Современный менеджмент классифицирует виды контроля сотрудников по нескольким параметрам. В том числе – по временному распределению контроля и по тому, кто его осуществляет. Какие виды контроля лучше подойдут для вашей компании - давайте попробуем разобраться.
По времени контроль можно разделить на три вида:
1. Постоянный непрерывный тотальный контроль
2. Проверки выполнения задачи на каждом из этапов.
3. Оценка итога работы без вникания в производственные подробности.
Первый вид контроля редко дает по-настоящему хорошие результаты. Что касается остальных, существуют компании и процессы, в которых по-настоящему работает только одна из этих систем. Но чаще всего оптимальный результат достигается за счет комбинирования этих процессов.
Горизонтальный и вертикальный контроль
Существует два типа отношений внутри компании:
· Горизонтальные – это отношения между сотрудниками, выполняющими равноценные задачи. Эти отношения строятся как внутри каждого производственного звена, так и между отделами и производственными участками
· Вертикальные – отношения между руководством и подчиненными, начиная с самого высокого уровня власти (президент, генеральный директор, глава правления и т.п.) и заканчивая руководством отделом и направлений.
От того, насколько выстроена система взаимоотношений по этим направлениям, зависят важнейшие факторы эффективного управления – коммуникация, доверие и контроль.
Коммуникация в коллективе между всеми уровнями осуществляется по горизонтальным и вертикальным каналам. Распоряжение руководства должно быть известно не только руководителям отделов, но и подчиненным. И наоборот, руководство должно знать о проблемах каждого подразделения, чтобы при необходимости вмешаться в текущие процессы.
Обычно в компаниях хорошо развита вертикальная коммуникация сверху вниз – приказы и команды руководства так или иначе доводятся на нижние уровни. А вот восходящие каналы коммуникации зачастую представляют собой проблему. Хотя именно их налаживание является эффективным методом для реализации инициатив подчиненных, их участие в принятии решений и информирование руководства о ходе работ и возникающих препятствиях.
Что касается горизонтальных коммуникаций, они осуществляются отдельно на каждом уровне компании – например, путем совещаний для высшего руководства компании, для сотрудников отдела и пр. Не менее ценно неофициальное общение между коллегами в ходе выполнения каких-либо задач или в перерывах. Эти направления, как правило, отлично развиваются сами. Проблему же может представлять отсутствие горизонтальной коммуникации между разными отделами, обособленность каких-либо производственных единиц. Коммуникация на различных уровнях – неотъемлемый элемент контроля и возможность развития доверия.
Уровни доверия и контроля в зависимости от типа компании
Как используются разные виды контроля в зависимости от особенностей вашей компании? Специалисты выделяют несколько типов компаний, где по-разному осуществляется коммуникация, контроль и существуют разные уровни доверия:
1. «Казарма» - очень жестко регламентированные отношения, приход-уход-обед в определенное время и ни минутой позже, контроль не просто на всех этапах, а на каждом шагу, минимум допускаемых ошибок, никакого индивидуального подхода, большая система наказаний и диктаторский стиль управления. Такая система стабильна и предсказуема, все сотрудники хорошо знают, чего ожидать в том или ином случае, нет необходимости думать и анализировать, нужно только четко выполнять предписанный объем работы. Контроль в такой системе обычно налажен даже сверх необходимого, а доверие к сотрудникам полностью отсутствует.
Это хорошо работает, если вся работа компании движется по накатанной схеме, нет необходимости решать новые, нестандартные задачи. Однако даже в этом случае сотрудники компании быстро растрачивают ресурсы, начинают относиться к работе без интереса – и эффективность их работы падает. Поэтому обеспечить нормальную работу может только постоянный приток свежих кадров – которые необходимо еще и обучать.
2. «Общежитие» - максимум свободы для сотрудников, отсутствие налаженных схем работы и контроля на различных этапах выполнения задачи. Каждый занимается своим делом, не интересуясь задачами других подразделений и воспринимая их как конкурентов. Отсутствует как вертикальный, так и горизонтальный контроль, критерии эффективности и общая для всех сотрудников цель. При этом нет и доверия – ведь каждый блюдет только свои интересы. Любые попытки ввести какую-то дисциплину будут натыкаться на взаимные упреки и споры на разных уровнях. Поэтому эффективно работать такая система не может.
3. «Вторая семья» - такие организации, как правило, вырастают из семейного бизнеса или тесной дружеской компании. В них открытая, доброжелательная атмосфера, развит индивидуальный подход к сотрудникам и доверие. Предполагается, что в такой системе у каждого сотрудника есть максимум возможностей для самореализации на благо компании, его понимают и поддерживают. Однако контроль за сотрудниками фактически отсутствует – предполагается, что все и так стараются. Обычно в таких компаниях отсутствует четкая вертикаль подчиненности, а сотрудники не вмешиваются в работу друг друга. Соответственно, отсутствует и сама возможность эффективного управления, ведь если все равны, то и решающего голоса никто не имеет – а значит, все выполняют задачи по-своему, в меру своего понимания – и не всегда наилучшим образом.
4. «Команда» сочетает в себе максимум доверия и максимум контроля. С одной стороны – четкий регламент и распределение обязанностей, с другой – высокий уровень самостоятельности подчиненных. Максимальный обмен информацией на совещаниях, развитая коммуникация во всех направлениях - и постоянный контроль на всех этапах выполнения задач. Можно вносить предложения, которые тут же обсуждаются, нет наказаний за малейшую провинность, но при этом каждый четко знает свою зону ответственности и может рассчитывать на то, что и другие подразделения не подведут. Такая система считается наиболее результативной.
Таким образом, наибольший эффект дает регулярный контроль на всех этапах, но не переходящий в манию и ограничивающийся разумными пределами. Например, можно контролировать выполнение промежуточных этапов задачи по их итогам. Такой смешанный тип контроля даст каждому сотруднику возможность выполнять промежуточную работу удобным для себя способом – но при этом он будет ограничен сроками и критериями эффективности.
Хотите установить полный контроль за своими подчиненными? Установите систему учета рабочего времени сотрудников Kickidler.