Как бы людям ни хотелось простых решений, отправленный по почте файл не превращается в элемент документооборота сам по себе. Так же, кстати, как документ, отправляемый электронно, не обязательно является настоящим документом.
Вернее, всё это хоть и считается внутри компании значимым, но суровый внешний мир с его законами, налоговой и судами может иметь совсем другое мнение.
Тонкая разница между документом и файлом
Электронные письма, таблицы, тексты, сканированные акты и платёжки - это всё не документы. Это файлы. С файлами, разумеется, можно работать, мы делаем это постоянно и каждый день, вот и сейчас вы читаете текст на веб-странице - вполне себе файл. Но не документ. Документом их может сделать электронная подпись - ну и система электронного оборота, конечно, но это и так само собой разумеется.
Всё уже придумано до нас
Надо сказать, никакой прорывной технологии тут нет. Цифровой подписью давным-давно пользуются при распространении программного обеспечения. В конце концов, шанс у обычного пользователя столкнуться с поддельной программой - гораздо выше, чем с поддельными документами.
Именно электронная подпись помогает понять, чей файл вы собираетесь запустить - международной корпорации или таинственного незнакомца, почему-то предпочитающего оставаться неизвестным.
Необходимые условия
Цифровая подпись позволяет обрести уверенность, что документ был создан тем автором, который и предполагается, и что его с тех пор не изменили, то есть не нарушили целостность. Кроме того, подпись нельзя отозвать - подписант не сможет передумать и сказать, что вовсе ничего не подписывал.
Для юридической ценности подпись, точнее её ключи, нужно создавать сертифицированными средствами. Квалифицированная электронная подпись - это даже не аналог рукописной подписи, это некий комплект подписи и печати. Документ становится юридически значимым по умолчанию.
В общем, в технологиях нет ничего удивительного. Даже государственные органы, при всей их традиционной неповоротливости, уже движутся в будущее. Вот прямо сейчас вы можете зайти в, скажем, личный кабинет сайта ФНС, отправить официальный запрос или даже налоговую декларацию - и никуда ногами идти не нужно, никаких бумажек никто даже не увидит.
Прогресс против инертности
Впрочем, в крупных организациях, особенно государственных, есть один маленький подводный камень. Рядовые сотрудники зачастую не слишком-то разбираются в современных технологиях.
Так что при внедрении подобных технологий крайне важно обратить максимум внимания на пользовательский интерфейс - он должен быть настолько дружелюбным, чтобы в идеале его вообще не замечали. Иначе это может превратиться в профанацию, когда электронный документ распечатывается и начинает ходить по отделам, собирая визы и резолюции, - увы, истории из жизни.
Эффективность ради эффекта
Ладно, госорганы - отдельный вопрос. Больше, чем они, никто не собирает столько запросов от граждан каждый день раз за разом, на которые есть необходимость отвечать и не просто в личной беседе, а юридически значимо. Но зачем же это бизнесу? А бизнес, как всегда, печётся исключительно о деньгах. Не нам их судить.
Посмотрим на цифры:
бумажные носители информации стоят денег, и не только сама бумага, но и утилизация, чернила, тонер и т.п.;
архив нужно где-то хранить, и даже самое ненужное и неиспользуемое место для бумажных носителей, скорее всего, стоит денег;
несмотря ни на что, распечатанные документы в процессе визирования время от времени будут требовать корректировки, а это не только расходы на материалы, но и время сотрудников, которые работают не за идею;
доставка документов не происходит автоматически, нужно нанимать курьеров, транспортную компанию, пусть даже оплачивать услуги почты;
работа с документами в электронной форме всегда быстрее, чем с бумагой.
Ключи от квартиры, где деньги экономятся
Есть, разумеется, и минусы: повышаются затраты на поддержание ИТ-системы. Но в целом всё равно очевидно сокращение затрат. А сокращение затрат - это повышение эффективности бизнес-процессов и сохранённые денежные средства. Иными словами, то, без чего эффективный бизнес не обходится. Мало того - при желании работа с электронными документами может быть организована без личного присутствия, а это значит - сокращение расходов на транспорт, ускорение работы руководителя, которого и так рвут на части командировки, а значит, дополнительная выгода.
В общем, система в целом позитивная как для госорганов, которым нужно работать в контексте взаимодействия с населением, так и для бизнеса, которому нужно расходы сокращать, а доходы - увеличивать.
В чём же подвох? Да, собственно, подвоха и нет. Просто работу нужно организовать правильно, в соответствии с законами РФ и не в ущерб сложившимся бизнес-процессам. Задача сложная, но выполнимая.
Кирилл Кожевников Автор блога АйТи
Вам понравилось? Поставьте лайк и подпишитесь на новые статьи!