Для начала нужно четко определить, что относится к персональным данным (ПДн). Они имеются в ведении каждой компании, и их можно условно разделить на два вида:
1. Документы, которые служащий предоставил сам при трудоустройстве (ст.65 ТК РФ).
2. Документы, образовавшиеся в процессе работы (приказы, личная карточка, бухгалтерские бумаги по оплате труда).
Все эти данные конфиденциальны и нуждаются в защите.
Законодательно (ФЗ №152) установлены такие категории персональных данных:
- Общедоступные – обезличенные данные, доступные в открытых источниках. Они размещены: субъектом лично, либо с его согласия, либо по ним невозможно идентифицировать субъекта. Как правило, для работодателя они не представляют интереса, и в кадровом документообороте не задействованы.
- Специальные – информация о национальности, здоровье, жизненных убеждениях человека. Если при трудоустройстве нет необходимости в этих данных, то лучше их не запрашивать, чтобы не нести ответственность еще и за них.
- Биометрические – информация об уникальных физиологических особенностях человека, (отпечатки пальцев, ДНК, фото и видео и т.д.). Могут понадобиться для системы учета прихода/ухода на работу, для пропуска и т.д. В некоторых случаях допускается использование без согласия.
- Общие – самая широко используемая категория: ФИО, реквизиты личных документов, дата рождения, образование, прописка и прочие сведения, предоставляемые при приеме на работу и сформировавшиеся в процессе. Все эти материалы компании придется хранить и обрабатывать, предварительно заручившись документальным согласием работника.
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .