С 1 июля 2018 года вступил в силу новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Что изменилось в новом ГОСТе? Рассмотрим некоторые подробности.
По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения. Однако по существу с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось.
Появился новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.
Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии.
Например:
Генеральному директору ОАО «Витек» Попову А.М.
(при адресовании гражданину) Добровольской Р.А.
В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.
Например: Прошу командировать Сухинина Р.Ю. в г. Тюмень.
Новый ГОСТ устанавливает, что документы в РФ могут составляться на государственном языке РФ или государственном языке (языках) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.
Если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, но сейчас это положение добавили в новый ГОСТ для оформления организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные,служебные записки и др.).
В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:
– вступительное обращение:
– Уважаемый господин Председатель!
– Уважаемый господин Губернатор!
– Уважаемый господин Прохоров!
– Уважаемая госпожа Захарова!
– Уважаемый Николай Петрович!
– Уважаемая Ольга Николаевна!
– Уважаемые господа!
Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
– заключительная этикетная фраза:
– С уважением, …
Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.
Например:
Приложение: CD в 1 экз.
Состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.
Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)».
Может использоваться как сокращенное написание, так и полное, например:
И.о. директора Переверзев С.А.
Исполняющий обязанности директора Переверзев С.А.
В случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.
Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя.
Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).
Например:
начальник отдела по управлению персоналом
Добахянц Анна Дмитриевна
тел. 8 (495) 123 45 6
e-mail dad_kadry@gmail.com
ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.
Что почитать на эту тему:
Янковая В. Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003