Как люди представляют себе архив? Вряд ли это забитая бумажками подсобка, куда навалены разнообразные документы. Архив представляется более-менее упорядоченным местом хранения официальных документов.
Мухи от котлет
Для того, чтобы набор файлов превратился в электронный архив, нужно, по сути, две вещи:
он должен соответствовать внутренним требованиям и нуждам компании,
он должен соответствовать требованиям законодательства по архивному хранению.
Согласитесь, вы будете иметь несколько бледный вид, если зашедшая на дружеский разговор налоговая захочет от вас документы, которые вы отсканировали и спустили в шредер, дабы освободить кладовку под поле для мини-гольфа. Безбумажный документооборот - это хорошо, но если не использовать необходимые инструменты, то он так и останется утопией.
Нечего терять, кроме штампов
Разумеется, рука об руку с электронным архивом придёт система электронного документооборота (СЭД). Было бы нелогично трансформировать документ в электронный только на момент вывода из оперативного обращения. Если это можно сделать - то почему бы и не сделать это сразу? В конце концов, СЭД имеет свои очевидные преимущества над бумажным документооборотом.
Не далее как вчера автор этих строк расспрашивал нового сотрудника о его бывшей работе и сочувствовал человеку, у которого абсолютно любое значимое действие или согласование проводилось через документы установленной формы и множество начальников, а каждое электронное обращение в их организацию распечатывалось и становилось бумажным документом. Подчеркну, человек рассказывал о своей БЫВШЕЙ работе и радовался согласованиям по электронной почте как ребёнок. Шёл 2018 год.
“Больше” - значит “лучше”
Повторяется за СЭД и другая особенность электронного архива: он тем полезнее компании, чем она крупнее. Какой-нибудь средний бизнес сделает работу сотрудников за счёт ускоренной и упрощённой работы с архивными документами эффективнее процентов на восемь. А вот крупная компания с филиалами, разветвлённой структурой или государственная организация быстро перестанет понимать, как она работала до этого раньше со стандартными бумажными архивами.
Дело ведь не только в производительности труда и повышении эффективности использования офисов - документы перестанут теряться, информационная безопасность повысится, отчёты можно будет составлять автоматически, а найти нужный документ станет не сложнее, чем смешную картинку в интернете. Цифровизация документов - это индексирование и возможность быстрого поиска по нужным параметрам.
Ежедневно 42 минуты под завалом бумаг
Засилье бюрократии не только раздражает - оно обходится дорого. Конечно, точно подсчитать убытки невозможно, но ничто не мешает сделать грубые прикидки.
“В среднем по больнице” за один день обычный сотрудник тратит 40-50 минут на работу с документами. Распечатывание, сканирование, подписи, отправка по электронной почте или даже (в особо тяжких случаях) факсом - всё это, в общем-то, не является той самой работой, ради которой человек учился, сдавал ЕГЭ, получал дипломы, ходил на интервью. Это лишь поддерживает её.
Несложная математика намекает: за 200 рабочих дней в году средний сотрудник тратит 130 рабочих часов на перекладывание бумажек. Почти человекомесяц! А в разнообразных ведомственных и государственных организациях этот показатель будет гораздо выше среднего - с понятным, если и удручающим результатом в контексте эффективности.
Созданы, чтобы запутывать
Электронные архивы, как и многое в ИТ, пришло к нам с Запада. Пока мы только начинаем использовать СЭД, там уже успели запутаться в разнице между различными их вариантами и задаются вопросом, чем отличаются, скажем, "document management systems", "document management software" или "document management solutions"?
По большому счёту и на самом деле - ничем. Директор по маркетингу компании DocuWare Мэри Ульямс даже честно признала, что эта "индустрия хорошо выполняет задачу сбивать с толку пользователей".
Но пока маркетологи ломают копья на том, нужно ли всегда называть программы решениями или всё-таки это не обязательно, потребитель может смело это игнорировать и смотреть на суть вопроса.
Нехорошо забытое старое
Архив не обязательно создавать с нуля. Если у организации есть СЭД - электронный архив можно сделать на её основе. Мало того, если происходит смена СЭД, можно просто оставить большинство старых документов в старой системе, зафиксировать её и подгружать по мере необходимости.
Конечно, если с каким-нибудь документом надо работать, сохранить связанную с ним переписку, то частичная миграция необходима, и переносить документ из одной системы в другую придется. Но это - вопрос тривиальной доработки и дальнейшей работы в автоматическом режиме.
Рынок разнообразных систем электронного архива можно прикинуть лишь примерно. Это из-за того, что термин не слишком чётко определён, а когда на это накладываются трудности перевода, точность падает совсем. И тем не менее, рыночные аналитики предсказывают ему рост до 6 миллиардов долларов к 2024 году. И это при том, что круг стран в исследовании был довольно ограничен, например, в Европе учитывались только Великобритания, Германия, Франция и Россия.
Иными словами, на деле будет только больше. А всё почему? Потому что неэффективные решения, в том числе, в контексте архивов в конечном счёте выливаются в гораздо большие траты, чем единовременные траты на внедрение ЭА и периодические - на поддержку. А ставшие больше ненужными бумаги из старого архива всегда можно сдать на макулатуру за дополнительные деньги! От рубля за килограмм.
Кирилл Кожевников
Автор блога АйТи
Вам понравилось? Поставьте лайк и подпишитесь на новые статьи!