Когда можно не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации, которую компания перечислила своему работнику за использование им личного авто в служебных целях? Ответ на данный вопрос дал Минфин в письмах от 12.09.2018 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
Согласно статье 188 ТК РФ работодатель обязан возместить сотруднику затраты, понесенные им при эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях. Величина выплаты определяется по обоюдному решению сторон.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса все возмещения в рамках законодательства, в том числе и те, которые связаны с исполнением трудовых обязанностей, не подлежат удержанию с них НДФЛ.
Таким образом, при эксплуатации сотрудником своего автотранспорта в интересах работодателя с выплаченных ему сумм возмещения НДФЛ не удерживают. Но для этого работодателю необходимы документы:
- о праве собственности сотрудника на автотранспорт (их копии);
- о суммах возмещений;
- подтверждающие эксплуатацию авто в рабочих целях;
- о затратах, понесенных работником при эксплуатации авто в рабочих целях.
Согласно статье 420 Налогового кодекса страховые взносы взимают со всех выплат и вознаграждений физлиц, полученных аботником в рамках трудовых отношений. Но компенсации, предусмотренные законодательством, связанные с выполнением трудовых обязанностей, обложению взносами не подлежат (ст. 422 НК РФ).
Следовательно, затраты сотрудника, понесенные им при эксплуатации личного авто на благо компании, страховыми взносами не облагаются. При этом работодателю также потребуются копии документов о праве владения сотрудником автотранспортом, а также о затратах связанных с его эксплуатацией.