Фото на пропуске - это персональные данные. Поэтому на его размещение на пропуске, в личном деле или иных документах должно быть получено письменное согласие самого человека.
Наверняка о такой мелочи, как подпись о согласии на использование фото на рабочем пропуске, мало кто задумывался. Тем более, раз на предприятии действует пропускной режим, то оно явно “серьезное”. И вроде как фото должно быть на документе, да и пропуском никто, кроме владельца, воспользоваться не может, особенно при сверке на пропускном контроле. Тем не менее, все гораздо сложнее и жестче в рамках существующего законодательства о персональных данных.
В Федеральном законе "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержится исчерпывающий перечень сведений, которые не могут быть размещены где-либо без согласия обладателя этих персональных данных. В марте 2018 г. Верховный суд РФ вынес решение о привлечении некоммерческой организации к ответственности за отсутствие документов, подтверждающих согласия сотрудников на размещение их фото на пропусках (от 05.03.2018 № 307-КГ18-101 по делу № А42-342/2017). Это грубое нарушение было выявлено во время рейда Управления Роскомнадзора. Некоммерческая организация подала жалобу на решение суда, но Верховный суд ее отклонил и оставил без изменений решение о привлечение к ответственности.
Как избежать ответственности? Если согласий от сотрудников на работу с персональными данными в виде фото еще нет, а пропуски выданы, то лучше провести сбор подписей “задним” число. Но на будущее при оформлении пропуска безопаснее одновременно получать от сотрудника согласие на использование фото.