По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме. Зато Елена Соловьёва из Лаборатории Касперского смогла, а мы выбрали самое важное .
Фиксируйте план действий
Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.
Расставляйте приоритеты
Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела.
Делегируйте
При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчиненным расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчиненными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.
Научитесь говорить «нет»
Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.
Блокируйте раздражители
Перед началом работы отключите все, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту и сконцентрируйтесь на задаче.
Исключите «пожирателей времени»
Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.
Не делайте несколько дел одновременно
На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:
- замедляемся,
- ошибаемся,
- стрессуем,
- перестаем чувствовать жизнь,
- начинаем забывать важные вещи,
- разрушаем отношения с близкими,
- становимся эмоционально нестабильными,
- теряем креативность.
Отдыхайте
Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.
Наведите порядок в электронной почте
Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:
- Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
- Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать» и т. д.
- Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
- Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
- Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днем рождения по email, сделайте заготовку такого письма.
Создайте комфортное рабочее место
Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.
Ограничьте свой перфекционизм
Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всем, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».
Подписывайтесь на нас в фейсбуке, ВК и телеграме ─ там ещё больше интересного. На Дзене тоже подписывайтесь.