Если вы отправили письмо с бизнес-предложением, это не гарантирует обратного ответа.
В случае провала в коммуникации вы можете получить письмо с кучей вопросов в духе "а когда", "сколько" и "где" и т.д. Возможно, в чем-то ваше деловое предложение "проседает" и его стоит изменить в лучшую сторону. Но как это лучше сделать?
1. Сделать информативный сопроводительный текст
Никто не будет открывать письмо, даже с самым лучшим на свете предложением и бизнес-концепцией, если сопроводительный текст не побудит к главному действию - прочитать письмо.
- Если у вас до сих пор нет вводного текста, напишите его. Обычно это небольшая по объему записка, которая прикладывается к основному документу. Отличная статья с советами по составлению такого текста выложена здесь (на примере отклика на вакансию).
- Если у вас имеется сопроводительное письмо и при этом оно не работает, подумайте над первыми двумя предложениями текста. Насколько они ясны и релевантны вашему предложению? Правило первого впечатления никто не отменял.
- Сделайте максимально информативный и короткий вступительный текст. Не надо расписывать все преимущества (которые часто не имеют никакого отношения к делу). Ваша задача - заставить человека открыть письмо. Так почему сопроводительный текст до сих пор не привлек внимание? Подумайте и исправьте это дело.
2. Используйте сильные глаголы действия
Это значит, что костяк вашего письма должны составлять активные глаголы в 90% случаях. Другими словами, почти во всех. Не "мною были сделаны", а "я сделал" или "достиг результата". Не "мною были обеспечены", а "я обеспечил".
Что дают активные глаголы:
- Показывают вашу опытность и отлично демонстрируют результаты. Активность на уровне языка = активность жизненной позиции. Помните об этом.
- Делают текст чище и побуждают читателя к дальнейшему знакомству с вашим письмом.
Пассивные глаголы пришли к нам из языка канцелярита - языка бумаг и документов. Они отлично подходят для отчетов. Но не в случае делового предложения.
3. Только чистый язык. Никакого жаргона и мусорных слов
Хорошее бизнес-предложение должно быть четким по смыслу. Излишняя витиеватость, непонятные термины лишь введут в заблуждение адресата.
Помните о прозрачных намерениях предложения. Используйте язык, который поможет выразить их как можно точнее.
Как не прослыть невежественным в своем письме:
- Используйте термины и сокращения, которые точно известны получателю письма. Никаких РП и ГД. Пишите "руководитель проекта" и "генеральный директор". Не превращайте переписку в игру "угадай-ка".
- Забудьте о сокращениях. Это не принято в деловой переписке. Оставьте слова, вроде "рез-т", "кол-во", "имхо", "асап" для личного или внутриколлективного общения.
- Будьте вежливы и добры. Уважительный тон и хорошие намерения чувствуются даже в электронном письме. Отнеситесь внимательно к каждому письму, даже если это массовая рассылка. Слова "пожалуйста" и "с уважением" не будут лишними в сопроводительном письме.
Скоро выйдет вторая часть этой статьи. Следите за обновлениями и подписывайтесь на канал. Всем хороших партнеров и коллег в бизнесе.
Подписывайтесь на мой канал "О русском языке с любовью". Новости, статьи и развлекательные материалы о "великом могучем", грамотности и текстах.
Instagram | Facebook | worduse@ya.ru (по вопросам сотрудничества)