Фискальные накопители пришли на замену ЭКЛЗ — электронной контрольной ленте защищенной. ЭКЛЗ фиксировала только суммы продаж и этих данных было недостаточно.
Фискальные накопители передают информацию о товарах, кассирах, реквизитах торговой точки и номере чека. Подробности каждого чека налоговая получает через оператора фискальных данных, по интернету. Это позволяет сделать продажи и налоги прозрачнее.
У накопителей ограниченный срок работы: от 13 до 36 месяцев. Те предприниматели, которые перешли на онлайн-кассы в 2017 году, должны заменить накопители в ближайшее время.
Рассказываем в этой статье, на что обратить внимание при покупке ФН и почему не всегда накопитель 36 месяцев будет выгоднее.
1. Определить срок действия ФН
Предприниматели используют фискальные накопители с разным сроком действия. Это зависит от системы налогообложения, на которой работает ИП или ООО.
По закону, предприниматели на ОСН работают с накопителями на тринадцать, пятнадцать или тридцать шесть месяцев. Предприниматели на упрощенке, патенте и «вмененке» используют накопители на 36 месяцев. 4.1 • 6 ФЗ-54 «О ККТ».
Стоимость фискального накопителя зависит от срока действия: от шести тысяч рублей за накопитель на 13 месяцев, до девяти тысяч рублей — на 36 месяцев. Можно подумать, что накопитель на 36 месяцев будет выгоднее. Но это не так:
- Фискальные накопители на 36 месяцев проработают ровно три года только для спецрежимников и для тех, кто оказывает услуги.
- Спецрежимники, кто торгует подакцизными товарами, могут использовать ФН на 36 месяцев, но он все равно проработает 410 дней. Это чуть больше 13 месяцев.
- Для предприятий на ОСН подойдут ФН на 13 или 15 месяцев. Тем, кто оказывает услуги на основной системе, подойдут ФН на 36 месяцев.
2. Уточнить формат фискальных данных
Формат фискальных данных (ФФД) определяет состав чека, отчетов и бланков строгой отчетности. На начало 2018 года есть три действующих формата: 1.0, 1.05 и 1.1.
Чем выше формат у фискального накопителя, тем больше информации с каждой покупки получает налоговая.
С 1 января 2019 года вступает в силу приказ налоговой о дополнительных реквизитах. Он обновляет список реквизитов и форматов фискальных данных, которые должны быть в чеке.
Поддержка всех новых реквизитов есть только в форматах 1.05 и 1.1. От формата 1.0 налоговая с начала 2019 года отказывается.
3. Обновить прошивку онлайн-кассы
Чтобы работать с форматами 1.05 и 1.1., производители ККТ должны перепрошить и обновить «программную начинку» онлайн-касс до января следующего года.
Письмо налоговой о порядке использования ФН
Мобильная МодульКасса поддерживает все форматы фискальных данных с мая этого года, поэтому перепрошивать её не нужно.
Производители могут сделать это по-разному:
- Загрузить прошивку без вашего участия. Разработчики загружают обновление на сервер и касса самостоятельно его устанавливает. Такое возможно, если касса напрямую связана с сервером программного обеспечения. В МодульКассе используется именно такой принцип.
- Выложить установочный файл в открытом доступе. Производитель разместит на сайте новую версию прошивки для свободного скачивания.
- Обновить ПО в сервисном центре. Некоторые прошивки можно обновить только в сервисном центре. В сервисе кассу обновят и после этого — вернут владельцу.
В любом случае, производитель предоставит возможность обновить прошивку. Но как он это сделает — останется на совести производителя.
Если вы не знаете, какая прошивка у вашей кассы, проверьте информацию в паспорте устройства, руководстве пользователя или запросите эту информацию у производителя.
Подсказка: убедитесь, что новая прошивка готова к ставке НДС 20%, чтобы не обновлять кассу дважды.
4. Предусмотреть форс-мажоры
Не всегда фискальный накопитель проработает ровно столько, сколько заявлено в паспорте устройства. ФН придется менять, если:
- Изменилось юридическое лицо, на которое зарегистрирован накопитель. В таком случае необходимо заменить ФН, снять кассу с учета и старого владельца, и зарегистрировать кассу с новым юридическим лицом.
- Сломался ФН. В этом случае нужно заменить ФН, перерегистрировать кассу и передать сломанный накопитель производителю на экспертизу.
Если производитель сможет получить отчет о закрытии фискального накопителя, предприниматель передает этот документ в налоговую. На это дается два месяца. 4.2. • 8.1. ФЗ-54 «О ККТ»
Если производитель не сможет получить отчет о закрытии ФН, он указывает это в акте и уведомляет налоговую, что ФН — не исправен. Тогда налоговая принудительно закрывает этот накопитель в своей системе. - Закончилась память раньше срока действия. Любой фискальный накопитель имеет одинаковый объем памяти — 256 Мб. Если память заполнится на 90%, у предпринимателя будет месяц, чтобы заменить ФН и перерегистрировать кассу в налоговой.
Во всех случаях, кроме поломки, старый ФН необходимо сохранить. В любой момент налоговая может потребовать архивный накопитель на проверку. Закон обязывает хранить его 5 лет. 5 • 2 ФЗ-54 «О ККТ».
Мобильная касса начнет предупреждать о замене ФН в двух случаях: за месяц до конца срока действия и когда память заполнится на 90%. Уведомления будут приходить в приложении и в отчете о закрытии смены.
Подсказка: Срок действия фискального накопителя в мобильной МодульКассе можно проверить в любой момент. Эта информация доступна для Администратора торговой точки в разделе «Меню → Настройки → ККТ».
Если вы пользуетесь кассами АТОЛ, ШТРИХ и Вики Принт 57Ф, уведомления о замене ФН будут приходить на почту, вместе с отчетом о закрытии смены. Предупреждения появятся за месяц до конца срока действия накопителя.
5. Заключить новый договор с ОФД
Фискальный накопитель работает от тринадцати месяцев до трех лет. Обычно договор с оператором фискальных данных действует двенадцать месяцев. Поэтому у предпринимателя останется запас в один-два месяца, чтобы:
— выбрать нового оператора фискальных данных или продлить договор со старым.
— купить новый фискальный накопитель.
Подсказка: При замене оператора фискальных данных, кассу нужно перерегистровать в налоговой.
6. Оформить новую ЭЦП
Когда предприниматель первый раз регистрирует кассу через интернет, ему нужна электронная подпись. Её выдают удостоверяющие центры на год.
Чтобы перерегистрировать кассу с новым фискальным накопителем, понадобится новая квалифицированная электронная подпись. Средняя стоимость ЭЦП — 3 тыс. рублей, а оформление занимает до трех дней.
Если заранее не получить подпись, придется перерегистрировать кассу лично и ждать своей очереди пять рабочих дней или меньше. А это — лишнее время простоя без кассы и потеря денег.
Памятка
- Выбирайте модель ФН с учетом вашей системы налогообложения:
— предприниматели на ОСН могут использовать ФН на 13 или 15 месяцев
— предприниматели на спецрежимах и те, кто оказывают услуги, должны применять ФН на 36 месяцев. 4.1 • 6 ФЗ-54 «О ККТ».
— продавцы алкоголя, табака, бензина и других подакцизных товаров могут использовать ФН на 13,13/15 или 36 месяцев, но они прослужат ровно 410 дней — это чуть больше 13 месяцев.
— продавцы подакцизных товаров, которые не передают данные в ОФД, могут использовать любой фискальный накопитель: 13, 13/15, 36 месяцев. Но все модели прослужат 410 дней.
— предприниматели с сезонным характером работы могут использовать фискальные накопители с любым сроком действия. Они прослужат максимально заявленный срок, который указан в паспорте ФН.
— предприниматели, которые работают на автономном режиме, могут использовать любой фискальный накопитель, но он проработает 560 дней — примерно 18 месяцев. - С января 2019 года формат фискальных данных 1.0. перестанет работать. Если вы меняете накопитель в этом году, выбирайте модели, которые работают с форматами 1.05 и 1.1.
- Форматы 1.05 и 1.1. требуют перепрошивки ККТ. Запросите у производителя, какие форматы фискальных данных она поддерживает и, при необходимости, обновите прошивку.
- Не всегда накопитель проработает ровно столько, сколько заявлено в паспорте устройства. Покупать накопители с запасом тоже не рекомендуем — налоговая может придумать новые правила и запасной ФН окажется бесполезным.
- При поломке накопителя его нужно передать производителю на экспертизу. Если все хорошо, производитель сам закроет ФН и выдаст отчет о закрытии архива. Если закрыть ФН не получится — налоговая закроет его принудительно.
- При смене ОФД нужно перерегистрировать кассу, но не заменять ФН.
- Чтобы перерегистрировать кассу с новым ФН понадобится новая электронная подпись. Её выдают удостоверяющие центры.
Понравилась статья? Поделитесь!