Тема цифрового рабочего места не нова. Это логичное развитие тех решений, которые возникли уже достаточно давно.
Вначале были порталы интранет – веб-сайты для внутреннего корпоративного использования. Там хранили документы, контент, сотрудники там общались. Что было на портале? В основном – корпоративные новости, телефонные справочники, фотогалереи, списки дней рождений сотрудников, страницы подразделений и т.п. Так было не всегда.
От корпоративного к личному
Потом появились личные кабинеты. Личный кабинет – это агрегатор информации, которой сотрудник пользуется в работе. Например, это документы, ссылки на избранное, полезные инструменты, задачи, которые он автоматизировано решал на портале (к примеру, остаток отпусков или выписка из расчетного листа и др.). По сути, это была персональная область, где скапливалась корпоративная информация.
Развиваясь, личный кабинет и корпоративный портал становились все более удобными и полезными, учились решать все больший круг задач. Так созрело понятие единого цифрового рабочего места.
Перечень инфосистем, с которыми взаимодействует личный кабинет сотрудника, расширяется, при этом получаемая информация используется для работы – для выполнения основных функциональных обязанностей. Кроме того, сотрудник может сам инициировать активности в нужных системах через единые дашборды, которые находятся в интранете.
Предпосылки появления цифрового рабочего места
Сегодня существует множество приложений и устройств, которые сотрудники используют для выполнения своей работы.
Всё чаще персонал использует в работе те цифровые «инструменты», которые он предпочитает, независимо от того, одобрил департамент ИТ эти инструменты или нет. Так называемые «теневые ИТ» сейчас составляют от одной трети до половины всех информационных технологий, используемых сегодня в компаниях.
Digital Workplace – инструмент управления всеми рабочими активностями сотрудников компании. Это инструмент не только получения информации, но и инициирования активностей через интранет.
Элементы рабочего места, объединяйтесь!
Основная функция Digital Workplace – объединение изолированных информационных систем компании и рабочей «цифровой» среды сотрудника в едином рабочем инструменте. Плюс поддержание мобильности рабочего места, обеспечение удаленного доступа к рабочим ресурсам с различных устройств.
Для этого необходимо определить, какие именно важные задачи будет решать сотрудник с помощью Digital Workplace, какой реальный выигрыш в решении производственных задач от размещения их в интранете и в Digital Workplace? Какие активности имеет смысл вынести в дашборды, а какие и нет?
Очевидно, для каждого случая, для каждого клиента набор дашбордов абсолютно разный и зависит от функциональных задач, от их критичности.
Самый первый напрашивающийся набор задач – это контроль показателей. Для руководителей разных уровней - это, прежде всего, корпоративная отчетность. В этом случае на дашборды помещаются различные показатели, значения, индикаторы и т.п. Далее – предоставление отчетности, из которой у другого сотрудника (в его дашборде) строятся KPI.
Второе – инициирование активностей в компании, прежде всего - документооборот, формирование заявок и контроль их статусов, отправка документов на согласование или на разработку.
Стоит отметить, что при реализации проекта особое внимание следует уделить предварительному этапу – консалтингу. Конечно, есть и типовые задачи, которые, скорее всего, подойдут всем, но, с большой долей вероятности, если не провести консалтинг - этими сервисами просто никто не будет пользоваться.
Остановимся на трех ключевых задачах Digital Workplace:
- Интеграционные задачи. На техническом уровне цифровое рабочее место должно взаимодействовать со всеми корпоративными системами.
- Задача методологическая. Создается информационный инструмент, для работы с которым необходимы регламенты (кто, что, когда, зачем исполняет). Использование Digital Workplace в рабочих процессах требует доработки существующих регламентов основных бизнес-процессов и создания новых.
- Юзабилити системы. Продуманность пространства, удобство использования. Сотрудники должны видеть и понимать, что в пространстве Digital Workplace работать удобнее, чем без него. Удобство цифрового рабочего места – это лучшая мотивация к использованию.
Букет преимуществ
Использование интранета, Digital Workplace, дашбордов подталкивает компании к преобразованию работы персонала, оптимизации взаимодействия подразделений внутри организации. Переводя работу сотрудника в интранет по всем аспектам его деятельности, мы переходим от информационного ресурса к инструменту: это и инициация процессов, и участие в этих процессах, и взаимодействие и прочее. Всё это происходит через интранет.
Говоря “интранет”, мы имеем в виду публичные ресурсы. Всё, что относится к персонализированной части – это Digital Workplace. И если раньше в Digital Workplace размещали информацию, которая не была важна для выполнения основных обязанностей (больше для комфорта, ускорения получения информации), то сейчас в цифровое рабочее место добавляют те дашборды, которые используют для основной работы, а управление процессами также производится с помощью Digital Workplace.
Для каждой функциональной роли компоновка дашбордов продумывается и реализуется своя. Для руководителя – это один вид и компоновка, для специалиста – другой, для исполнителя – третий.
Пример: у специалиста юридической службы, помимо основных производственных задач, есть задачи в компании: он заказывает справки, ходит в отпуск, болеет, отдыхает, получает зарплату, общается с коллегами и прочее. Всё это он может делать, используя единый инструмент – цифровое рабочее место. Для доступа к цифровому рабочему месту он может использовать мобильное устройство.
На его планшет соберут дашборды с основными активностями (сервисы СЭД или «Консультант Плюс»), с дополнительной информацией (сервис-дэск), дашборд HR-службы, для оформления справок и заявлений, дашборд корпоративных коммуникаций, для контактов с коллегами по задачам и личным вопросам.
Сервисы Digital Workplace сокращают производственные затраты путем преобразования операционных процессов,их цифровизации, управления производительностью, реализации возможностей работников в организации.
Евгений Фомин
Руководитель центра компетенций. Аплана. Центр Разработки (ГК Аплана)
Вам понравилось? Поставьте лайк и подпишитесь на новые статьи!