С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ по оформлению документов. Он относится к положениям, правилам и уставам, к приказам и решениям, распоряжениям и т.д.
Тот, кто занимается оформлением организационно-распорядительных документов, должен знать, что новый стандарт по ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает в себя информацию:
- об общих требованиях к созданию документов.
- Документы могут быть в бумажном или электронном виде.
- Если документ содержит более двух страниц, то их необходимо пронумеровать, начиная со второй. Можно использовать вторую сторону листа.
- В самом тексте документа предпочтение отдается шрифтам: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13;
- абзацный отступ текста документа - 1,25 см;
- межстрочный интервал 1 - 1,5;
- выравнивание по ширине.
- о реквизитах документов и их оформлении.
Положение нового стандарта исключает некоторые предыдущие реквизиты. К примеру, код организации. Но добавляются новые, среди которых наименование структурного подразделения - автора документа; наименование должности лица – автора.
Новые правила отметки «копия верна»
В п. 5.26 Стандарта отметка о заверении копии ставится под реквизитом «подпись» и содержит слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку и дату заверения копии.
Если копия нужна в стороннюю организацию, к отметке добавляется надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Документ заверяется печатью организации или можно использовать штамп.
В таком же порядке выдаются копии трудовых книжек.
Дело добровольное
В законе прописано, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Однако все понимают, что стандарты для того и существуют, чтобы все ориентировались на них. Тогда документооборот осуществляется по единым правилам.
Когда руководство принимает решение о применении нового ГОСТ, это необходимо отразить в инструкции по документообороту или составить соответствующий приказ.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 проще применять при работе с электронным документооборотом. Тем более, что согласовывать документ и оформлять резолюцию можно в электронном виде. Возможности программы 1С:Документооборот 8 полностью соответствуют новым стандартам. На сегодняшний день методические материалы к программе уже актуализированы в соответствии с новыми требованиями. Здесь есть шаблоны документов, бланки, опросники для предварительного аудита, положение о делопроизводстве и типовые приказы. Обновленные материалы размещены на ИТС.
24 часа в сутки 7 дней в неделю
Команда «Первого БИТ» ежедневно решает сотни задач и вопросов Клиентов. Попробуйте сопровождение у профессионалов «Первого БИТа» бесплатно!
Если вы нуждаетесь в консультации и помощи квалифицированных специалистов, эксперты «Первого БИТа» помогут вам в решении любых задач.