Все начисления, удержания и выплаты, которые регистрируются в решении 1С Зарплата, могут быть отражены в расчетном листке, который предоставляется сотрудникам, чтобы они могли проверить правильность расчета всех выплат. Кроме того, он может пригодиться в различных конфликтных ситуациях или при проверке корректности расчета пособий. Сформировать данный отчет в решении Зарплата и управление персоналом можно в двух вариантах – непосредственно через отчет по расчетному листку, или в виде аналогичного отчета, но с разбивкой по местам работы сотрудников. В документах содержится информация не только по основному трудовому договору, но и по соглашению о совмещении обязанностей отсутствующего сотрудника (при наличии такового).
Если сформировать расчетный листок как стандартный отчет, то будет выведен на экран один общий документ, где будут содержаться все начисления и удержания, которые ему полагаются на основном месте работы, и в рамках внутреннего совместительства.
При формировании же расчетного листка с разбивкой по местам работы будет выведено несколько отчетов: один с данными с основного места работы, а остальные – по каждой совмещаемой должности (если она не одна).
При формировании отчета в 1С ЗУП следует учитывать ряд особенностей:
- Расположен он в разделе меню со всеми отчетами по зарплате.
- Необходимо обязательно указывать период, за который формируется отчет.
- Далее следует выбрать организацию, в которой у сотрудника основное рабочее место. Именно по ней будет формироваться расчетный листок.
- Если необходимо видеть начисления и удержания в разрезе подразделений, следует установить флажок в соответствующем поле. Такая разбивка позволит проверить корректность всех начислений. Она может потребоваться, если работник выполняет обязанности в нескольких отделах или цехах.
- После завершения всех настроек, отчет необходимо сформировать соответствующей кнопкой. Обязательно следует указать сотрудника, по которому будет выполняться составление отчета. Его данные рекомендуется выбирать из справочника работников. Отчет может быть сформирован и по нескольким сотрудникам.
- Решение 1С Зарплата предложит выбрать форму отчета: обычный расчетный листок или с разбивкой по местам работы. Настройками программы по умолчанию предусмотрено, что формируется единый расчетный листок без разбивки на рабочие места сотрудника.
После выбора формы, 1С ЗУП создаст необходимый документ или набор документов. В верхней части отчета будет отражено наименование компании и подразделения, где трудоустроен работник, указан период, за который составлен листок, данные работника (ФИО, номер по табелю, должность и размер фиксированного оклада). Обязательно следует обратить внимание на поле, где указана сумма к выплате работнику. Она должна соответствовать данным, содержащимся в ведомости, и другим подобным документам 1С ЗУП.
В табличной части отчета содержатся следующие разделы:
- Начисления. В нем отражаются все начисления с указанием вида (исходя из содержащихся в справочниках выплат – оклад, отпускные, пособие в период болезни, премия и так далее), периода, в котором они были произведены и фактического времени, которое сотрудник выполнял свои обязанности.
- Удержания. Здесь указываются также суммы удержаний, которые имеются в программе и применены к работнику. В отчете содержится информация о виде такого удержания (он должен присутствовать в справочнике, например, налоги, взносы, штрафы и так далее) и периоде, когда они были применены к сотруднику.
- Выплачено. Здесь отражается сумма, которая выплачена работнику после произведения всех вычетов. Если выплаты осуществлялись различными ведомостями, то в отчете можно увидеть их в таком разрезе. Для этого потребуется установить флажок в поле, позволяющем выполнить соответствующую детализацию (такая настройка выполняется с помощью одноименной кнопки). Также в 1С Зарплате имеется возможность анализировать произведенные выплаты с разбивкой не по каждому месяцу, а по конкретной дате. Изменить параметры можно в меню с дополнительными настройками. По умолчанию предусмотрено, что данные о выплатах формируются исходя из месяца расчета вознаграждения, то есть даже при выплате зарплаты за март в апреле, она будет указана в мартовском расчетном листке. Если же изменить настройку, и формировать отчет по данным бухгалтерского учета, то при таких сроках выплат, информация о ней попадет в расчетный листок за апрель.
- При наличии задолженности предприятия перед сотрудником на начало или конец расчетного периода, она будет автоматически отражена в расчетном листке в соответствующих полях. При наличии задолженности сотрудника перед работодателем в отчете также автоматически появятся необходимые поля, и в них будет отражена данная информация.
- Если настройками отчета предусмотрен вывод информации о начисленных сотруднику взносах в ПФР, то она будет указана в соответствующем поле. Следует иметь в виду, что это сумма, которая перечислена организацией в ПФ РФ в текущем месяце.
- Налогооблагаемая база для расчета НДФЛ указывается в поле с общим облагаемым доходом. Она рассчитывается накопленным итогом с учетом всех имеющихся вычетов. Такое поле появляется только в случае осуществления необходимых настроек формы.
Сформированные расчетные листки можно напечатать с помощью одноименной кнопки. Также 1С ЗУП позволяет рассылать их непосредственно сотрудникам при выполнении соответствующих настроек в программе.
Если работник изменил фамилию, в расчетном листке можно видеть такую смену, что позволяет исключить двойное начисление зарплаты или, наоборот, недостаточное начисление вознаграждения в связи с путаницей в данных. Кроме того, если внесены соответствующие изменения в справочник, то при формировании расчетных листков за более ранние периоды в отчете будет отражаться новые данные.
Чтобы исправить такую ситуацию, в разделе меню для администраторов следует найти макет формы для печати расчетного листка, разрешить внесение в него изменений и осуществить их в соответствии с рекомендациями, отраженными на рисунке 6.
Таким же способом можно создать дополнительную графу, где сотрудник будет проставлять свою подпись в момент получения листка. Для этого необходимо добавить в макет соответствующую надпись и объединить ее с другими элементами формы. После внесения всех изменений, следует их записать, а макет – закрыть.
Далее в самом отчете на вкладке с параметрами его структуры следует добавить поля с ФИО в группировку с данными о сотруднике и его должности на конец периода. После завершения редактирования документ необходимо закрыть и запустить процесс его формирования.
В результате таких действий будут сформированы листки с указанием старой и новой фамилии, при печати будет добавлено поле для расписки в получении. Можно сохранить данную форму расчетного листка, как новый вариант отчета, а можно внести изменения в шаблон, если планируется в дальнейшем всегда его формировать в таком виде. Также имеется возможность в 1С ЗУП сделать его доступным для всех пользователей (необходимо воспользоваться одноименной кнопкой).
Напечатать расчетный листок можно и из документа для начисления зарплаты и обязательных платежей.