При приеме сотрудника на работу работодатель должен заводить на него личную карточку. В нее необходимо вносить все сведения указываемые в трудовой книжке о приеме, о переводе на другую работу, об увольнении и т.д.
С каждой такой записью сотрудник должен ознакомиться, поставив свою роспись в личной карточке. Такой вывод следует из п. 12 Правил Ведения и Хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановление Правительства под номером 225 от 16 апреля 2003 года.
Личную карточку на каждого сотрудника работодатель обязан завести даже в том случае, если он ведет по каждому из них личные дела. Организация имеет право разработать свою форму карточки, главное, чтобы в ней имелись все необходимые сведения. Как правило компании применяются у себя в работе утвержденную Госкомстатом унифицированную форму личной карточки Т-2.
Важно! Если инспекция по труду выявит, что работодатель не завел на своих работников личные карточки и не переносит в них сведения из трудовых книжек, то минимальным наказанием за такое нарушение трудового законодательства будет предупреждение, а максимальное - штраф в размере 50 000 рублей.
В соответствии с Федеральным законом №125-ФЗ, ст. 22.1, если сотрудник уволился из компании до 2003 года, то срок хранения карточки с этого момента составляет 50 лет, а если это произошло после 2003 года, то хранить ее придется 75 лет.
Внимание! В связи с тем, что в карточке содержаться персональные сведения сотрудников, то они должны храниться в безопасном месте, доступ к которому имеют только лишь ответственные лица. Для этого можно использовать в том числе и сейф. Согласно ст. 13.11 КоАП за несоблюдение сохранности персональных сведений компанию могут оштрафовать еще на 50 тыс. рублей.