Периодически в работе организации возникают ситуации, требующие расхода наличных денег. В этом случае приходится оформлять выдачу определенной суммы в подотчет ответственному лицу. В связи с тем, что фискальные органы пристально следят за наличными операциями юр.лиц и ИП, актуален вопрос – а есть ли ограничение по выдаваемой сумме? Об этом читайте далее в нашей статье.
Каков общий порядок выдачи наличности в подотчет?
Согласно п. 6.3 указаний Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 выдача наличности сотруднику – подотчетному лицу должна одновременно удовлетворять следующим условиям:
· цель расхода – хозяйственная деятельность организации;
· выдача производится по заявлению сотрудника, содержащему сведения о сумме, сроке, а также заверенному визой руководителя;
· должен быть оформлен расходный кассовый ордер.
Сотруднику, получившему деньги, дается три дня на то, чтобы отчитаться о потраченных суммах и составить авансовый отчет. Это правило касается как рядовых сотрудников, так и руководства. Пока отчет не будет предоставлен – за работником числится задолженность, что, однако, не является основанием для отказа ему в следующей выдаче наличности. Если сотрудник по факту израсходовал больше денег, чем ему было выдано (были потрачены его собственные средства), после проверки авансового отчета бухгалтерией он имеет право получить свои деньги назад.
Нормативные акты не содержат упоминания о предельной сумме, которую разрешено выдавать сотрудникам наличными. Организация вправе решать этот вопрос на свое усмотрение. Это же касается и предельного срока, который сотрудник может держать «на руках» полученную сумму денег, не производя при этом расходов.
Хотя законодательного ограничения по выдаче суммы в подотчет нет, это не значит, что расходы можно производить также в неограниченном объеме. Проще говоря, получить на руки работник может любую сумму, а вот потратить на покупку материальных ценностей у другого юрлица он имеет право не более 100 000 рублей наличными – здесь в силу вступает уже другое указание Банка России, регламентирующее наличные расчеты организаций и ИП (указание № 3073-У от 07.10.2013). Данная сумма ограничивает наличные расчеты по одному договору, заключенному между двумя организациями.
Установленный порог обязаны соблюдать только предприниматели, обычные граждане, проводящие закуп от своего имени как физ. лица, а также нотариусы, могут вести расчеты наличными на суммы, более указанной.
Чего следует избегать при выдаче подотчетных сумм?
Чтобы не привлекать излишнего внимания фискальных органов следует избегать систематического проведения следующих операций с выдаваемой подотчетникам наличностью:
- краткосрочная выдача/возврат, без фактического расхода;
- долгосрочная выдача (на месяцы, годы);
- выдача суммы, несоизмеримо большей в сравнении с произведенными расходами;
- нецелевое использование выданных сумм.
Подобные нарушения могут привести к штрафу.
Итоги
Пороговое значение по подотчетным суммам не регламентировано. Однако расход наличности по договорам с контрагентами не должен превышать ста тысяч рублей.
Вся полезная информация о расчетах, в том числе с подотчетниками, есть в нашей рубрике «Расчеты».