Порой офисным сотрудникам кажется, что на рабочем месте они проводят гораздо больше времени, нежели дома, но это вовсе не означает, что им можно расслабиться и забыть о правилах поведения. Офисный этикет подразумевает соответствующее обстановке и уважительное отношение ко всем людям, с которыми вы контактируете по рабочим вопросам. Это могут быть как сотрудники вашей организации, так и клиенты, и ваше взаимодействие может происходить как в рабочее, так и в нерабочее время.
Не вполне адекватное поведение может вызвать неодобрение начальства и косые взгляды коллег. И, наоборот, соблюдение правил делового общения сглаживает острые углы повседневного взаимодействия и способствует взаимопониманию сотрудников и общей продуктивности коллектива.
В любой конторе есть свои правила поведения, и новичку, например, нужно время, чтобы в них разобраться. Однако существуют общие моменты, следуя которым, вы зарекомендуете себя как воспитанный и тактичный специалист, с которым приятно иметь дело.
Вот список общих правил, которым следует придерживаться в офисе:
1. Когда вас кому-то представляют при знакомстве, рекомендуется вставать, если в этот момент вы работаете за столом. Так вы покажете своё уважительное отношение к новому знакомому и будете чувствовать себя более уверенно, чем сидя и смотря на него снизу вверх.
2. Когда вы хотите войти в кабинет к начальнику или коллеге, а дверь заперта, постучите, чтобы обозначить своё намерение войти. Не входите без предупреждения, уважайте личное пространство другого человека даже на работе.
3. Если вам посчастливилось иметь свой собственный кабинет, закрывайте дверь, когда хотите сделать личный звонок. Если же вы работаете в одном помещении с несколькими сотрудниками, сведите такие звонки к минимуму и, если это возможно, выходите из кабинета, чтобы поговорить. Подобные разговоры могут отвлекать ваших коллег, вызывая их раздражение, ибо наоборот, привлекая излишнее внимание к вашим личным делам. Если же ответить на звонок нужно обязательно и в офисе, то говорите не громко и не затягивайте разговор.
4. Если в кабинете вы работаетене один, ставьте ваш личный сотовый телефон на беззвучный режим либо на режим вибрации, а также отключите звук на компьютере, чтобы оповещения о входящих смс и почтовых сообщениях не мешали другим работать.
5. Не стоит надолго занимать и различные служебные помещения для личных разговоров по телефону или обмена последними офисными сплетнями с коллегами.
6. На совещаниях и любого рода официальных собраниях уважительно относитесь ко всем выступающим. Вам же неприятно, когда вы произносите речь, тем более заранее подготовленную, а аудитория вас не слушает и занимается какими-то своими делами. Если вам все же нужно заглянуть в телефон либо сделать пометку в ежедневнике, делайте это быстро и незаметно для выступающего.
7. Не приходите на совещания без ручки и блокнота. На рабочих собраниях обычно обсуждают целый ряд вопросов, высказывают различные предложения, принимают решения и ставят задачи. Все это бывает трудно запомнить, и переспрашивать потом у коллег о тех моментах, которые вы пропустили, не совсем профессионально.
8. Критиковать чьи-то идеи и работу либо их высмеивать считается плохим тоном. Когда вам не нравится чье-либо предложение, высказывайте своё мнение без негативных эмоций, делайте акцент на том хорошем, что предлагает ваш коллега, и спокойно поясните, с чем вы не согласны.
9. Не у всех есть возможность обедать вне офиса, поэтому обдумывая вечером свое меню, следует помнить о других работниках. Старайтесь избегать еды, которая может разбрызгиваться и имеет сильный аромат. Помните, не все любят рыбу на пару так же сильно, как вы.
10. Если кто-то приносит угощение для всего коллектива, не заставляйте этого человека ещё и убирать за всеми тарелки. Если вы, к примеру, берете последний кусок торта, не поленитесь и вымойте блюдо, на котором он был подан.
11. Не ходите на работу простуженным. Во-первых, переносить простуду на ногах опасно, это чревато различными осложнениями. Во-вторых, в первые несколько дней заболевания вы распространяете вирус и можете заразить своих коллег. Спасибо они вам за это точно не скажут. Ну и в-третьих, не очень приятно находиться рядом с постоянно чихающим и сморкающимся коллегой.
12. Кому-то это правило может показаться не серьёзным, но к сожалению, о нем нужно напоминать. Жевательные резинки полезно жевать только в течение 15-20 минут после еды. А разговаривать с коллегами и клиентами со жвачкой во рту - неприлично.
13. Людям бывает намного сложнее понять прочитанное, нежели то, что они услышали. Поэтому изъясняйтесь в электронных письмах максимально доступно. И не забывайте о грамотности и знаках препинания.
14. Поддерживайте порядок на своём рабочем столе. Вам самому будет приятнее и удобнее работать, если бумаги и канцелярские принадлежности будут разложены по своим определённым местам, а не раскиданы в так называемом творческом беспорядке. Чистый и опрятный рабочий стол характеризует вас как организованного и ответственного сотрудника.
15. Как бы вы ни были дружны со своими коллегами, всегда спрашивайте у них разрешение прежде, чем взять что-то с их стола: карандаш, степлер, скрепки и т.д.
16. Будьте пунктуальны. А когда опаздываете, предупреждайте об этом тех, кто вас ждёт. Каждую минуту вашего предполагаемого времени опоздания умножайте на 2, и если считаете, что задержитесь всего на 10 минут, говорите собеседнику о 20 минутах. Лучше пусть у вас будет еще небольшой запас времени, а ваш клиент скорректирует свое дальнейшее расписание, и возможно, успеет решить какие-то мелкие вопросы, пока ждет вас.
17. Во всех ситуациях, с которыми мы сталкиваемся в течение дня, будь то по работе, либо просто в процессе общения с другими людьми, быть вежливым и говорить "спасибо" за любую оказанную услугу и помощь - главный показатель нашей воспитанности. Однако повторять слова благодарности несколько раз в течение одного разговора не нужно, чтобы не произвести впечатление отчаявшегося и беспомощного человека. Сказать "спасибо" один-два раза вполне достаточно, чтобы поблагодарить.
18. Если в процессе разговора вам нужно на что-то указать, делайте это рукой с ладонью, повернутой в сторону вашего собеседника, а не с помощью указательного пальца. Но лучше всего будет избегать подобных жестов. Данное правило касается как мужчин, так и женщин, т.к. привлечение внимания к чему-либо с использованием указательного пальца расценивается как угроза, и может вызвать у вашего собеседника негативную реакцию.
19. Не перебивайте собеседника или выступающего. Ваше мнение, как профессионала, может быть очень ценным, и ваше замечание по тому или иному вопросу вполне возможно изменит ход дискуссии, в любом случае дождитесь, когда ваш коллега закончит говорить и только тогда попросите слово.
20. Иногда может возникнуть ситуация, когда слова или поведение вашего коллеги либо руководителя будут вас раздражать. Однако, несмотря на весь накал страстей, не поддавайтесь искушению высказать все, что вы думаете, и следите за своей речью. Никогда не используйте ненормативную лексику в общении с другими сотрудниками и уж тем более с клиентами. Деловой этикет не допускает также грубые выражения, близкие к ругательным. Письменная коммуникация тоже должна быть вежливой и очищенной от подобного рода слов.
21. И уж если мы заговорили и чистоте речи, следует упомянуть и о её содержании. Даже если вы давно и сильно ненавидите свою работу, компанию или начальника, держите свое мнение при себе. Самое последнее, что все в офисе хотят слышать, так это ваши жалобы на ненавистную работу. Так вы выставляете себя в негативном свете и вносите раздражение в коллектив. Руководители довольно быстро узнают о таких раздражённых сотрудниках и, не жалея, избавляются от них, зная, что на его место всегда можно найти более воодушевленного работника.
21. Звонки коллегам, связанные с рабочими моментами, в выходные или во время их отпуска неприемлемы. Так вы вторгаетесь в их личную и семейную жизнь, а это неприятно никому. Старайтесь избегать подобных ситуаций, и беспокойте человека только в крайнем случае, при этом постарайтесь, чтобы звонок был как можно более коротким.
22. Вам может нравиться ваш новый дорогой парфюм, подаренный вашим поклонником, однако офис это не место для его презентации. Ароматы на работе должны быть незаметными, ненавязчивыми, и если вы решили использовать парфюм, помните, что наносить его надо на определённые точки на руках и шее, а никак не на одежду. Одежда надолго впитывает запахи, и вскоре весь ваш кабинет рискует превратиться в парфюмированную лавку.
23. Никому не хочется терпеть запах вспотевших ног, пота или чеснока изо рта. Поэтому следите за своей гигиеной и за тем, какое блюдо выбираете себе на обед.
24. В век расцвета социальных сетей следует помнить о том, что как таковой полной приватности уже не существует. Не пишите в Твиттере и ВКонтакте ничего оскорбительного о своем начальстве и коллегах, не обсуждайте их личную жизнь, не рассказывайте о том, что происходит в вашей компании. Ваш аккаунт может быть закрыт для неизвестных пользователей, но мир, как говорится, тесен, и о ваших высказываниях могут узнать те, кто знать этого не должен.
25. Даже если вас с коллегами связывают длительные тёплые отношения, не переходите границ. Делиться с ними всеми подробностями своей личной жизни не профессионально, несмотря на близкое общение в коллективе.
26. Избегайте быть втянутым в офисные сплетни и закулисные игры. Это не принесёт вам успеха и доверия в коллективе.
27. Ваша деловая одежда должна соответствовать дресс-коду, принятому в вашей компании. Даже если у вас не существует никаких регулирующих этот момент правил, одевайтесь по-деловому, т.к. это первое, что производит впечатление на клиентов и коллег. Каждый сотрудник является лицом своей организации, поэтому его внешний вид должен работать на положительный имидж его как профессионала в частности, и его компании в целом.
28. Правила поведения на корпоративах, даже несмотря на то, что это неофициальные праздничные мероприятия, все равно подразумевают, что вы находитесь в обществе коллег и начальства. Поэтому будьте сдержанны и не допускайте возникновения ситуаций, которые будут предметом офисных сплетен в течение следующих нескольких недель. Используйте корпоративы в своих целях: как возможность установить дружеские отношения с новыми коллегами либо с сотрудниками из других отделов вашей компании.
29. Первым с корпоратива уходит, как правило, начальство, поэтому покидать мероприятие до этого момента рядовому сотруднику неприлично.
Это правила делового этикета, которые приняты в различных организациях по всему миру. Однако следует помнить, что в разных странах и разных конторах могут быть свои особые дополнительные требования.
Если вы занимаете руководящую должность, не только требуйте от своих подчиненных соблюдения правил поведения на рабочем месте, но и сами будьте для них примером.