В случае смерти сотрудника, если он отработал полный или неполный месяц до даты своей кончины организация обязана выплатить его наследникам данную сумму. Для этого родственник должен обратиться в бухгалтерию и написать заявление. После этого организация обязана выплатить ему вознаграждение работника с учетом фактически отработанного времени, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска, если таковые имелись на момент смерти.
В первую очередь в решении Зарплата и управление персоналом следует прекратить трудовой договор в связи со смертью работника. Данное действие осуществляется с помощью документа «Увольнение», который расположен в разделе меню программы со всеми формами, регистрирующими перемещение персонала. Также можно создать необходимый документ при начислении зарплаты (выплаты при увольнении) или просто воспользоваться одноименной кнопкой и выбрать требуемую форму. Заполнение данного документа позволяет узнать, какой размер вознаграждения полагается покойному работнику, а также рассчитать суммы обязательных платежей во внебюджетные фонды и НДФЛ.
Поскольку в 1С Зарплате при начислении вознаграждения сотруднику автоматически удерживается НДФЛ, то одновременно с документом для увольнения работника следует также произвести операцию учета НДФЛ на аналогичную сумму выплат, но с отрицательным знаком, поскольку выплата родственникам вознаграждения умершего не облагается данным налогом. Такая операция позволит исключить сформированные доходы из налогооблагаемой базы.
Аналогичную операцию следует провести и по взносам в государственные внебюджетные фонды, поскольку в 1С ЗУП их начисление на все вознаграждения производится также автоматически.
В перечне удержаний следует настроить вид удержания вознаграждения в пользу обратившегося за выплатой родственника. Это позволит в дальнейшем осуществить соответствующую выплату.
Заполнить документ для осуществления постоянного удержания в пользу третьих лиц. Это позволит отразить выплату вознаграждения и остатков отпускных родственнику. Форма документа расположена в меню со всеми видами удержаний (раздел операций по зарплате). При этом в качестве контрагента следует указывать данные родственника, который получает денежные средства вместо покойного.
После этого умершему работнику следует начислить зарплату и налоги со взносами одноименным документом. Документ будет заполнен автоматически исходя из сведений, отраженных при регистрации факта прекращения договора с работником. При этом в связи с созданием документа для удержания, вся сумма должна будет выплачена родственнику.
Во вкладке с корректировками выплат следует удалить строку с налогом, подлежащим возврату.
По итогам выполненных действий в регистре, отражающем зарплату в учете, будет сформировано удержание в пользу родственника, и при обмене данными с 1С Бухгалтерией, появится проводка Дт 70 Кт 76, а сумма, подлежащая выплате работнику, будет равна нулю.
После этого следует осуществить выплату вознаграждения родственнику.
В отчетных формах по обязательным платежам во внебюджетные фонды и НДФЛ данные выплаты отражены не будут.