Зачастую нам приходится сожалеть, что в сутках всего 24 часа, ведь в течение дня на нас сваливается столько задач! Работа, дом, семья... Порой не знаешь, за что браться! Не рвать на себе волосы от тотальной спешки поможет планирование. Делимся с вами пятью полезными советами, как разумно распределить свое время и наконец начать все успевать.
1. Составьте список краткосрочных и долгосрочных дел
Для начала определите для себя, чего вы хотите достичь глобально - через месяц, через полгода, через год - и составьте список задач, посредством которых вы добьетесь поставленных целей. Этот этап, как составление маршрута, по которому вы будете двигаться. Его можно назвать скелетом, с ориентацией на который будут нанизываться все последующие задачи.
2. Определите, что в вашем списке дел первостепенно, а что может подождать
Этот простой, но очень важный шаг позволит вам распланировать свое время. В первую очередь беритесь за "горящие" дела, в оставшееся время запланируйте выполнение менее важных. Таким образом, определив, какие задачи требуют немедленного решения, а какие можно выполнить попозже, ваше внимание не будет рассеиваться по пустякам.
3. Используйте соотношение 60 на 40
Это правило предполагает, что разумнее планировать под выполнение задач только 60% своего времени. Оставшиеся 40% необходимо оставить в качестве запаса для дел, которые могут возникнуть непредвиденно и будут требовать срочного решения.
Используя это правило в работе, вы научитесь не переживать из-за навалившихся внезапно задач, а сумеете мобилизоваться и "закрыть" их в поставленные сроки.
4. Фиксируйте свои задачи наглядно
Конечно, держать в голове все дела просто невозможно - что-то наверняка забывается, из-за чего потом могут быть неприятности. Поэтому для того, чтобы избежать лишних стрессовых ситуаций, приучите себя в начале дня фиксировать свои текущие задачи.
Делать это можно различными способами:
- по старинке записывать все в ежедневник;
- скачать специальное приложение для смартфона;
- отмечать важные дела в календаре и т.д.
Выберите способ, который удобен именно вам, и используйте его в своей работе.
5. Делегируйте часть своих задач подчиненным
Прославленный изобретатель Фердинанд Порше в свое время сказал: "Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам". Возможно, по этой причине мы часто боимся поручить выполнение каких-либо задач другому человеку. Однако приходит момент, когда загруженность доходить до точки максимума, и делегирование части обязанностей вашим коллегам или подчиненным помогло бы освободить время для более важных дел.
Не пренебрегайте такой возможностью. Во-первых, у вас появится возможность для решения задач, которые находятся только в вашей компетенции. А, во-вторых, вы дадите вашим сотрудникам шанс для личностного и профессионального роста.
В завершении только хочется напомнить, что давать поручения необходимо грамотно: четко и доступно объясняя суть задачи, а также не забывая проконтролировать конечный результат.