Раз вы читаете данную статью, то наверняка сталкивались с непонятными определениями бизнес-процессов. Цепочки, последовательности, вход или выход, совокупность и даже сеть – слова, которые вероятно уже видели и которые сбивают с толку.
Вот мое любимое, из цикла самого непонятного:
Бизнес-процесс определяется как логически завершенный набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, поддерживающий деятельность организации и реализующий ее политику, направленную на достижение поставленных целей
Если с ходу поняли, о чем идет речь, поздравляю, вы гений и можете дальше не читать эту статью.
Так, что же такое бизнес-процесс на самом деле? В чем заключается суть бизнес-процессов, как инструментов управления?
Давайте поразмышляем.
Надеюсь вы хоть один день где-нибудь работали, а еще лучше чем-нибудь руководили и поэтому представляете себе, как обычно все происходит на любой работе.
Полезные материалы: Как проверять бизнес-процессы? Пошаговый алгоритм подготовки и проведения внутреннего аудита
В каждой организации работники выполняют определенные задачи. Назовем это – «Операции».
Операции выполняются регулярно с определенной периодичностью. Ну, например, каждую пятницу формируется еженедельный отчет о работе.
Так, вот, чтобы подготовить этот отчет, сотрудник должен где-то или у кого-то взять информацию, внести ее в какие-то таблицы и оформить определенным образом. Потом этот отчет он должен кому-то сдать и узнать результат – приняли его или нет.
Получается, что сотрудник совершает не менее пяти операций: поиск информации, ее получение, обработку, оформление результатов, сдача отчета. При этом, операции исполняются только в определенной последовательности. Оформляется только та информация, которую уже обработали, а обработать можно только то, что уже где-то получили. Ну вы поняли.
Все операции совершаются в конкретное время – в нашем случае в пятницу и на все про все у нас есть ограниченное время.
Мы сейчас с вами вытащили суть бизнес-процессов.
Теперь сформулируем определение бизнес-процесса простыми словами:
Бизнес-процесс – это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательности. При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времени
Одно очень важное дополнение. Не зря мы говорим «бизнес-процессы», а не просто «процессы». В чем главная цель бизнеса? Правильно, это получение прибыли. Зарабатывание денег. Так вот, бизнес-процессы, прямо или опосредованно должны вести к этой цели – заработать деньги.
Цель бизнес-процессов — создать такие последовательные операции, которые прямо ведут к прибыли. Оптимизировать бизнес-процессы означает убрать препятствия к этой цели, устранить лишние операции, которые усложняют это путь. И ускорить выполнение операций, насколько это возможно, чтобы побыстрее получить заветную прибыль.
Главные задачи бизнес-процессов:
- исполнять последовательность операций в нужном порядке, чтобы не допустить срыва во всей цепочке действий;
- обеспечить максимально возможную скорость исполнения операций;
- помогать выявлять и устранять дублирующие или излишние операции;
- обеспечить исполнение операций всех участников в конкретное время, для обеспечения беспрерывной деятельности.
Поэтому, если описываете какие-то операции, которые ну никаким образом не ведут к цели получения прибыли. Задумайтесь – эти операции действительно нужны в организации?
Давайте скорректируем наше определение бизнес-процесса:
Бизнес-процесс – это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательности с целью получения прибыли. При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времени
Если бизнес-процесс, это конкретная последовательность операций, то где начинается и где заканчивается один процесс и начинается другой? Чтобы это понять, нужно разобраться, что такое границы бизнес-процесса.
Мы уже знаем, что бизнес-процесс начинается в конкретное время. Не всегда можно привязать начало действий к конкретному календарному периоду, как в примере с пятничным отчетом.
Полезные материалы: Где и Как бесплатно создавать блок-схемы?
Когда нужно запустить процесс обработки заявки от клиента? В 09-00 следующего дня? Или сразу после факта получения? Надеюсь, что вы не задумывались над ответом и сразу выбрали второй вариант.
Значит бизнес-процесс начинается либо в конкретное время (в 12-00 часов каждой пятницы) либо при наступлении события (получение заявки от клиента).
Получается, что:
Граница бизнес-процесса – это наступление конкретного события и/или времени, которые служат сигналом для начала исполнения бизнес-процесса или указывают на его окончание
Таким образом, чтобы понять, когда начинается или заканчивается бизнес-процесс, мы должны определить все возможные сигналы и четко их зафиксировать.
Итак, как только сотрудник видит сигнал, он понимает, что пора исполнять бизнес-процесс. Но вот вопрос. Оказывается, для исполнения операций, сотруднику недостаточно одного сигнала. И тут мы подходим к определению входа и выхода бизнес-процесса.
Вход бизнес-процесса – это ресурс, который необходим для исполнения бизнес-процесса
и
Выход бизнес-процесса – это продукт / услуга / информация / документ или иной другой результат исполнения операций бизнес-процесса
В терминологии процессного управления – тот, кто обеспечивает вход бизнес-процесса, называется поставщиком бизнес-процесса. Получатель результат бизнес-процесса называется потребителем бизнес-процесса.
Подведем итог:
Бизнес-процесс, это когда сотрудник видит наступление сигнала, получает нужный ресурс и приступает к исполнению заранее установленной последовательности действий, во время которых он превращает ресурс в конкретный результат, который передает в другой бизнес-процесс, где все повторяется снова.
Таким образом, все бизнес-процессы в организации взаимосвязаны между собой через систему входов и выходов. В идеальной ситуации, выход одного бизнес-процесса автоматически поступает в другой бизнес-процесс, что служит сигналом для его исполнения и так продолжается по всей цепочке, пока в кассе не окажется итоговый результат всей работы – выручка компании.
