Представление к награждению осуществляется районными комиссиями на основании обращений, поступивших в администрацию района от физических лиц, коллективов организаций, представителей общественности. К заявлению на награждение должны прилагаться:
Основанием для отказа в подаче заявления является:
• Отсутствие постоянной регистрации или регистрация на территории города Новосибирска менее пяти лет;
• предоставление документов, содержащих недостоверные сведения;
• лишение многодетной матери родительских прав в отношении ребенка (детей);
• нахождение ребенка (детей) на полном государственном обеспечении;
• получение многодетной матерью государственных наград, наград Новосибирской области за рождение и воспитание детей.