В цифровую эпоху у человека имеется масса электронных помощников, способных облегчить его жизнь и выполнить за него множество дел. Тем не менее, наличие данных ресурсов совсем не обязательно является залогом эффективности каждой конкретной личности.
Секретов управления хроносом в наши дни существует несколько.
1. Во-первых, нужно постоянно работать с целями и ценностями: как глобальными, так и локальными. Это отличная практика, которая позволяет не тратить время впустую. Если вы хорошо представляете себе, кем будете через 5 лет, если вы осознаете, что служит залогом успешности конкретного проекта - вы не будете растрачивать ресурсы на решение посторонних задач, а это, в свою очередь, ключ к эффективности.
2. Во-вторых, важно научиться планированию, предварительному распределению времени. Имея некоторый объем работы и некий временной отрезок, нужно постараться сопоставить их таким образом, чтобы не просто уложиться, но еще и оставить немного времени для отдыха или форс-мажора.
3. В-третьих, крайне важно освоить работу с информацией. В век Интернета человек рискует не справиться с тем объемом данных, который ему предстоит изучить и переработать. В связи с этим следует найти к информации особый подход, научиться быстрочтению, работе с поиском или, как минимум, умению вычленять главное в тексте.
Откуда берется "нехватка времени"?
Очень часто занятые люди сетуют на постоянный цейтнот и недостаток времени, жалуются на то, что в их сутках недостаточно часов. Этот эффект возникает от того, что они переоценивают важность большинства дел, с которыми вынуждены работать. В итоге, почти весь их график состоит из сверхсрочных мероприятий, которые никак нельзя перенести на завтра. Рано или поздно такой ритм жизни истощает организм, приводит к нервным срывам, создает все условия, чтобы человек "сгорел на работе".
Бороться с ощущением нехватки времени можно за счет правильной расстановки приоритетов, разделения важных и срочных дел, сосредоточения максимума своих ресурсов на наиболее ответственных участках проекта, а также, что немаловажно, на предоставлении краткосрочного отдыха, чтобы мозг мог передохнуть и начать работать с удвоенной эффективностью.
Главные задачи нужно постараться решать вперед остальных, с самого утра. Далее - по убыванию важности. Причем, в одну единицу времени не допускается делать более одного вида работы, иначе результат будет плачевен.
Тайм-менеджмент в помощь
Добиться максимальной продуктивности за минимальное количество времени, безусловно, сложно. И без эффективного тайм-менеджмента, качественной работы над собой здесь никак не обойтись.
Для начала предлагаем ознакомиться с основными законами управления временем.
· Закон Парето сообщает, что 20% усилий, приложенных человеком, способны дать 80% результата. Соответственно, если научиться определять эти ключевые усилия, работа будет выполняться крайне эффективно и быстро, не растягиваясь на дни и недели.
· Закон Паркинсона утверждает, что работа выполняется все время, которое было на нее выделено. Причем, неважно, предоставляется ли 3 часа или 5 суток.
Если свести оба закона воедино, получится, что для достижения продуктивности человеку нужно научиться делить время на отрезки, устанавливать наиболее приоритетные задачи и выполнять их таким образом, чтобы остаток можно было задействовать работая над другими делами или занимаясь менее приоритетными вопросами.
Зачем нужны тайм-трекеры?
Одним из наиболее полезных инструментов в жизни человека, стремящегося овладеть своим временем, являются тайм-трекеры. Они представляют собой программное обеспечение, отслеживающее количество времени, которое пользователь компьютера тратит на тот или иной вид работы. По итогам конкретного дня, недели или месяца, можно увидеть, сколько часов было отдано решению каждой из поставленных задач.
Особенной пользой отличаются корпоративные тайм-трекеры, которые способны стимулировать работника исключительно на выполнение своих задач. Понимая, что начальник в любой момент может удаленно зайти на компьютер сотрудника и увидеть, какие процессы на нем запущены, персонал априори избегает включения развлекательных сайтов, соцсетей и тому подобных отвлекающих страниц. Ярким примером таких мультифункциональных тайм-трекеров выступает система учета рабочего времени сотрудников Kickidler. Она рекомендована, в первую очередь, для отслеживания командной эффективности. С ее помощью можно просматривать ход работы сразу нескольких сотрудников компании (вплоть до записи видео всего происходящего на мониторе), рассчитывать продуктивность персонала на основании посещенных страниц и открытых программ, а также формировать сводные таблицы и табеля учета рабочего времени.
Руководители компаний, которые успешно внедрили софт Kickidler на своих предприятиях, отмечают, что помимо большого разнообразия функций, предлагаемого программой, она выгодна тем, что создает особый психологический эффект в коллективе. Как только персонал уведомляют о наличии системы учета рабочего времени, сотрудники начинают ответственнее относиться к своей работе, тщательнее выполнять ее, меньше распылять внимание на посторонние вещи.
Суть работы тайм-трекера состоит в наглядном предоставлении информации о том, куда уходит время. Просматривая отчеты, можно увидеть слабые места проекта, отвлекающие моменты и задачи, перетягивающие на себя все время. А владея этой информацией, можно намного грамотнее строить работу конкретного сотрудника или целого отдела.