Знаете ли вы, что закон о защите персональных данных очень строго ограничивает права работодателя и охраняет право работника на защиту личной информации?
Оказывается, у вас на работе могут храниться только те документы о вас, которые напрямую связаны с вашими трудовыми обязанностями. А копии с ваших личных документов, например, паспорта, свидетельства о браке, военного билета и некоторых других, находящиеся в личном деле, при внимательном отношении проверяющего являются основанием для немалых штрафов в отношении работодателя.
Дело в том, что все эти копии содержат информацию о ваших личных данных, а закон однозначно запрещает кому бы то ни было, включая и вашу организацию, ее сотрудников, любых третьих лиц собирать, хранить и, тем более, распространять эти сведения.
Недавно Роструд напомнил всем кадровикам, что личные дела сотрудников, если они заводятся в организации, что само по себе не является обязательным, ни в коем случае не могут содержать целый ряд документов.
Так, вне закона находящиеся в сейфе отдела кадров и рабочем столе кадровика, директора и любого иного сотрудника следующие бумаги:
- копия общегражданского паспорта;
- копия заграничного паспорта;
- копия диплома об образовании;
- копия военного билета;
- копия справки о присвоении ИНН;
- копия СНИЛС;
- копия свидетельства о браке;
- копия свидетельства о разводе;
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- копия свидетельства о смерти родителя, супруга, ребенка…
Разумеется, нельзя хранить в личном деле и оригиналы всех перечисленных документов.
Это не значит, что работодатель не может запрашивать у сотрудника эти документы для проверки данных, правильного расчета зарплаты, налоговых льгот и т. п. Для совершения конкретных административных, расчетных краткосрочных операций, оформления внутренних документов затребовать документ работодатель может, сделать для этого копию может, а вот хранить у себя оригинал или его копию — ни в коем случае!
Причем этот список, как вы понимаете, не является закрытым. Любой документ, не имеющий непосредственного отношения к трудовой деятельности гражданина, гласит закон, хранящийся в личном деле работника, уже повод для серьезного разбирательства инспектора Роскомнадзора или Роструда. Причем проверяющий по своему усмотрению может квалифицировать наличие и другого документа как нарушение законодательного запрета. Ведь законодатель не определил четко список документов, разрешенных к хранению в организации.
Поэтому, чтобы минимизировать риск штрафных санкций, предусмотрительные кадровики предприятий и учреждений подшивают в личные дела сотрудников и хранят только те документы, которые их организации сами и издают.
Это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, перемещения по службе, поощрения, премирование, иные локальные трудовые акты, содержащие упоминание фамилии работника, анкета сотрудника, трудовая книжка.
Если же организация игнорирует или небрежно относится к требованиям закона о защите персональных данных своих сотрудников, то и юридическое лицо, и конкретное должностное лицо, допустившее правонарушение, может быть привлечено к административной ответственности — от предупреждения до денежного штрафа.
Виновное физическое лицо может быть оштрафовано в размере от 1000 до 3000 рублей, на должностное лицо налагается штраф от 5000 до 10000 рублей, юридическое лицо может быть наказано штрафом от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.
Причем, как показывает судебная практика, работодателя не освобождает от ответственности даже полученное заранее письменное согласие работника на обработку персональных данных.
Итак, защищайте свои персональные данные! Закон — на вашей стороне.