Представьте, что вы тщательно объясняете что-то важное. Вашему боссу или клиенту, коллеге или кому-то еще. И вы замечаете, что они поплыли.
Их глаза заливаются пеленой непонимания или скуки. Это может быть признаком того, что они получили слишком много информации.
Никто из нас не хочет утомлять наших слушателей. Вот несколько мыслей, как избежать чрезмерного объяснения и не потерять зал.
Начинайте с мгновенной речи!
Мгновенная речь - короткая, понятная и элегантная.
Вы начинаете с обзора вашей мысли (ваше «ключевое сообщение»), которое идентифицирует тему и дает ваше мнение об этом.
Например:
Этот проект идет хорошо, но нам нужно больше времени, чтобы закончить его.
Обратите внимание, что даже если вы скажете только об этом и ни о чем другом (как это часто бывает), вы уже сказали самый важный момент!
Затем вы добавляете один, два или три коротких заявления, которые поддерживают вашу основную идею («опорные точки»):
Процесс печати проходит намного дольше, чем мы думали.
или:
Клиент внес много изменений в объем работы.
возможно и так:
И наш главный дизайнер болен, что также замедляет работу.
Затем вы закрываете, повторяя свой самый важный момент, чтобы убедиться, что слушатель все четко понял:
Так что в целом проект идет хорошо, но нам правда нужно больше времени, чтобы закончить его.
Если от вас захотят больше подробностей - вам зададут вопросы.
Наблюдайте реакцию своего слушателя и останавливайтесь, прежде чем они попадут в ситуацию, когда слишком много информации.
Формат мгновенной речи, из прошлого абзаца, только что решил три важные проблемы для вас: с чего начать, как закончить и сколько сказать в середине.
Но настоящий судья того, слишком много информации или нет, являются ваши слушатели. В идеале, вам следует прекратить разговор, прежде чем они подвиснут.
Как это сделать:
1. Наблюдайте за своим слушателем. Следите за знаками, которые они вам подают. Позитивные знаки - такие как кивок («ОК, я все понял, закругляемся»). Или негативный - бегающие глаза, ерзание, нетерпеливое выражение лица.
2. Когда вы увидите эти знаки. Перестаньте говорить в конце текущей мысли, даже если вы считаете, что еще многое объяснять.
Остановка таким образом дает вашему слушателю возможность:
- Отреагировать на то, что вы только что сказали;
- Задать вопрос;
- Сменить тему;
- Попросить вас пояснить.
Как вы «смотрите» своего слушателя на звонок?
Но что, если ваш собеседник не особо выразителен? Или вы разговариваете по телефону? В итоге вы не можете прочитать его реплики? В таком случае спросите его, достаточно ли они услышали и все ли поняли?
Просто остановитесь, а затем задайте один из следующих вопросов:
Хочешь, я продолжу?
Вы хотите больше деталей?
Перейдем к следующей теме?
Эти вопросы не грубые - они показывают вашу уверенность и внимание к людям.
Поэтому помните: определите свою основную мысль (расскажите ее в первую очередь), кратко изложите свои вспомогательные мысли и следите за тем, чтобы ваши слушатели не поплыли.