Четыре ресурса
Все хотят достигать целей, быть умными, успешными, богатыми и выспавшимися. Что мешает? Считается, что для счастья не
хватает сил, времени, денег или мотивации. Иногда всего сразу. И чаще всего — времени.
Книги о тайм-менеджменте сосредоточены на времени, но не учитывают, что в нашем распоряжении не один, а как минимум четыре ресурса:
- время;
- внимание;
- инструменты;
- энергия.
В конечном счете все упирается во время и силы. Остальные два нужны для того, чтобы грамотно расходовать первые.
Ресурс времени
Вумек вводит понятие «1% дня». В сутках 1440 минут, это 96 отрезков времени по 15 минут. Выходит, что 15 минут — это примерно 1%.
Почему именно 15 минут? Такой отрезок легко представить: для кого-то это значит помыть пол, для кого-то — отправить важное письмо или составить список задач на три дня. Более крупные дела укладываются в несколько процентов. Так проще считать и представить.
1% дня — это масса дел. Автор рассказал, как однажды благодаря пятнадцатиминутному опозданию клиентки успел выполнить
7 мелких задач:
- подписал от руки открытку с благодарностью;
- просмотрел свой график на следующие три недели;
- позвонил в отель и забронировал номер для предстоящей поездки;
- позвонил в агентство по прокату автомобилей, чтобы заказать машину;
- прослушал сообщения автоответчика;
- отправил несколько электронных писем со смартфона клиентам и на работу;
- набросал план статьи в журнал.
В нашей культуре люди часто опаздывают именно на 15 минут. Воспользуйтесь этим временем. Вумек на этот случай
взял с собой открытки, почтовые марки, ежедневник, телефон и ручку. Любому из нас, скорее всего, понадобится только
смартфон. Отсюда главное правило: «Всегда будь готов!».
Главное правило:
«Всегда будь готов!»
Предостережение: проверять почту, пока кто-то опаздывает, непродуктивно. В долгосрочной перспективе это никак не
помогает поднимать планку и достигать целей, поскольку проверка почты мешает сосредоточиться на важном и вводит в
состояние стресса.
Ресурс внимания
Внимание — еще более ограниченный ресурс, чем время. Телефоны, планшеты и прочие гаджеты заваливают уведомлениями. Коллеги отвлекают от работы в офисе. Дома тоже не сосредоточишься: уборка, кухня, домашние, телевизор. Джейсон Фрид рассказывал в докладе, что самое продуктивное время у людей — в самолете, ночью на кухне, поздно вечером или рано утром в офисе. Это время, когда все остальные спят или не могут вас достать.
Вниманием не так уж трудно овладеть. Избавился от отвлекающих факторов — увеличил продуктивность. Для этого хватит нескольких простых приемов:
- планшетник спрятать в сумку и не доставать, пока он не потребуется;
- телефон перевернуть экраном вниз;
- рабочее место обустроить так, чтобы коллегам было неудобно к нему
подходить;
- все идеи, которые надо обсудить с коллегой, записывать на листок и
поделиться ими разом в конце дня;
- цветные листочки с напоминаниями убрать с рабочего места и никогда не клеить снова. Они вызывают стресс;
- социальные сети удалить из закладок быстрого доступа в браузере;
- звуковые и всплывающие уведомления о новом письме или сообщении в соцсети отключить. Ничего, подождут.
Даже если выполнить три пункта из этих семи, способность фокусироваться выйдет на новый уровень. Сделать это проще, чем читать статьи о тайм-менеджменте и сидеть на семинарах.
Сделайте это прямо сейчас. Рассылка никуда не убежит. А если убежит, то догоните ее на сайте «Больших планов».
Ресурс инструментов
Инструменты тоже подводят, если не использовать весь их потенциал. Иногда после нескольких лет работы в программе
пользователь узнает о новой функции и удивляется, насколько она удобная.
Мне рассказывали, как мужчина пришел покупать ноутбук, и ему предложили дополнительно пройти часовой курс за $100,
чтобы освоить все возможности компьютера. Он сказал что-то вроде: «Да нет, мне он нужен только для работы с документами и интернетом». Ему ответили: «Тогда вы будете использовать ваш новый ноутбук всего на 2%». Он согласился.
Даже у самых примитивных программ есть масса удобных функций, про которые знают единицы. Присоединяйтесь к эффективному меньшинству
Когда я работала в банке, здорово выручали самые простые функции в «Ворде»:
Автозамены
- «ахтунг» — «Неизвестен источник средств для внесений, клиенту следует предоставить документы»;
- «ок» — «Операции неподозрительны, дополнительное расследование не требуется»;
- «док» — «Клиент предоставил справку по форме 2-НДФЛ с подтвержденным доходом».
Сочетания клавиш
- Shift + F3 — поменять регистр букв;
- CTRL + [ — уменьшить шрифт на 1 пункт;
- CTRL + ] — увеличить шрифт на 1 пункт;
- ALT + CTRL + минус — длинное тире;
- CTRL + F6 — перейти к предыдущему окну.
Настройка стилей
Однажды задаешь шрифт и размер для заголовков и подзаголовков, подписей и всего остального, а потом применяешь к фрагментам текста. Чтобы изменить все заголовки разом, нужна лишь одна правка в стилях.
Особенно актуально для больших документов.
Казалось бы, «Ворд» — программа, которая есть у всех.
Ресурс энергии
Энергия важна не меньше, чем время, инструменты или внимание. Бывает, составишь список дел, вроде бы укладываешься по времени, на Фейсбук не отвлекаешься, но сделал 5 из 10 задач и выдохся. Не хватило энергии.
В книге есть обычная байка про «сов» и «жаворонков», ее знают все. Зато не все знают, когда браться за важные дела. Чтобы с этим разобраться, проследите за собой в течение одного дня и составьте список. Получится что-то вроде этого:
Я работаю наиболее продуктивно, когда…
- через полчаса после пробуждения;
- после утренней пробежки;
- когда слушаю индийские мантры;
- когда приму контрастный душ;
- после общения с коллегой;
- после заданий на «Люмосити».
У энергии есть и другой аспект — темп. Как у Высоцкого: «Я на десять тыщ рванул, как на пятьсот, и спёкся». Всегда хочется разделаться с задачами поскорее, мы спешим и все равно не успеваем. Взялись за задачи, сделали несколько, работоспособность упала, голова отказывается соображать, половина дел не сделана.
Самый простой способ восстановить темп — решить, что, когда и для кого нужно сделать, а потом избавиться от лишних задач. Это могут быть просьбы коллег или обещания помочь друзьям. Выполнить их все равно не удастся, а если и удастся, то с плохим качеством. Продуктивнее сразу извиниться и объяснить ситуацию, чем мучиться мыслями о
незавершенных задачах.
Продуктивнее сразу извиниться, чем мучиться мыслями о незавершенных задачах
Социальная сеть в жизни
Масштабное мышление помогает взглянуть на работу свежим взглядом и найти более продуктивные способы ее выполнить. Проще всего его развивать — расширить круг общения. Как пишет Вумек: «Важно не то, что вы знаете; важно, кого вы знаете».
Важно не то, что вы знаете; важно, кого вы знаете
Менять круг общения сложно, но это того стоит. Вумек делится приемом, как расширять свои социальные связи:
Его не раз выручала в этом книга «Никогда не ешьте в одиночку».В
путешествиях он просто клал ее на столик там, где обедал, люди интересовались и приглашали сесть с ними. Так завязывались полезные связи и приятные знакомства.
Вумек советует использовать каждую возможность для знакомства с новыми людьми и не ограничиваться стандартными
вопросами, типа «Чем вы занимаетесь?» или «Откуда вы?». Спросить о сфере увлечений, недавно прочитанных книгах и
посещенных семинарах будет полезнее и интереснее.
Мыслить масштабнее
Мыслить масштабнее — значит задавать себе смелые вопросы и не останавливаться на первых очевидных ответах. Тогда станет понятно, для чего нужна эта работа или модель поведения.
Почему я так много работаю?— Я хочу накопить достаточно денег. — Зачем? — Я хочу купить квартиру. — Зачем? — Я хочу жить отдельно от родителей. — Почему? — Я хочу стать самостоятельнее и ответственнее. —
Почему? — Я хочу расширить свою зону комфорта и понять, что значит быть собственником.
Почему я собираюсь сменить работу? — Потому что эта мне не по душе. — Почему? — Мне не нравится характер работы и модель управления. — Почему? — Слишком много контроля, нет творчества, не приветствуют инициативу.
— Почему это плохо? — Я хочу любить свою работу, честно ее выполнять, хочу, чтобы мне доверяли, хочу быть полезным и
ответственным.
Почему я не женюсь на этой девушке? — Я не уверен, что она будет хорошей женой. — Почему? — Мы много ругаемся. — Почему? — Потому что она вечно недовольна. — Почему? — Потому что я не выполняю всего того, что она хочет. — Почему? — Потому что ради нее мне не хочется меняться. — Почему? — Потому что я ее не люблю.
Благодаря таким вопросам можно узнать о себе много нового и понять причины происходящего. Чтобы их задать, иногда нужна смелость, потому что довольно часто они ведут к неожиданным выводам. Зато проблемы сразу раскладываются по
полочкам.
Прочитать больше полезных статей.
Подписывайтесь на наш канал и не забывайте ставить лайки.
C уважением, команда "Мегаплана".