Для организаторов и экспонентов бюджет выставки — больная тема, с какой стороны ни посмотри. Как сделать достойное мероприятие и при этом не выйти за финансовые рамки, расскажем в свежем выпуске блога Protoplan.
Год от года бюджет мероприятия чаще всего остается примерно на одном уровне, а цены и ожидания посетителей выставки растут. Это оказывает большое давление на экспонентов и организаторов. Пока волшебного способа сделать чудо из ничего не придумали, разберемся, какие пункты в бюджете выставки могут эволюционировать, чтобы превратиться в более содержательные и менее затратные. Главные принцип — меньше денег, больше эффективности.
Подавайте на выставке еду, которая не мешает работе
Есть одна большая проблема, с которой посетители выставки сталкиваются во всем мире. Во время кофе-брейка, ланча или даже в кафетерии на стенде экспонента они пытаются поесть, но «шведские столы» с их салатами, булками и бутербродами совсем не предназначены для употребления во время делового общения. Еда должна быть удобной. Есть простой способ избежать этих трудностей, создать обстановку для общения и неплохо сэкономить. Делайте ставку на небольшие канапе — этот формат очень элегантен и удобен, это признак хорошего вкуса и заботы о здоровье посетителей выставки. Небольшая тарелочка или даже салфетка для канапе, чашка кофе или стакан с любым напитком — вот и обед.
Вывод: Не тратьте на «шведский стол», заказывайте канапе.
Используйте соусы и гарниры для подачи на выставке, чтобы сэкономить на мясе
Если на выставке вы устраиваете фуршет с посадочными местами и необходимо подать полноценное блюдо, помните о курице. Говядина и рыба стоят гораздо дороже цыпленка. Но есть проблема — кого удивишь обычной курицей? Как насчет того, чтобы подать ее с необычными соусами, шоколадом, экзотическими фруктами в виде гарнира? Хорошая подача оживит ситуацию.
Вывод: Экономьте на говядине и рыбе, тратьте на курицу и соусы.
Унифицируйте свои презентационные пакеты для посетителей выставки
Все больше организаторов выставок и экспонентов готовят к мероприятиям презентационные пакеты. В них обычно ручка, блокнот или несколько брендированных листов А4 и буклеты — это минимальный набор, без изысков. Но все эти предметы сразу после выставки легко могут отправиться в урну. Чтобы не допустить этого, сделайте ставку не на картонный или полиэтиленовый пакет, а на холщовую сумку с логотипом компании или выставки, другой вариант — нейлон, он еще дешевле. Даже если все содержимое посетитель выставки решит выбросить, сумку он наверняка оставит — так вы продлите эффективность своих инвестиций в презенты. Не забывайте еще напомнить посетителям выставки, что ваш отказ от полиэтилена — экологическая инициатива, это располагает.
Вывод: не тратьте на пакеты, блокноты и ручки, тратьте на долговечные сумки.
Ускорьте регистрацию на выставку, но сократите свой бюджет штата
Важный момент для организаторов выставки, ведь особенно в первый день с утра — в пиковый период — на стойках регистрации собираются очереди. Многие увеличивают штат в эти периоды, но есть другой вариант — более экономичный в перспективе, удобный и современный. Установите киоски, с помощью которых посетители выставки по штрих-коду на билете, например, смогут самостоятельно зарегистрироваться на выставку и получить бейдж участника. Если нет возможности приобрести такие киоски, возьмите их в аренду. Может выйти дешевле, чем содержать целый штат сотрудников.
Вывод: не тратьте больше внимания на персонал, проводите его в киосках самообслуживания.
Избавьтесь от баннеров на выставке в пользу цифровых панелей
Совершенно разные по форме, цвету и содержанию и в большинстве своем безвкусные баннеры — до сих пор печальная реальность многих выставок в России, да и за ее пределами. Каждый раз снимать, устанавливать, тратиться на транспорт и персонал... Вы можете лучше — установите цифровые панели. Они не только дешевле в итоге, но и открывают новые возможности для презентации экспонентов и продукции.
Вывод: цифровые панели позволяют сэкономить и оставаться современной компанией.
Устройте необычный обед для участников выставки
Это может быть завтрак или даже ужин, не важно. Но попробуйте уйти от строго формата делового ланча с галстуками и сменой блюд. Устройте пикник — это обойдется в разы дешевле дорогостоящей трапезы, где принято подавать минимум два варианта горячего, салаты и закуски с напитками. Пледы, подушки для пикника, вкусная еда — идеальная богемная атмосфера. Это может стать фишкой выставки.
Вывод: не тратьте на ужин из трех блюд, проводите деловые встречи на пикнике.
Откажитесь от разработки приложения для выставки, если аудитория не готова
Далеко не во всех сферах бизнеса основная аудитория уже диджитализировалась, и посетителям выставки может быть неудобно использовать мобильное приложение для поиска экспонентов, общения с организаторами и прочего. Иногда мобильные приложения просто не окупаются. Если люди не хотят пользоваться технологией, от нее надо отказаться. Многим проще — особенно, если на выставочной площадке беда с интернетом — использовать обычный бумажный гид. Но не надо тратить на него кучу денег и исполнять в глянце — достаточно бумажной карты с планом выставки, обозначением экспонентов и бытовых точек и номером телефона «поддержки», где посетитель сможет уточнить информацию.
Вывод: не тратьте на мобильное приложение и буклеты — сделайте что-то одно, ориентируясь на особенности посетителей выставки.
Сделайте ставку на экономичный вау-эффект на выставке
Перестаньте оплачивать поездки и отели для посетителей выставки, если они не являются трафикообразующими факторами. Чтобы люди ехали к вам сами, надо их привлечь чем-то другим. Стоит опять же сделать ставку на современные технологии — VR бешено набирает обороты и предоставляет организаторам выставок и экспонентам колоссальные возможности для презентаций. Показать продукт или услугу так, как это может VR, не способно ни одно видео. Разве что вы решите устроить для посетителей выставки бесплатное турне на предприятие или подарить им свой продукт. Но это большие деньги, а так , с малыми затратами, впечатление и вау-эффект обеспечен.
Вывод: старайтесь привлечь посетителей выставки не халявой, а новыми технологиями, которые будут способствовать продажам.
Сэкономить можно на многом. Например, если на выставке вы вручаете награды экспонентам или дилерам, то вместо металлических статуэток можно заказать гораздо более дешевые акриловые. Или не тратиться на спикеров с громкими именами, а немного постараться и найти спонсоров для деловой программы, которые будут готовы выступить и поделиться с участниками выставки практическими знаниями.
Главное — не экономьте на своем удобстве. А ведь вам и не придется.