При направлении в командировку работнику перечисляются денежные средства на расходы, связанные с поездкой – командировочные расходы. Являются ли данные выплаты доходом работника и нужно ли удерживать с них НДФЛ, рассмотрим в данной статье.
Какие траты возмещает организация командированному сотруднику?
ТК РФ предусматривает возмещение работнику следующих расходов, связанных с командировкой:
· транспортные;
· найм жилья;
· суточные (питание и прочие мелкие расходы)
· прочие расходы, связанные с выполнением цели командировки (по согласованию с руководством).
Кроме того, командированному работнику продолжает начисляться средняя зарплата за дни, проведенные в поездке (ст.167 ТК РФ).
Все нюансы документального оформления и возмещения расходов командированного сотрудника отражены в положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Данный документ является основным для работников государственных учреждений (ч.2 ст.168 ТК РФ). В организациях негосударственного сектора дополнительно могут быть разработаны внутренние правила начисления командировочных расходов.
Что из командировочных расходов облагается НДФЛ?
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не признаются доходом работника и, следовательно, не облагаются НДФЛ следующие расходы:
- стоимость проезда туда и обратно;
- транспортные пошлины, сборы, комиссии;
- стоимость проезда до места отбытия (вокзала);
- расходы по получению виз;
- стоимость перевозки багажа;
- оплата услуг связи;
- расходы на проживание.
Важным моментом является документальное подтверждение понесенных расходов: если работник предоставит чеки и счета-фактуры, то суммы вышеуказанных расходов полностью освобождаются от обложения НДФЛ. В случае, если он не сможет предоставить никаких документов, от налогообложения будут освобождены только суммы не более 700 руб. в день (при командировке по РФ) и 2500 руб. в день (при загранкомандировке). Со всех сверхнормативных сумм, превышающих установленный лимит, необходимо исчислить НДФЛ.
Кроме того, если организация, согласно внутреннему положению о командировании, компенсирует сотруднику сумму суточных сверх установленного в НК РФ порога, налог требуется исчислить только со сверхнормативной суммы.
При краткосрочных командировках длительностью в один день компенсации расходов сотруднику не признаются суточными (ст. 168 ТК РФ), но на них распространяются те же нормы, сверх которых требуется исчислить НДФЛ.
Итоги
С командировочных расходов не требуется платить НДФЛ, если траты подтверждены соответствующими документами. Суточные не облагаются налогом, если они не превышают пороговую величину. Если же подтверждающих документов нет или превышены нормы суточных, сверхнормативные расходы признаются доходом работника и с них удержиается НДФЛ.