После утверждения конкретной даты проведения внутренней проверки и списка проверяемых подразделений, внутренний аудитор должен начать личную подготовку к проверке.
Алгоритм подготовки внутреннего аудитора:
1. Изучение подразделения и технологического процесса.
На первом этапе внутренний аудитор знакомится со следующими элементами будущей проверки:
- Участок или подразделение, которые подлежат аудиту.
- Чем именно занимается участок.
- С чего начинается технологический процесс.
- Последовательность действий внутри технологического процесса.
- Чем заканчивается технологический процесс и какие результаты получаются в итоге.
- Матрица ответственности внутри подразделения и определения зон ответственности по сотрудникам.
По итогам аудитор должен четко себе представлять картину того, что из себя представляет подразделение, в каких процессах производства оно задействовано и что именно предстоит проверять.
2. Изучение документов.
Теперь необходимо изучить документы, которыми руководствуется проверяемое подразделение. Обычно к ним относят:
· Инструкции: технологические, рабочие и т.п..
· Положения о участке.
· Должностные инструкции персонала.
· Технологические и маршрутные карты.
· Регламенты и положения подразделения, регулирующего его деятельность.
Это лишь краткий список, необходимо собрать и изучать весь пакет документации, относящийся к проверяемым бизнес-процессам.
Необходимо внимательно ознакомиться с каждым документом, чтобы иметь общее представление обо всех требованиях, предъявляемых к участку и технологическому процессу.
Аудитор должен зафиксировать для себя все ключевые требования,указанные в документации, а именно:
— Любые требования к временным интервалам (время операций).
— Требования к параметрам оборудования, средств измерений и т.п.
— Требования к поточности операций.
— Эталоны продукции.
—Используемые формы записей и правила их заполнения (частота записей, требования к данным и т.п.).
— Все остальные требования, имеющих значение для безопасности пищевой продукции.
3. Выборка проверяемых объектов.
Если проверяемый технологический процесс содержит большое количество операций, или эти действия выполняются в разное время, необходимо заранее осуществить выборку операций, которые будут проверяться во время аудита.
Рекомендуем придерживаться следующих правил:
- Сотрудники подразделения – не менее 40% всего персонала опрашиваются во время внутренней проверки.
- Операции – не менее 30% всех операций технологического процесса проверяются за время наблюдения.
- Записи – не менее 80% всех журналов, реестров и других форм записей должны быть проверены.
4. Подготовка контрольного вопросника.
Контрольный вопросник – это просто лист бумаги, поделенный на две части. Слева записываются вопросы, которые нужно задавать во время проверки. Справа в дальнейшем будут записаны ответы и наблюдения аудитора.
Таким образом, аудитор заранее планирует ход своей проверки, свои разговоры с проверяемыми, отмечает элементы, которые необходимо проверить и т.п.
Для опроса персонала, лучше подготовить не менее 15 вопросов, следующей тематики:
— Знание сотрудниками выполняемых технологических операций.
— Порядок действий при выполнении конкретных операций.
— Последовательность операций технологического процесса.
— Параметры операций.
— Требования санитарии.
На каждого сотрудника, который включен в выборку, готовится отдельный контрольный опросник.
5. Личная схема проведения аудита.
На последнем шаге подготовки, аудитор готовит личную схему проведения внутренней проверки.
Личная схема – это запись своих действий во время проведения внутреннего аудита в той последовательности, в которой они и будут проводиться.
Личная схема должен содержать следующие обязательные элементы:
— Этапы проведения проверки.
—Последовательность наблюдения за операциями.
— Очередность проведения опросов участников процессов.
— Очередность проверки записей и документов на рабочих местах.
Оформляется личная схема в любом удобном формате, чаще всего это просто подобие чек-листа для проверяющего.
Читайте также: Рабочие листы ХАССП. Образцы и правила заполнения.