Как правильно поручать все прекрасно начитаны. Умные статьи говорят, что залог успеха - принцип SMART (конкретно, измеримо, достижимо, значимо, ограничено во времени). И конечно же, правильно установленный приоритет. Ну и мотивация сотрудника. Плюс ещё пара "И".
Как это обычно происходит
Например, скоро начало сезона продаж. Вот вы весь такой воодушевленный говорите менеджеру - "за сегодня обзвони 100 лидов на предмет сотрудничества с нами и занеси в crm. Ты же крутой продажник, понимаешь, что это сейчас самая важная задача". Дальше встречи, совещания... Дай Бог, через неделю вы вспомните об этом поручении и начнете искать его результаты (ну или рвать на себе волосы, понимая, что сделали совсем не то, что вы хотели).
Другой случай - "Ира, купи нам, пожалуйста, кацелярку". Проходит 2 часа. "Михаил Сергеевич, я купила ...(список на 20 позиций)... Ручек "как в прошлый раз" не было, вместо них..." и ещё объяснений на километр. Вы ведь хотите знать все о канцтоварах, правда?
В чем, собственно, дело
В примерах одна проблема - исполнитель не знал, в каком виде нужен результат. Об одних поручениях вы хотите знать по факту их завершения, с возможностью принять или отказать при проверке. Другие просто должны быть сделаны - проверку их результата вы доверяете самому исполнителю. Так почему бы не сказать сотруднику об этом заранее?
Что с этим делать
Для правильного поручения нужно на этапе постановки задачи:
1. назначить признак необходимости отчёта об исполнении
2. назначить формат предоставления результата
Звучит так, что вам придется заполнять пару листов для самого простого поручения, но все гораздо проще. Достаточно указать в задаче: "отчёт в ответном письме", "прикрепить чек в crm", "уведомить при исполнении" и т.д. А если вы цените время и автоматизируете бизнес-процессы, то такой подход легко свести к чекбоксам "Оповещать о результате" и "Проверка результата при выполнении" для этого вида задач.
Итого
1. Если вы не требуете отчёт по задаче от сотрудника, то не удивляйтесь, что задача делается "втихую"
2. Когда вы уверены в адекватности подхода к задаче, отчёт может быть излишним. Об этом тоже следует уведомить исполнителя при постановке
3. Поручения - это очень простой бизнес-процесс. Тем не менее, на нем ломается много копий из-за банального непонимания ожидаемого результата. Точнее сказать - отчёта (или отсутствие отчёта) о результате.
И да, с этого процесса удобно в целом прививать сотрудникам процессный подход к управлению делами.
Не забудьте подписаться на наш канал, чтобы не пропустить статьи об автоматизации процессов, а также другой наш опыт.