Следует сразу оговориться, о каких проверках идет речь. Предлагается сосредоточить внимание на двух их типах:
- Проверки (в том числе, внеплановые) отраслевых ведомств (касательно любых аспектов строительной деятельности).
- Карательные проверки ФНС, ПФ, и прочих фискальных служб.
Взаимодействие с исполнителями отраслевых ведомств
Здесь вполне возможно, что результат еще заранее не определен. То есть, предприятие проверяют действительно в профилактических целях. В данном случае ничего лучшего, чем предоставление всех интересующих документов интересующимся полномочным сотрудникам, пока что не изобретено.
Аксиома – всегда выгоднее сократить вербальное общение к минимуму. Молчание приведет к нераспространению любой информации, за которую можно зацепиться. Так что рекомендуется быть вежливым молчуном. Это касается всех присутствующих в поле зрения проверяющего.
Некоторые считают, что в случае обнаружения нарушения, необходимо «страшно каяться». В этом нет никакой надобности. К вам пришли, чтобы что-нибудь выявить или найти. Вы предоставили проверяющему такой шанс. Гораздо хуже будет, если он ничего не обнаружит – тогда, возможно, что ему придется планировать более серьезный «рейд». А так: нарушение – протокол – штраф.
Если штраф будет выписан запредельный, то все равно не нужно сопротивляться на месте. Этот вопрос решается не тогда и не с проверяющим, а с его руководством и в приватной обстановке. В общем, нужно относиться к такой проверке, как к дождю без зонтика: иной раз неприятно, конечно, но ничего не поделаешь – все мокнут.
А бывают проверки, которые связаны с получением какой-либо разрешительной документации. Например, мероприятия, связанные с получением лицензии «Росатома» (на право строительства объектов, связанных с оборотом распадающихся веществ). Здесь поведение сотрудников компании-претендента, напротив, должно быть максимально активным, предупредительным и заинтересованным. Всего нужного не может быть по определению, однако, приставленные к комиссии ответственные лица (от компании) всегда должны предлагать альтернативу или разумную замену.
Нет в штате пятерых сертифицированных специалистов по бетону – только 4, так пятый как раз на курсах. Завтра будет. Отсутствуют индивидуальные дозиметры – партия закуплена – проходит растаможку. (Это не так важно, что нет никакой партии, важно – не сбавлять темп).
Когда не проверяй, всегда чего-то будет не хватать. Поэтому здесь главное – форсировать проверочные мероприятия с нужным для вас результатом.
Проверки фискальных органов
Они тоже бывают двух типов:
- Плановые
Здесь все нужно отдавать на откуп бухгалтерии с их профильными сотрудниками. В их распоряжении должны находиться их квалификация, опыт общения с проверяющими сотрудниками государственных органов и дежурный коньяк. Удивительно, но времена здесь отнюдь не меняются. Плановая камеральная проверка осуществляется обычно 1-3 сотрудниками ИФНС, которые работают с бумагами. Позаботиться нужно, чтобы на вашем предприятии в данный момент не царило явного бардака (масштабного празднования, громкого смеха или нецензурной ругани).
- Внеплановые
Это проблема. К вам приходят тогда, когда против вас уже есть какой-то материал и нужно собрать побольше «бумажек», это «подтверждающих». Отсюда
Постулат 1. На рабочих местах сотрудников не должно находиться никаких бумаг! Как бы это не звучало нелепо, это исполнимо. Все документы должны находиться в электронном виде. Все распечатки или бумажные форматы должны ежедневно либо уничтожаться в шредере или же сдаваться в специально организованный архив (который расположен не в офисе).
Если внеплановая проверка пришла с целью начисления штрафа, то с проверяющим должны общаться первое лицо и бухгалтер. Когда вам будет названа сумму требуемого штрафа, то можно аргументировано поторговаться, чтобы сбить сумму процентов на 10-15%. Больше все равно не получится.
Постулат 2. Если вопрос ставится так: «С вас 3 миллиона. Искать будем?», то нужно отвечать, что поиски излишни. В противном случае могут найти гораздо больше.
Когда приходят по причине «…хронического и в большом объеме уклонения от уплаты…», то это самый плохой вариант. Общаться принудительно будут со всеми ответственными сотрудниками, а также с исполнителями. Убегать не нужно. Вас уже зафиксировали и лишние движения пойдут исключительно вам во вред (значит, есть, что скрывать). Но предупредить тех, кого в данный момент в офисе не оказалось, чтобы они случайно там не появились, нужно обязательно. У директора должна быть в телефоне специальное заготовленное смс – «красная кнопка».
Общение сотрудников с дознавателями должно происходить вяло. Это самое верное слово, которое должно описывать формат разговора. Вы понимаете, что от вас хотят, но не знаете, с чего начать. И вообще, какой в моих действиях может быть криминал. Давая общую информацию, не нужно вдаваться в детали, отвечайте общими словами даже на специальные вопросы.
В компании в это время должна царить тихая атмосфера. Разговор с каждым будет проходить индивидуально, поэтому пока не вызовут в кабинет, следует заниматься своими повседневными делами. И конечно же, спокойствие, только спокойствие!
P.S. – Постулат 3. Используйте для хранения всей (именно всей) информации облачные сервисы. Помните, нет бумаги – нет дела, а длинный язык способен сформировать материала на целый срок!