В описываемой программе пособия, которые выплачиваются сотрудникам за счет средств ФСС, фиксируются с помощью следующих документов:
- В период болезни, отпуска в связи с беременностью и рождением ребенка – больничным листом, который расположен в разделе с операциями по зарплате и движению персонала, подразделе со всеми начислениями. Если в 1С Бухгалтерии 8.3 расчет больничных выполняется автоматическим образом, то определение размера пособия производится в процессе начисления зарплаты и расчета взносов в государственные внебюджетные фонды.
- Во время беременности, рождения или усыновления ребенка, отпуска в связи с необходимостью ухода за ребенком, в случае предоставления дополнительных дней отдыха для ухода за ребенком-инвалидом, а также в момент смерти сотрудника используется документ по начислению зарплаты и расчета взносов (стандартная операция при выплате вознаграждения).
- При предоставлении дополнительных дней в отпуске для осуществления лечения в санатории или на курорте также используется аналогичный документ.
При необходимости, сотрудники предприятия могут проанализировать и проверить корректность расчета всех пособий с помощью реестра пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС, который входит в состав регламентированных отчетов 1С Бухгалтерии. Настройками по умолчанию данной отчетной формы предусматривается, что суммы выводятся в разрезе видов начисленных и выплаченных пособий, источником которых являются средства ФСС.
Для формирования реестра и его анализа следует выполнить следующие действия:
- В разделе, где ведется в решении 1С Бухгалтерия учет зарплаты и операций по движению персонала, выбрать требуемый отчет по зарплате.
- Установить период, за который он будет сформирован.
- Определить организацию (если в базе данный учет осуществляется по нескольким компаниям), по которой требуется вывести на экран реестр.
- Запустить формирование отчета соответствующей кнопкой.
В результате выполненных действий, в отчете появятся следующие данные (сама форма в 1С Бухгалтерии заполняется автоматически): в колонке с видом пособия и ФИО сотрудника будут отражены все пособия, которые были выплачены персоналу компании за счет средств ФСС, также будет представлен список работников, которые являются их получателями. Колонка с видом занятости будет отражать соответствующую информацию по каждому сотруднику. Будут представлены даты, когда наступил тот или иной страховой случай (болезнь, роды и так далее) и указано наименование самого случая. В отдельной колонке отражается перечень дней, за которые начислено пособие в установленном периоде. В колонках с суммами отражается общая сумма пособия и его размер, начисленный сверх нормы (должно иметься соответствующее основание, которое фиксируется в отдельной колонке, поскольку сверхнормативное финансирование осуществляется за счет трансферов из федерального бюджета).
Полученный отчет можно сохранить в виде файла, а можно напечатать.
Существует возможность настраивать параметры данного отчета в 1С Бухгалтерии 8.3. С помощью переключателя вида реестра можно производить необходимые настройки в одном из следующих режимов:
- Простой. Он предназначен для корректировки текущих параметров формы, которые сохраняются в автоматическом режиме. Данный режим устанавливается по умолчанию, и, а его параметры можно изменять только с помощью расстановки соответствующих флажков.
- Расширенный. Его предназначение заключается в корректировке структуры формы. Осуществляется настройка в соответствии с более сложными параметрами (имеется возможность добавления параметров, изменения полей и структуры формы). После того, как корректировки будут внесены, отчет рекомендуется сохранить в качестве нового.
В частности, можно убрать из реестра колонку с видом занятости. Для этого следует перейти в расширенный режим редактирования формы на вкладку с параметрами структуры. В настройках группировки с детальными записями следует убрать в перечне полей вид занятости. После этого необходимо завершить редактирование и сформировать отчет.
При необходимости в 1С Бухгалтерии имеется возможность изменения варианта отчета с помощью одноименной кнопки. В результате будет открыта соответствующая форма, которая состоит из структуры отчета и его настроек.
На вкладке с дополнительными настройками можно менять макет формы, шрифты, наименования колонок. После внесения изменений также следует завершить процедуру редактирования и сформировать новый отчет.
Для сохранения отчета достаточно воспользоваться одноименной кнопкой, после нажатия которой будет открыта специальная форма, куда требуется ввести наименование формы с новыми настройками. Это рекомендуется сделать, чтобы отчет был доступен всем пользователям.