1. Совещания бывают разные:
a. one2one – личная встреча, шанс обсудить наедине темы, обменяться мнением, в том числе посоветоваться и услышать мнение собеседника/начальства;
b. one2many – «построение» команды - сообщение «как надо» или объявление «что надо».
c. many2one – доклад руководителю.
d. Сочетание many2one + one2many
e. many2many – brainstorming.
2. Потребность в совещании, в отличие от переписки по СМС или почте, наступает тогда, когда руководитель чувствует/видит, что собрать всех в одно время в одном месте, вокруг одного стола, (даже если это аудио или видеоконференция) будет более эффективно, чем переписываться по почте или созваниваться.
3. Результат совещания – его эффектность (а не эффективность) — это влияние совещания на работу организации. Совещания в разных форматах — это инструмент управления, и так к этому надо относиться.
4. Цели совещания зависят от рабочей ситуации и могут быть разными – от выверки данных и фактов, через проверку статуса деятельности, сбор вариантов и возможностей, разъяснения позиции руководства и вплоть до эмоционального воздействия (похвалить или пожурить, а иногда дать выговориться).
5. Для каждого типа совещания своя стратегия его проведения и подготовка (а она обязательна).
6. Подготовка к совещанию должна быть как со стороны инициатора совещания, так и со стороны его участников – кроме темы и повестки совещания инициатору имеет смысл сообщить участникам, с чем им приходить и что подготовить. Повестка должна быть лаконичной, но не за счёт смысла темы.
7. Форум участников совещания должен соответствовать цели совещания – должны присутствовать все те, от чьего участия зависит достижение цели данного конкретного совещания.
8. Основное в каждом совещании это выяснить и согласовать факты – много совещаний прерываются или заканчиваются на этом, не дойдя до сути проблемы, которую собрались изначально решать.
9. Понимая это, тактика проведения совещания может меняться – иногда очень драматично. Так, в случаях плохой подготовки участников и пробела в базовых данных/фактах необходимо демонстративно прекратить совещание и послать участников доделывать свою «домашнюю работу».
10. Совещание не равно коллегиальному решению!!! Иногда на совещании «принимается» решение начальства, которое может быть «коллегиально непопулярно» - и это нормально.
11. Время, выделенное на совещание, зависит от его типа и объёма обсуждаемых вопросов. Оптимально – от получаса для текущих статусов до полутора часов для обсуждения сложных проектов и мозговых штурмов.
12. При проведении совещания надо помнить несколько правил хорошего поведения:
a. Занимаемся «делом, а не телом» докладчика/участника совещания.
b. Нельзя превращать совещание в восточный базар, где все друг друга перебивают, кричат или ведут отдельные беседы.
13. Ведение протокола с задачами – обязательно для всех совещаний, кроме личных встреч! Перед завершением совещания необходимо пройтись вслух по задачам и по результатам совещания и скорректировать их, если необходимо. Для каждой задачи должны быть обозначены ответственные и другие участники рабочей группы по каждому проекту и дата его завершения.13.
Оригинал: https://hr-tv.ru/articles/pravila-effektivnogo-soveschanija.html