Сформировал для себя несколько правил, которых придерживаюсь при участии и/или проведении совещаний, созвонов, встреч, конфколлов, митингов и прочей бесовщины. У меня еще не очень много подобных переговоров за день. Я встречал людей, которые могли даже не присесть за рабочий стол за весь день. Кочуют из переговорки в переговорку.
Чтобы переговоры не превращались в болтовню и можно было получить от них пользу, составил для себя ряд правил, которых придерживаюсь. Они не являются откровением, а собраны из интернета, личного и чужого опыта.
Перед встречей
Составить список вопросов для обсуждения, отсортировать их по важности. Если не получится обсудить все, то самое важное уж точно. Такой список называют повесткой.
Заранее определить какой результат надо получить по каждому из вопросов. Вот мы тут собрались обсудить чтобы что? Разработать план, набросать идей, определить приоритеты?
Заранее знать каким способом будет приниматься решение о спорных вопросах. Голосование участников, единоличное решение главного, бросание монетки?
Определить личные цели от совещания. Что нужно именно мне? Решение по какому важному для меня вопросу должно быть принято? Нужно не полениться и записать собственные цели на листок и во время встречи обращаться к нему, чтобы фокусироваться на важном для меня.
На встрече
Записывать все договоренности, достигнутые во время переговоров. Решили делать то-то, решили не делать это-то. Раньше я записывал только то, что относилось к «делаем». Если что-то убирали из скоупа работ, то и отлично. Выкинули и хорошо. Но очень часто такие выкинутые вещи возвращались уже после утверждения объема работ. Мол, мы же про это говорили и это надо делать. Как отказались? Не было такого. Теперь фиксирую и то, от чего отказались, ведь это тоже определенная договоренность «не делать».
Следить за временем, чтобы не выбиваться из регламента. «Коллеги, у нас осталось всего пять минут, давайте примем решение».
Следить чтобы совещание не уходило в сторону от обсуждаемого вопроса. «Ребята, последняя серия Игры престолов была очень интересной, но давайте вернемся к нашему вопросу.»
Поощрять обсуждение и вовлекать в него присутствующих. Незачем прийти и сидеть тупить в телефон. Если это бесполезный человек на этой встрече — его не нужно звать. Если он нужен, то должен думать вместе со всеми. Если вы сами сидите и тупите в телефон, то вы не на той встрече.
Одному человеку тяжело выполнять все эти действия: и записывать, и на часы смотреть, и следить, чтобы никто не пытался отойти от темы. Поэтому эти роли можно разделить между участниками.
После встречи
Выслать всем участникам встречи протокол встречи по почте. А лучше завести протокол в конфлюенсе, а участникам выслать ссылку на страницу. Что писать в протоколе?
- Тема совещания:
- Дата:
- Участники:
- Резюме: пару кратких абзацев к чему пришли на совещании
- Действия: КТО, ЧТО и КОГДА делает
- Доп. информация: детали по необходимости
Эти советы могут не спасти от бестолковых совещаний и впустую потраченного времени, но помогут минимизировать негатив и сделать встречу продуктивнее. Чтобы от них был толк — советы надо применять.
Не надо упарываться и для 5 минутного созвона готовить 2 часа повестку — здравый смысл должен рулить.
Шпаргалка
- Составь список вопросов для обсуждения. Запиши.
- По каждому вопросу должен быть заранее ожидаемый результат: план действий, список идей и т.д.
- Что лично ты хочешь получить / решить на этой встрече. Запиши.
- Следи за временем, не отклоняйся от темы и другим не давай.
- Записывай принятые/отклоненные решения и действия.
- Вышли всем протокол встречи: кто был; что обсудили; что решили; кто, что и когда делает.