Убеждать с помощью писем может далеко не каждый руководитель. Со временем такой навык приходит, но лучше всего знать азы такой деятельности, как написание писем.
Написать грамотно деловые письма важно для любого бизнеса. Вести подобным образом переговоры сложнее обычного, ведь письмом не передать эмоции и различные нюансы.
Грамотно составленное письмо поможет избежать множество проблем, а также предвидеть некоторые ответы на вопросы. Как для руководителя, такое считается наиболее важным.
Нижеперечисленные рекомендации помогут правильно составлять деловые письма.
* Необходимо убедиться в том, что информация об адресате действительная. Важно направлять адресату тот текст, который он желает увидеть. Для этого необходимо верно анализировать все данные партнера по переписке и всю информацию о нем. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию и не получить ненужный ответ, тщательно изучите все данные о компании или человеке, которому будет направлено письмо. Это поспособствует правильному написанию.
* Большое внимание нужно уделить идеи письма. Необходимо с первых строк заинтересовывать адресата, чтобы получить необходимый конечный результат. Таким образом, лучше всего составить план той информации которую выгодно поместить в текст. Также все написание должно быть структуризировано. Это поможет адресату вникнуть в информацию и получить больше интереса и пользы от текста.
* Каждую фразу и идею важно аргументировать. Таким образом, после прочтения письма, адресата проще убедить. Если аргументы отсутствуют, то человек по своей натуре будет их придумывать самостоятельно, а это не всегда окажется в пользу компании. Иногда додуманные аргументы приводят к противоположному ответу. Поэтому лучше в самом тексте приводить все доводы, чтобы адресат был заинтересован и прочувствовал выгоду.
* В тексте лучше всего использовать не только деловой стиль, но и яркие слова. Это позволит тексту приобрести нескучный вид. Такие письма будет интересно читать и вникать в суть дела. Несмотря на то, что бизнес это деловая форма общения, все-таки иногда требуется вносить яркие моменты и краски.
* Краткость сестра таланта. Не нужно растягивать информацию на несколько листов. Важно рассказать информацию так, чтобы адресат все понял, но при этом не потратить на прочтение много времени. Важно описывать всю суть кратко, но грамотно и ярко. Тогда интерес адресата обеспечен. Также, при виде длинного письма человек может просто его удалить. Потому, что многим не хочется вникать в суть дела, когда там слишком много воды.
* Не стоит забывать, что должна быть форма обратной связи. То есть в конце письма обязательно нужно прописать контактную информацию, для того чтобы адресат смог отправить свой ответ. Если такой информации не будет, то можно считать все проведенные старания по написанию были совершены зря.