для регулярного использования в работе аптеки и фармацевтического склада:
1 — Адресная система.
В каждой современной оптовой фармацевтической компании, ассортимент товара которой исчисляется тысячами наименований товарных единиц (SKU), есть своя собственная адресная система хранения на складе. Видов адресных систем не так много, но, безусловно, многие параметры индивидуальны и должны настраиваться для каждой организации в частном порядке. Но всё чаще в процессе работы мы сталкиваемся с неизъяснимой загадкой: почему данный вспомогательный инструмент не используется в аптеках повсеместно?
Рассмотрим совершенно реальную ситуацию, в которой оказался руководитель одной крупной аптеки. Около 40% записей журнала дефектуры аптеки составили ненайденные позиции в процессе обслуживания клиента, но присутствующие в остатках на тот момент. О чём нам это говорит? О том, что руководитель потерял реальную выручку (и немалую), а сотрудник, вероятно, дополнительную премию. На наш взгляд – это уже достаточная мотивация и весомая причина для внедрения в аптеку адресной системы.
Кратко о достоинствах этого инструмента:
- адресная система сама по себе уже подразумевает гарантию порядка на полках, стеллажах и в целом по аптеке;
- способствует лёгкому размещению товара при оформлении прихода с минимальными ошибками;
- обеспечивает быстрый и лёгкий поиск запрошенного препарата;
- в значительной степени снижает количество ошибок и пересортов при оформлении покупки.
Недостатки: отсутствуют. В работу!
2 — Электронный документооборот с контрагентами.
Этот инструмент является не только современной тенденцией, но и важным фактором оптимизации рабочих процессов. На сегодняшний день все дистрибьюторы постепенно переходят на технологии безбумажной сборки и взаимодействия между филиалами. Давайте разберёмся, чем же так хорош электронный докоборот:
- Экономия на бумаге – элементарно, но факт: просто возьмите стоимость 1 пачки бумаги и посмотрите, сколько пачек вам в среднем требуется в год.
- Экономия пространства и/или средств на аренду складских или архивных помещений, предназначенных для хранения бумаг.
- Удобство: договоритесь с поставщиком заранее, что вместе с полученным товаром вы будете получать также печатную форму для проверки и расценки (если вы делаете это вручную) товара В УДОБНОМ ДЛЯ ВАС формате и, возможно, какую-либо ещё дополнительную информацию для вас так же добавят.
- Вечное электронное хранение всей документации.
- Оперативный доступ к искомой информации, причём не только с рабочего места в аптеке, что важно и для руководителя, и для бухгалтерии.
- Порядок. Тут всё просто: меньше бумаг – меньше мусора.
3 — Посерийный учёт товара.
Учёт товара по сериям важен, т.к. цены на различные серии (на препараты ЖНВЛС в том числе) могут отличаться, а, соответственно, будут отличаться и цены реализации. И, разумеется, этот инструмент тоже несёт в себе миссию наведения порядка и систематизации товара в аптеке.
4 — Ежедневные выборочные инвентаризации.
Регулярные ежедневные выборочные инвентаризации показывают очень хороший результат, и особенно чётко это прослеживается в динамике нескольких месяцев. Такого рода систематические проверки позволяют оценить работу персонала, своевременно исправить те или иные ошибки со стороны сотрудников, следить за сроками годности препаратов, вовремя выявлять мятый, битый и бракованный товар, поддерживать порядок на полках и стеллажах, вести действительный учёт товара в аптеке. При этом полные плановые инвентаризации тоже никто не отменял – их следует проводить регулярно, хотя бы 1-2 раза в год. Что же касается ежедневных выборочных инвентаризаций, то здесь мы рекомендуем организовать работу таким образом, чтобы за месяц аптека (или склад) полностью просчитывалась один раз – это самый адекватный параметр по количеству позиций для ежедневной проверки.
5 — Анализ работы поставщиков аптеки/аптечной сети.
В настоящее время все аптеки пользуются программами сравнительного анализа цен при формировании заказа дистрибьюторам, что решает вопрос о выборе поставщика и объёма передаваемого ему заказа, но не решает вопрос предоставляемого дистрибьютором качества. Давайте обозначим наиболее важные и желательные параметры сервиса:
- различные способы приёма заявки (голос, почта, программа);
- минимальное время на обработку заявки и получение заказа (т.е. промежуток времени с момента отправки заказа поставщику и фактом получения товара);
- возможность осуществления доставки в точно установленный срок;
- время стандартной доставки – утром следующего дня после отправки заявки оптовику;
- вежливость и опрятный внешний вид водителей;
- высокое качество упаковки, возможность транспортировки термолабильных препаратов в отдельном контейнере или другим способом при обязательном соблюдении требуемых условий;
- комплект документов, предоставляемых дистрибьютором при продаже товара;
- способ отправки претензий и срок их рассмотрения;
- доброжелательность офис-менеджера компании поставщика.
Все эти параметры вместе позволяют извлекать наибольшую выгоду от сделки. Например, отсутствие пакета документов на полученную партию лекарственных средств не позволяет сразу реализовывать товар, а отсутствие холодных контейнеров для перевозки представляет собой нарушение условий хранения и требует времени на оформление возврата и так далее. Таким образом, высокий уровень сервиса доставки позволяет сэкономить время, деньги и сохранить клиентов. Поэтому анализ поставщиков нужно вести постоянно, выделять наиболее надёжных и работать непосредственно с ними. Уверяем, выделение этих приоритетов практически сразу отразится на ценовой политике по отношению к аптеке. Более подробно мы рассмотрим вопрос выстраивания взаимодействия с дистрибьюторами в одной из наших следующих статей, которая будет посвящена оценке всех видов затрат (временных, финансовых и прочих) на каждого поставщика.
Изложенная нами информация не является принципиально новой. На самом деле, руководителям аптек следовало бы освоить эти инструменты «ещё вчера», чтобы сегодня быть конкурентоспособными на рынке, работать эффективнее и лучше, продуктивнее использовать рабочее время наёмных сотрудников и минимизировать финансовые затраты. И не забывайте, что фраза «чисто, как в аптеке» появилась в народе не случайно. Порядок действительно является самым базовым и важным фактором улучшения производительности.
Вы всегда можете задать нам вопросы в случае необходимости по электронной почте или в написать нам в Facebook.
Нашим клиентам, мы готовы всегда помочь даже, если это выходит за рамки договорных отношений!
С уважением,
Команда ООО»Фармсервис»