В системе локальной нормативной документации на предприятиях есть группа документов, которая определяет порядок выполнения той или иной работы или процесса. На практике разные компании используют здесь разную терминологию и называют такие документы регламентами, стандартами или положениями о процессе. По своей сути это одно и то же.
Экономисты как правило разрабатывают следующую группу документов:
· Регламент по бюджетированию (или стандарт по формированию финансового плана),
· Регламент по формированию управленческой отчетности (или стандарт по процессу закрытия отчетности),
· Регламент по процессу управления по целям (по расчету мониторингу результатов выполнения ключевых показателей эффективности).
· Регламент по бюджетному контролю.
· Стандарт по управлению оборотным капиталом.
Стандарт или регламент - это документ, который детально определяет порядок взаимодействия сотрудников и подразделений в рамках конкретного процесса на предприятии.
Основная проблема формирования стандартов по бюджетированию и отчетности состоит в том, что плохо написанный документ не будет эффективно применяться. Это приводит к беспорядку в процессах.
Поэтому важно использовать оптимальную схему для написания документа. Для того, чтобы написать хороший регламент требуется простой понятный легкий язык и последовательная работа по алгоритму.
Хороший стандарт должен обязательно регламентировать следующие аспекты:
· цель процесса,
· требования к процессу,
· взаимосвязь с другими процессами - ссылки,
· роли и участники,
· описание входной информации,
· описание выходной информации,
· обязательные приложение - форматы отчетов для обмена информацией,
· описание собственно процесса пошагово,
· указание целевых сроков по шагам,
· ключевые показатели эффективности (результат и качество).
Любой пример работы над регламентом или стандартом в области управленческой отчетности на любом предприятии из нашей практики включает возникновение дилеммы: описывать ли процесс как есть, или описывать его как надо.
При решении такого вопроса следует ориентироваться либо на отраслевые стандарты (и внедрять их), либо на лучшие практики, доступные при внедрении.
Лучшие практики в области финансового планирования и бюджетирования можно получить при найме нового высоко квалифицированного сотрудника, который будет использовать свой опыт.
И конечно лучшие практики в идеале можно купить у консалтинговых компаний, которые занимаются вопросами экономики предприятия, бюджетирования и управленческой отчетности.
Также можно принять решение провести полный реинжиниринг процесса, а только потом написать регламент. В нашей практике есть примеры таких решений. Однако, это занимает значительно больше времени.
Пример структуры регламента.
1. Глоссарий. Здесь следует описать специфические термины, используемые в документе, и расшифровать аббревиатуры.
2. Нормативные ссылки. Перечень связанных нормативных документов.
3. Основные положения. В этом разделе обычно пишут ненужную воду, однако, он может быть очень полезным. Здесь необходимо описать назначение процесса, его связи с другими процессами на предприятии и идеологию, если таковая имеется (ею может быть стратегическая цель).
4. Задачи процесса. Это описание выходов (целевых результатов).
5. Исходная информация по процессу. Описание данных и событий материалов на входе.
6. Бизнес-роли. В этой главе определяются участники процесса и их роль в нем.
7. Описание последовательности событий в ходе процесса.
8. Приложения с шаблонами для обмена информацией.
Мы собираем базу готовых стандартов на сайте emics.ru - эти семплы можно свободно скачать в нашей библиотеке.