Выставка становится захватывающей, когда экспоненты в зале смешиваются, объединяются в сообщества и активно общаются. Шум толпы — это отличный знак для организатора выставки, тот момент, когда можно выдохнуть и почувствовать, что месяцы подготовки прошли не зря и все усилия стоили того. Как этого добиться? Прежде всего, создать правильную атмосферу. Расскажем, как это сделать, в блоге Protoplan.
Самое важное в выставке — создание комфортной рабочей атмосферы, в которой экспоненты и посетители могут раскрепоститься и спокойно вести дела. Влияет на это множество факторов, и один из главных, разумеется, — привлечение крупных брендов и авторитетных партнеров выставки, которые смогут предоставить участникам мероприятия если не уникальные, то качественные и привлекательные услуги, и создать тем самым приподнятое настроение.
Но не все привлеченные на выставку бренды одинаково полезны. Важно изначально продумать, что именно важно для ваших экспонентов и посетителей, в каких услугах они будут нуждаться в первую очередь. Определив цели, останется выбрать надежного партнера выставки. Только такая схема гарантирует организатору выставки, что он получит максимальную отдачу от своих усилий.
Важно уделять внимание мелочам. Мы все сталкивались с подобным — вы спланировали все на отлично, Wi-Fi активируется, как только посетитель проходит регистрацию на сайте выставки или экспоцентра, но тут начинает барахлить микрофон, экспонент вдруг задает неудобный вопрос, которого вы не ожидали, и тут случается что-то уж совсем непредсказуемое. Такое может произойти с каждым организатором выставки.
Поэтому убедитесь, что вы заранее смоделировали максимум возможных экстренных ситуаций и у вас есть пошаговые планы A, B и C — на всякий случай. Если вам вдруг потребуется доступ к кухне, убедитесь, что в экспоцентре вы сможете оперативно получить его или установить свое оборудование, например, кофемашину, холодильник и сэндвичницу, но при этом у вас будет неограниченный и удобный доступ к электричеству.
Но все же в организации питания на выставке стоит положиться на профессионалов — ищите интересные варианты. Например, на одной из недавних конвенций с участием государственных служащих со всей Канады организаторы привлекли в качестве партнеров местных производителей, чтобы гости мероприятия смогли отведать локальную кухню и проникнуться настроением города. Повара компании-партнера на сайте позволили организаторам выставки предлагать гостям небольшие блюда местной кухни. Чтобы вовлечь посетителей, повара приглашали их принять участие в приготовлении блюд в оборудованных партнером брендированных кабинках, надевали на гостей фирменные фартуки — и те были в полном восторге от участия в таком спонтанном мастер-классе. Простые блюда, минимум времени — масса впечатлений. Более того, получилось небольшое шоу — вокруг поварских кабинок то и дело толпились люди, фотографировали, снимали видео, выкладывали все это в соцсети с хэштегами выставки и локацией.
Все — от прямых трансляций с деловой программы до станций самостоятельной регистрации на выставку — можно поручить партнерам. Но узнайте заранее, какие услуги нужны посетителям и экспонентам, и находите хороших подрядчиков. Не отдавайте на откуп все — обязательно контролируйте процесс, проговаривайте с каждым партнером схему действий в любой непредвиденной ситуации. Надо понять, что может пойти не так — как с вашей, так и со стороны партнера. И заранее определить решения каждой возможной проблемы.
Чтобы не навредить бренду выставки, важно выбирать подрядные компании, для которых их собственный бренд имеет ценность. Для них первым пунктом должно идти качество, они должны жить своим делом, а не преследовать цель продать свои услуги и просто заработать денег. Чтобы выяснить, подходит ли подрядчик, организатору выставки важно в ходе переговоров проговорить идеологию, цели и задачи не только самой выставки, но и экспонентов, их основные потребности.
Главное — найти людей, которые могут взять даже среднюю идею и сделать из нее что-то действительно выдающееся. Отличная идея, например, организовать на выставке «релаксационную станцию» — особенно, если мероприятие длится несколько дней, экспонентам и посетителям понадобится спокойное место для перерыва на кофе или пространство, где можно провести деловую беседу в неформальной обстановке. Использовать такое пространство можно для размещения стендов партнеров выставки, скажем, кафе, зарядной станции. Можно поставить даже массажные кресла или установить развлекательные стенды с виртуальной реальностью.
А на стандартной медицинской выставке привлечь в качестве партнера можно бренд здорового питания — он будет выделяться среди серьезных фармацевтических корпораций и позволит приблизить выставку к реальной жизни и людям.
Сезонность и география тоже влияют на выбор брендов-партнеров выставки. Например, зимой бессмысленно привлекать в качестве партнеров компании по выпуску прохладительных напитков — никто не получит от такого сотрудничества желаемой отдачи.
И, конечно, стоит заранее продумать общую информационную политику выставки и компаний-партнеров: когда и в каких СМИ, на каких площадках в соцсетях будут появляться те или иные публикации, когда стартуют акции, какие анонсы и фотографии стоит продвигать в рамках рекламной кампании выставки, каким будет общий хэштег выставки, с каких мероприятий будут вестись прямые трансляции. Надо максимально задействовать ресурсы и организаторов мероприятия, и партнеров — каждый подписчик должен быть на счету.
Как привлечь спонсора на выставку и качественно поработать с посетителями, чтобы все бренды получили желаемый результат, читайте в блоге Protoplan.
Выбрать для партнерства выставку с большим трафиком легко с помощью онлайн-каталога Protoplan — в нем собрано уже больше 19 тысяч выставок со всей планеты. Мы регулярно обновляем статистику и даты проведения мероприятий.