В одном из комментариев в facebook к моей заметке о правилах совместной работы я увидел утверждение, что электронная почта — это медленно и плохо и лучше всегда встать, подойти к человеку и поговорить. Будет и эффективнее, и быстрее, и проще.
Мне это напомнило старый анекдот про Чапаева, которого спрашивают, на каких музыкальных инструментах тот умеет играть. И тот отвечает, что и на рояле умеет, и на гитаре умеет, и на барабанах умеет, а вот на трубе не умеет — карты сваливаются.
Так же и с почтой. Чтобы она приносила пользу и не создавала неудобств, ей нужно пользоваться правильно. Чем электронная почта лучше других способов коммуникаций? Если кратко, то — всем. Но только если пользоваться ей правильно. Итак:
1. Почта лучше тем, что все принятые решения и обсуждения автоматически документируются. Разговор голосом, по телефону или в IM нужно потом ещё документировать, чтобы его результат был доступен другим.
2. Почта лучше тем, что она позволяет вовлечь в обсуждение новых людей и они, прочитав переписку, сразу поймут в чём дело.
3. Почта лучше тем, что она асинхронна. То есть вы отвечаете на письмо не сразу, а когда вам это удобно и когда у вас есть ответ. В соответствии с теорией Пуанкаре, для обдуманного ответа нужно время. Находясь под давлением времени, когда ответ надо дать мгновенно, мы жертвуем качеством решения.
4. Почта лучше тем, что, когда мы пишем письмо, мы думаем и делаем наши мысли лучше, проще, понятнее другим. Говорим мы часто более сумбурно, чем пишем.
Сейчас стали очень популярны различные непочтовые решения, вроде Yammer или Битрикс24 (Сергей, привет!), которые обладают теми же преимуществами, а может и ещё многими другими.
Но почта мгновенно становится хуже многих других способов общения, если её использовать неправильно или не по назначению. У меня будет отдельная заметка, посвященная правилам работы с почтой. Вкратце основные правила таковы:
1. Будьте кратки.
2. Внимательно подходите к списку адресатов.
3. Поля To и CC — очень важные. В To находятся те, от кого требуется действие по получении письма. CC — письмо им для информации, действие не требуется.
4. Письма лучше писать «атомарные». Одно письмо — одна тема. Сменилась в ходе обсуждения тема — меняем subject, а лучше заводим новое обсуждение.
5. Subject письма очень важен. Он должен отражать тему и контекст переписки.
6. Думайте о тех, кто присоединится к переписке позже. Аккуратно подходите к цитированию.
7. Используйте почту по назначению. Есть вещи, которые лучше обсудить на встрече или в IM. Но их сильно меньше, чем традиционно считается.
8. Отвечайте на письма. Отвечайте на письма в разумное время. Иначе потратите больше времени на встречи и обсуждения.
В каких случаях почта — не лучший способ общения? Я бы выделил два, больше не пришло в голову:
1. Для мозгового штурма. Нужно вместе покопать проблему. Мой опыт показывает, что лучше проводить два штурма: один, чтобы погрузиться в проблему и второй, чтобы обменяться предложениями и выбрать решение.
2. Когда требуется очень срочный ответ. И его качество не так важно.
Я категорически против общепринятого подхода «в любой непонятной ситуации организуйте встречу». Построение в организации правильной культуры работы с почтой — очень хороший способ повышения эффективности и улучшения производительности труда.