Найти тему

Строим автоматизированную систему, Часть 1: А не создать ли нам систему?

Технологии все глубже и глубже проникают в нашу жизнь
Технологии все глубже и глубже проникают в нашу жизнь

Каждая компания, будь то мелкий или крупный бизнес, всегда будет заинтересована в прозрачности своих внутренних процессов, происходящих в рамках её хозяйственной деятельности. Но по мере расширения бизнеса количество таких процессов увеличивается, сами они становятся громоздкими и требуют все больше времени на поддержание. Поэтому со временем у компании появляется желание эти процессы как-то ускорить, сделать их более мобильными, не теряя при этом присущей им достоверности и качества.

Крупные компании, желающие повысить скорость освоения информации и организовать её в строгом соответствии со своими потребностями, стремятся взять на вооружение новые технологии и автоматизировать эти процессы. Но очень часто такая автоматизация заканчивается разочарованием, так как приводит совсем не к тому результату, который от неё требовался.

В данной цикле статей мне бы хотелось рассказать о том, с чем столкнулась наша проектная команда, при построении автоматизированных систем и выводами, которые были сделаны при поиске оптимальных решений.

Пять факторов, на которые Компании необходимо обратить внимания перед началом действий:

В первую очередь при принятии решения об автоматизации какого-либо процесса не стоит надеяться на то, что она решит существующие организационные проблемы Компании. Напротив, выявленные проблемы, если не будут решены в ходе работы над проектом, могут погубить весь проект и привести к отрицательному результату, как с точки зрения финансовых потерь, так и с точки зрения дальнейшей управляемости процесса.

Исходя из этого, можно вывести фактор, который необходимо учесть в первую очередь:

1) В компании должны быть организован автоматизируемый процесс.

Например, система бюджетирования должна включать в себя:

- формы бюджетов;

- последовательность заполнения всех строк бюджетных форм, с указанием сроков;

- ответственность подразделений за формирование данных (центры ответственности);

- методику формирования показателей, включающую в себя источники данных и структуру взаимосвязей между строками бюджетных форм.

Указанные выше требования должны быть известны и понятны всем участникам процесса и неукоснительно ими исполняться. В противном случае, при разработке модели существенный объем времени будет потрачен на устранение разногласий между структурными подразделениями, а в отдельных, особо трудных случаях, и вовсе привести к закрытию проекта.

Следует помнить, что автоматизация наиболее всего эффективна при решении рутинных задач, которые отработаны и уже устоялись, поэтому особое внимание стоит обратить на сотрудников, занимающихся консолидацией данных и заполнением отчетных форм. Специфика их работы предполагает типовые действия, время на которые целесообразнее всего передать машине, а высвободившийся временной ресурс направить на анализ и стратегическое планирование.

В качестве примера таких задач могут служить: процесс доведения плановых параметров до непосредственного исполнителя, процедуры согласования и утверждения, заполнение фактических значений в отчетных формах, сбор и консолидация информации по структурным подразделениям и т.д.

Но здесь кроется второй фактор, на который многие не обращают внимание:

2) Сотрудники ключевых подразделений должны обладать заинтересованностью в автоматизации своих «рутинных» процессов. Если сотрудник не заинтересован или, в худшем варианте, против автоматизации, то процесс будет всячески им саботироваться.

Приоритетным в данной ситуации будет хорошо продуманное направление приложения ресурсов высвободившихся после реализации проекта, некая переориентация, но ни в коем случае не сокращение.

Опыт показывает, что сотрудник занимающийся консолидацией информации тратит значительную часть времени на сбор и заполнение отчетных форм. При этом корректность данных практически не анализируется в ходе самого процесса, весь основной анализ осуществляется уже после получения итоговых данных и формирования отчетности.

При этом время, в среднем затрачиваемое на сбор и заполнение одной отчетной формы, составляет около 200 часов в год, что больше месяца полноценной работы. Этот ресурс можно направить на контроль корректности данных, прогнозирование или финансовое моделирование, и получить положительный эффект практически в любом направлении.

Сокращение рутины и открытие новых возможностей можно использовать как инструмент для мотивации и привлечения интереса к проекту.

примерно это рисует подсознание при словосочетании "программный робот"
примерно это рисует подсознание при словосочетании "программный робот"

Во время работы над одним проектом нами было приглашено множество специалистов из разных подразделений, собрана значительная рабочая команда, у которой наблюдался интерес к проекту. Но в какой-то момент мы все чаще стали сталкиваться с эффектом «бесконечности требований».

Каждый привлеченный специалист имел свое видение результатов и старался решить свои непосредственные задачи. Он ожидал, что проект будет решать именно его проблемы, и выдвигал целый набор требований к системе. Таких специалистов было много, и это существенно осложняло разработку. В конечном итоге проект потребовал привлечения дополнительных ресурсов и существенно затянулся. Было затрачено много времени, что бы восстановить ясность представления конечного результата всего проекта в целом и снова направить разработку в нужном направлении.

Из подобной ситуации был выведен третий фактор:

3) Компании необходимо заранее ограничить набор функций, который планируется автоматизировать, и точно его описать. Это позволит ограничить круг инициатив возникающих при реализации проекта. В противном случае система может разрастись до огромных размеров, с набором несвязанного функционала, не имеющего общих принципов построения, снижающего её производительность и существенно усложняя для понимания её архитектуру.

Данные вопрос способен решить опытный куратор проекта, четко понимающий организационную структуру процесса, и имеющий представление о каждом его участке. Такой человек, при его заинтересованности (см. фактор 2), соответствующим влиянием и ресурсами, способен отсеивать нежелательную инициативу, и поддерживать весь проект в актуальном состоянии.

Так же не стоит формировать проектную команду с большим количеством специалистов. Численность должна быть сопоставима с размером проекта. Как показывает опыт, легче договориться и найти верное решение узким кругом, в котором каждый имеет возможность высказаться по существу и быть услышанным в течение одного часа.

В качестве ориентира, ограничивающего участие специалиста в проектной команде, может служить время, затрачиваемое им непосредственно на работу в проекте. Если этот показатель ниже 30% то специалиста целесообразно привлекать только в качестве эксперта для консультаций или выполнения определенных задач, без включения в проектную команду.

Четвертым фактором, о котором необходимо помнить при принятии решения об автоматизации является тот факт, что:

4) Любая автоматизация создает каркас и заключает весь процесс в жесткие рамки обязательности и неизменности действий. Поэтому если на каких-либо этапах подразумевается вариативность или многоитерационность действий, или, в конечном итоге, вмешивается эксперт со своей интерпретацией данных, то целесообразно такие действия выносить за приделы объекта автоматизации и осуществлять их силами специалистов, оставляя программно-техническому комплексу только возможность расчета и хранения данных.

В противном случае автоматизация не решит проблему, а только заставит специалиста работать в двух системах одновременно, создавая дополнительные временные затраты на обработку информации и дублируя её в различных системах.

Самым важным для бизнеса как такового является пятый фактор, который можно сформулировать следующим образом:

5) Сколько это будет стоить?

Любая автоматизация это ресурсы, и чем амбициознее проект, тем больше ресурсов ему необходимо, но стоимость должна быть адекватна цели автоматизации и ожидаемому эффекту. Любая инвестиция должна быть направлена на получение выгоды, и желательно, что бы эта выгода была запланированной.

Очень часто мне приходилось участвовать в презентациях возможностей автоматизированных комплексов, которые обещали совершенно волшебные вещи, стоили они баснословных денег, но, зачастую они были мало применимы на практике

Наличие компетентной команды, заинтересованности и понимания конечного результата существенно снижает набор ненужной работы, что в конечном итоге положительно сказывается на цене проекта и не станет серьезной нагрузкой для бюджета организации и тяжелым бременем для её сотрудников.

Конечно это не исчерпывающий перечень факторов, требующих внимания при принятии решения о разработке автоматизированной системы, и при каждом проекте будут свои сложности и свои выводы. Но, как и в морском плавании, так и в бизнесе, существенно больше возможности избежать мели, когда расставлены маяки.