При оказании услуг бухгалтера в Самаре, я для своих клиентов подготовила вот такую памятку, пользуйтесь!
При передачи служебного автомобиля сотруднику, необходимо выполнить след. шаги:
1. Выяснить, если ли в трудовом договоре с сотрудником возможность использования авто, если нет, то через дополнительное соглашение внести дополнения, например, указав, что для выполнения трудовых обязанностей по договору имеет право/наделяется правом пользоваться служебном автомобилем и несет ответственность за вред, причиненный имуществу организации, а также жизни, здоровью и имуществу третьих лиц, причиненный в ходе эксплуатации служебного автомобиля.
2. Издать приказ о закреплении за сотрудником автомобиля.
3. Провести инструктаж сотруднику по ведению маршрутных (путевых)*листов по отражению в них пройденного пути, километража, адресов поездок и обозначить срок передачи маршрутных листов в бухгалтерию с приложением чеков АЗС, наделив ответственностью должностное лицо по проверке правильности заполнения и своевременностью предоставления маршутных листов в бухгалтерию.
ВАЖНО
* В договоре с сотрудником можно предусмотреть ответственность за НЕ своевременную передачу правильно заполненных документов в бухгалтерию.
4. Передать сотруднику документы для провоза с собой, а также для передачи сотрудникам ГАИ по их требованию:
1. Бланк маршутного листа для заполнения
2. Приказ о закреплении авто (оригинал)
3. Техпаспорт на автомобиль
4.Полис ОСАГО (неограниченный круг пользователей)
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
* Путевой лист лучше всего назвать маршутным, это поможет сгладить претензии проверяющих к оформлению листа, а именно к отсутствию отметок механика и медработника, которые необходимы для транспортных организаций.
ВАЖНО
*Если сотрудник ездит на служебном авто для выполнения своих должностных обязанностей и при этом в качестве водителя не оформлен, то проходить обязательные медосмотры, в том числе предрейсовые, он не должен, см. п.3 ст.23 ФЗ от 10.12.1995 № 196-ФЗ "О безоп. дорож.движения"
За консультациями обращайтесь http://grossamara.ru
ГроссБухСамара 8(846) 979-93-05