В идеальном мире соблюдаются дедлайны, а работники всегда профессионально делают свою работу. Но мир — не идеален, а люди — не компьютеры. И каждый из нас, работая с несколькими задачами, иногда что-то забывал или не доделывал. Особенно велика вероятность ошибки, когда проектов несколько, и каждый из них не похож на другой.
Задачи множатся, дедлайны близятся, и неожиданно вы становитесь похожим на циркового артиста с крутящимися тарелочками в руках, боясь упустить одну из них. Как упорядочить задачи, не сбиваться с графика и при этом не жертвовать своим эмоциональным состоянием?
Подводные камни работы с несколькими проектами
Казалось бы, что сложного? Вы же делаете одно и то же, только для разных людей. Но нет: клиенты разные, а значит, разные требования, сроки, команды. В одной из задач вы должны делать все сами, в другой — согласовывать результат с отделом маркетинга, в третьей — работать в команде с исполнителем. Проекты могут требовать разной документации, а задачи относиться к разной предметной области.
В итоге вы должны держать в голове большой поток информации. День начинать не с кофе, а с проверки электронной почты, а перерывы тратить на звонки и ответы на сообщения. Причем неважно, работаете ли вы в проекте в качестве исполнителя или руководителя.
Главное, что поможет вам справиться — это правильное начало работы. На самом старте важно получить максимум информации о проекте с мельчайшими деталями. Узнайте, кто ответственный за результат со стороны заказчиков, кто будет с вами общаться и когда у него обед. Все это поможет в будущем избежать задержек и непоняток.
Несколько советов:
- Планируйте заранее. Расписывайте подробно задачи на неделю, используйте бумажный календарь или онлайн-планировщик, чтобы не упустить сроки.
- Ограничивайте каждый проект по времени. Выделите по 2-4 часа рабочего времени на каждый из них и не превышайте назначенную норму. Все, что не успели, переносите на другой день.
- Распределите свое время и договоритесь с клиентом. Не обещайте сделать все в кратчайшие сроки, если у вас еще парочка проектов. Лучше брать время «с запасом», чтобы никого не подводить.
- Не жертвуйте отдыхом. Перерыв позволяет отдохнуть глазам, а прогулка на свежем воздухе приводит в тонус тело. Продуктивность будет на уровне, если не забывать отдыхать.
- Используйте задержки в проектах в свою пользу. Если обратная связь с клиентом задерживается, не нервничайте: это хороший повод дать себе отдых.
- Расставьте приоритеты. Помните принцип Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — всего 20% результата. Уделяйте больше времени самому важному, большому и дорогому проекту.
- Иногда забывайте о работе. Пришли домой — думайте о доме. Если постоянно держать в голове рабочие проблемы, есть риск эмоционально «выгореть».
- Ищите простые решения для проблем вне работы. Если накопилась гора задач и нет времени на дом, старайтесь переложить часть домашней работы на семью.
- Помните о конечной цели. Когда руки опускаются, важно помнить, зачем вы все это начали: чтобы заработать на квартиру, купить новую машину или свозить родителей на отдых.
Успеха достигает тот, кто умеет ловко «жонглировать» проектами и при этом оставаться спокойным. Если вы вкладываетесь в сроки, качество исполнения не страдает, клиент остается доволен — значит, вы научились работать в многопроектном режиме.