3 базовых шага по защите активов без бюджета
Время чтения: 8 минут
Если спросить любого предпринимателя о защите активов, то без сомнения каждый выскажется о том как это важно. Тем не менее, такое же абсолютное большинство не решает эту проблему заблаговременно. Чаще всего о защите активов задумываются, когда началась атака. Как следствие, повышенные расходы, стресс и вероятность потери бизнеса.
В этой статье мы рассмотрим три базовых шага по защите активов, а также применим их к основным видам существующих активов:
1 шаг — оформление прав и хранение документов
Абсолютно любой актив возникает в результате совершения тех или иных юридических действий. Это может быть: подписание договоров, актов, совершение платежей, публикация объектов в открытом доступе, электронная переписка, регистрация в различных реестрах и так далее.
Любая защита активов начинается с создания и сбора документов, которые подтверждают права. Важно, чтобы они были подготовлены заблаговременно и находились в доступном месте. Лучше даже хранить их дома или там, где никто не сможет ограничить к ним доступ. Так, в случае конфликта, они могут быть спрятаны партнером, украдены работниками, изъяты государственными органами. В этом случае вы теряете свои позиции.
2 шаг — закрепление прав
Само по себе оформление прав не всегда защищает актив. В большинстве случаев необходимо предпринять еще дополнительные меры. Это необходимо для установления дополнительных барьеров для атакующих. Например, могут устанавливаться дополнительные юридические процедуры, штрафы, неустойки, фиктивные держатели прав, обременения.
3 шаг — контроль за активами
Этот рутинный процесс требует дисциплины. Необходимо определить с какой периодичностью вы будете проверять свои права на активы. Вы можете заходить в электронные базы, государственные реестры, заказывать выписки и т.п. Очень часто атака на активы или подготовка к ней начинается гораздо раньше, чем об этом узнает предприниматель.
Под активами можно понимать все, что непосредственно влияет на формирование выручки бизнеса.
Можно выделить следующие основные группы:
1) Интеллектуальная собственность
Сюда входит сайт, контент, программное обеспечение, товарный знак и фирменный стиль, деловая репутация, книги, материалы и т.п.
Шаг 1. Оформление прав на интеллектуальную собственность:
— если актив создается собственными силами, то необходимо хранить исходники/черновики, фиксировать процесс создания объекта любыми доступными способами.
— если вы заказали произведение по договору, то необходимо обеспечить в договоре фразу о переходе прав, подписать все документы о передаче этих прав.
Права на интеллектуальную собственность возникают с момента ее создания, можно сказать сами собой. Но процесс этого создания лучше фиксировать.
Шаг 2. Закрепление прав.
— интеллектуальная собственность на ряд произведений подлежит государственной регистрации. К таким объектам относится товарный знак, программное обеспечение, отдельные дизайнерские решения, изобретения. То есть, полноценная защита вашему логотипу будет предоставляться именно с момента государственной регистрации его как товарного знака. Этот инструмент облегчает судебную защиту и взыскание убытков, неустоек.
— для объектов, которые не подлежат государственной регистрации существует система депонирования произведений на сайте Российского авторского общества (http://rao.ru/…/deponirovanie-neobnarodovannyh-proizvedenij/). Депонирование это негосударственная форма подтверждения прав.
— в отдельных случаях произведение может быть опубликовано в социальных сетях, которые подтверждают дату и источник публикации. Например, публикация видео на YouTube будет считаться одним из доказательств прав на произведение.
— нотариальное заверение интернет-страниц. Любой нотариус может составить протокол осмотра интернет-страницы и зафиксировать ее содержимое в протоколе. Этот документ также можно будет использовать в спорах.
— отправка по почте самому себе. Берем конверт, идем на почту, отправляем себе письмо, получаем его, откладываем на черный день и не распечатываем.
Шаг 3. Контроль за активами.
В данном случае весь контроль выражается в виде постоянного мониторинга информационного пространства. Цель — убедиться в том, что вашу интеллектуальную собственность никто не использует, что не нарушается ваша деловая репутация. В данном случае защита будет в первую очередь выражаться в оперативном и жестком реагировании на эти нарушения.
2) Недвижимость
К данной группе можно отнести не только собственность, но и аренду офиса, склада, торговой точки.
Шаг 1. Оформление прав на недвижимость происходит строго путем регистрации в Едином государственном реестре недвижимости.
Данный реестр содержит данные о собственнике и это является гарантией того, что актив ваш. Аренда на 11 месяцев, либо бессрочная аренда регистрации не подлежит.
Если с недвижимостью все понятно, то огромное количество предпринимателей попадается на аренде. При заключении договора важно обратить внимание на следующие пункты:
— возможность арендодателя вас выгнать в любой момент;
— ваша возможность съехать. Договор прямо должен указывать, что вы имеете на это право;
— штрафы на ровном месте. Многие договоры содержат большое количество штрафов, которые арендодатель может держать на «черный» день;
— возможность ограничить доступ в помещение.
Шаг 2. Закрепить права на недвижимость можно несколькими способами:
— создать искусственный залог. Тогда в случае форс-мажора «свой» залогодатель сможет забрать недвижимость. Также любые сделки с недвижимостью будут происходить только с согласия залогодателя.
— уведомить Росреестр о том, чтобы все сделки с недвижимостью совершались только в вашем личном присутствии.
Шаг 3. Контроль активов.
С недвижимостью все просто. Необходимо с определенной периодичностью заказывать выписки из реестра недвижимости.
3) Права на компанию
Шаг 1. Каждый знает, что надо зарегистрировать фирму в налоговых органах.
Права на долю появляются с момента внесения в реестр налоговой. Но после регистрации (по закону надо до, но лучше поздно, чем никогда) необходимо полностью оплатить уставный капитал на расчетный счет компании.
С точки зрения защиты при регистрации в Уставе важно решить следующие вопросы:
— возможность третьим лицам войти в компанию (купить долю или внести взнос в уставный капитал);
— порядок принятия решений по основным вопросам общего собрания (простое большинство, 2/3, 3/4, единогласно);
— возможность безусловного выхода из компании участника по одному лишь заявлению;
— положение о неконкуренции среди учредителей;
— порядок совершения сделок с самыми ценными активами бизнеса.
Еще раз повторю, что очень важно хранить все документы на компанию в доступном и безопасном месте. Также рекомендуем сделать нотариальные копии документов и хранить их также в отдельном месте.
Шаг 2. Принимаем меры по урегулированию партнерcких отношений.
Базовым инструментом является заключение корпоративного договора. Это основной документ, который закрепляет договоренности между партнерами. В процессе вы проработаете и поднимете много вопросов, которые не появились бы в другой ситуации.
Шаг 3. Контроль ситуации заключается в периодической проверке своего юридического лица и себя, с помощью ВСЕХ сервисов на сайте nalog.ru.
Также рекомендуем время от времени проверять не открыли ли ваши партнеры конкурирующие организации.
4) Клиентская база и команда
Эти две группы объединены, потому что существует в постоянном взаимодействии.
Шаг 1. Главная проблема состоит в том, что оформить права на команду или клиентскую базу невозможно.
Данные активы нельзя оформить. И защита главным образом складывается из того, чтобы создать как можно больше ограничений для злоумышленников.
Шаг 2. Помимо ограничения доступа к клиентской базе необходимо установить режим коммерческой тайны в отношении этой информации.
Это делается на уровне принятия внутреннего документа, маркировки самой информации и заключения соглашений с сотрудниками. Распространение сведений карается неустойкой.
Правильное оформление отношений с сотрудниками в будущем не позволит им шантажировать вас. Необходимые действия:
— заключить трудовой договор и передать его копию сотруднику под роспись;
— закрепить конкретные должностные обязанности;
— не нарушать сроки выплаты зарплаты;
— все самые важные правила, которые есть в организации необходимо закрепить в документе.
Дополнительно рекомендуется установить следующее:
— запрет на использование офисных компьютеров для каких-либо личных целей;
— запрет конкурировать с работодателем;
— запрет на распространение коммерческой тайны и конфиденциальной информации;
— договор о полной материальной ответственности, в том числе, коллективной.
Шаг 3. Контроль за сотрудниками и сохранностью клиентской базы эффективнее всего осуществлять с помощью технических средств, частые проверки контрагентов на предмет однодневок и подставных фирм.
Самая дешевая и эффективная защита активов та, которая предпринята до наступления неблагоприятных последствий.