Еще до того, как бизнес-процесс превратится в действующий и утвержденный регламент, необходимо определиться с ключевыми сотрудниками, которые будут ответственны за управление процессом и реализацию установленных операций.
Ответственность – вот ключевое слово, которое определяет роль в рамках процессного управления. Именно от зоны принимаемой ответственности, устанавливается конкретная роль сотрудника в реализации бизнес-процесса
В классическом управлении бизнес-процессами, выделяют следующие роли:
1. Владелец бизнес-процесса.
2. Участник бизнес-процесса.
3. Куратор бизнес-процесса.
4. Поставщик бизнес-процесса.
5. Потребитель бизнес-процесса.
Разберем по очереди каждую роль.
Читайте также: Что такое бизнес-процессы на самом деле
1. Владелец бизнес-процесса.
Сотрудник, который отвечает за реализацию бизнес-процесса. Ему предоставляется пакет полномочий и именно он принимает окончательные решения.
Часто его называют еще руководителем бизнес-процесса, но это название не совсем верное. Он именно владелец, лучше даже сказать собственник бизнес-процесса, со всеми последствиями и преимуществами.
Владелец бизнес-процесса может не быть его участником и может не выполнять ни одной операции внутри процесса. Редко, но такое бывает.
Владелец бизнес-процесса, несет ответственность за:
- Исполнение бизнес-процесса и соблюдение поточности операций;
- Отслеживание KPI бизнес-процесса;
- Контроль за получением необходимых ресурсов;
- Анализ исполнения бизнес-процесса и инициацию его улучшений;
- Решение конфликтных ситуаций между участниками бизнес-процесса;
- Коммуникации между участниками бизнес-процесса и другим персоналом компании.
Конечно, это не весь список, а лишь основные задачи, которые владелец бизнес-процесса решает в ежедневном режиме
Один сотрудник может быть владельцем нескольких бизнес-процессов. Но в одном бизнес-процессе может быть только один владелец.
2. Участник бизнес-процесса.
Это сотрудник, выполняющий хотя бы одну операцию в бизнес-процессе. Этой операцией и ограничивается его зона ответственности.
Поэтому главная задача участника бизнес-процесса, это выполнить свою операцию в нужное время и с нужным качеством, чтобы не сорвать последовательность действий.
Участников бизнес-процесса может быть любое количество. Минимальное количество участников – один человек.
3. Куратор бизнес-процесса.
Куратор – это сотрудник, который периодически контролирует бизнес-процессы. Он не является владельцем. Его зона ответственности – обеспечивать контроль и исполнение группы взаимосвязанных бизнес-процессов.
Эта роль не обязательна, и в маленьких организациях не используется. Так как для небольших компаний, у которых не много бизнес-процессов роль избыточна.
Читайте также: Правила внедрения бизнес-процессов
4. Поставщик бизнес-процесса.
Это тот, кто предоставляет необходимые для запуска бизнес-процесса ресурсы. Поставщиков в бизнес-процессе бывает несколько, но должно быть не менее одного. Зона ответственности поставщика – в нужное время и в полном объеме обеспечить участников бизнес-процесса всем необходимым.
5. Потребитель бизнес-процесса.
Получатель результатов бизнес-процесса. Тот, кто получает, оценивает и принимает.
Порядок назначения на роли в бизнес-процессах.
Поставщиками и потребителями чаще всего являются владельцы других бизнес-процессов, которые соответственно либо предоставляют ресурсы, либо получают их.
Поэтому основная проблема возникает с вопросом, кого назначить владельцем бизнес-процесса.
Рекомендуем ответить на ряд вопросов, которые и помогут определиться с выбором:
1. Кто несет ответственность за последовательность выполнения операций? Кто сможет принять решение об изменении поточности без дополнительных согласований?
2. Кто оценивает результаты бизнес-процесса? Определяет и/или устанавливает KPI и их значения?
3. Кто будет иметь доступ к любой информации внутри бизнес-процесса? Ну или может без труда эту информацию получить, оценить и использовать?
Если есть человек (должность) который является ответом на каждый из вопросов, то он без сомнения его владелец. Если на каждый вопрос находятся разные сотрудники, то это повод задуматься о распределении полномочий. В любом случае просто принимайте решение и назначайте одного из сотрудников владельцем бизнес-процесса.
Понравилась статья? Ставьте лайк и подписывайтесь на наш канал.
Или читайте еще больше информации в нашем блоге - ProfMetods.ru