Есть люди, по выражению психологов, способные “структурировать” свое время. То есть разумно распределять силы и дела во временном пространстве. А что делать тем, кто не умеет? Учиться, учиться и учиться! Та же наука психология утверждает: каждый человек — кузнец своего времени.
Учет и контроль
Для начала хорошо бы определиться, на что все-таки мы расходуем свое время. Для научного эксперимента выберете любой среднестатистический день. В особом блокноте нужно отметить ВСЕ свои действия и затраченное время. Будьте предельно точны и честны. Скажем, на подготовку документа затрачено сорок минут. Не забудьте отметить: из них пять ушло на поиски справочника, восемь минут вы тупо смотрели в окно, соображая как уговорить свекровь забрать ребенка из садика… В конце дня расписываем итог: сколько времени потребовалось на “чистое действие”. Сколько пропало из-за разгильдяйства, стечения обстоятельств и других причин.
Если подобное занятие кажется вам слишком занудным, попробуйте начать с главного. Отмечайте сначала крупные дела, постепенно переходя к деталям.
Практика показывает: чаще всего мы “прокалываемся” именно на рутинных мелочах. Скажу сразу: обнаружить, что вы “задавили” пару позарез необходимых часов на поиски недорогого стоматолога для подружки - это не для слабонервных… Теперь посмотрим на свои записи. Для пущей наглядности можно взять несколько цветных фломастеров и выделить:
- то, что имело значение лично для вас, было абсолютно важным и необходимым;
- то, без чего спокойно можно было обойтись — необязательное;
- то, что можно считать не слишком важным, но приятным, приносящим удовлетворение;
- участие в чужих делах;
- выполнение собственных обязанностей.
Именно таким незамысловатым образом можно выяснить очень серьезную вещь: на что уходит жизнь. Если большая часть времени растрачивается по пустякам на действительно важные дела ничего не остается. Вы волей неволей начинаете пробуксовывать на месте. И наоборот — насыщение одними лишь слезными и значимыми делами рано или поздно приведет к перенапряжению и стрессам. Жизнь ведь нельзя отложить «на потом». Кроме пути «наверх» существуют, возможно, необязательные, но желанные радости — встречи с друзьями, прогулка по городу, синее небо…
«Заначка» от коллег
Наш энергетический потенциальный уровень активности не остается неизменным в течение дня. Наверняка вы сами замечали: в какое-то время вам думается легче, а в какое-то — хоть стой, хоть падай! - ничего не соображаешь. Биологический ритм у каждого человека свой, и надо уметь грамотно использовать. Любой вид деятельности требует от нас физических, умственных, душевных затрат, поэтому умело использовать собственные биоритмы, подстраиваться под них — один из самых доступных методов найти дополнительные ресурсы времени. Допустим, вы по натуре «сова». Мало вероятно, что ваш шеф отнесется к этому факту с пониманием и разрешит выходить на работу к двум часам дня. Но постараться выстроить рабочий день с учетом своей „специфики” можно. Например, заполнить утренние часы рутинной работой, не требующей особого напряжения. После полудня вы начинаете лучше соображать - значит, самое время заниматься решением проблем.
Еще один способ — создать „заначку”, „банк времени”. Для этого попробуйте „раскраивать” минуты. Допустим, коллеги привыкли по разным поводам обращаться к вам за советом. Помощь, конечно, дело святое, но постарайтесь свести к минимуму временные затраты. Не вникайте глубоко в чужие проблемы. Предложите вызвать мастера из сервисного центра, но не пытайтесь выяснить, почему «завис» компьютер коллеги.
Держите время!
Всех дел не переделаешь — это ясно. Не стоит «идти на рекорд» и выбиваться из сил, стараясь выполнить сразу все и непременно идеально. Если в силу объективных причин ваши планы не могут осуществиться к намеченному сроку и вы не в силах повлиять на ситуацию - примите этот факт с достоинством, не впадая ни в панику, ни в депрессию. Просто попробуйте договориться об отсрочке. Между прочим, люди обычно воспринимают такие вещи с пониманием и скорее уж предпочтут немного подождать, нежели рассчитывать на вас — и просчитаться. А с теми, кто посягает на наше время, отвлекает от дел, придется бороться. Тут не обойтись без специальных приемов.
Осваивайте искусство вежливого отказа. Попытки «загрузить» вас в неурочный час чужими проблемами можно остановить словами: «Простите, но в моем распоряжении всего пятнадцать минут». На самый крайний случай, если уж вас загнали в угол, ограничивайтесь междометиями и сухим «да» и «конечно». Не возражайте и не поддерживайте разговор — так он скорее увянет.
Используйте язык мимики и жеста. Назойливому человеку можно дать понять о своей занятости, выразительно поглядывая на часы, демонстративно вздыхая, сосредоточенно перебирая бумаги. Иной раз лучше сразу же открытым текстом проинформировать сослуживцев: вы в цейтноте и просите окружающих не отвлекать вас по пустякам. Телефонные звонки домашних - бич божий! Заранее договоритесь с родными, в какое время вам можно звонить на службу.
Антисклероз
Большинство событий нашей жизни можно разделить на два вида: те, которые мы способны предвидеть, и те, что устремляются на нашу персональную макушку с неожиданностью падающего кирпича. В принципе даже непредсказуемое явление можно развернуть в нужную сторону. Но для этого необходимо время. Создавая свои «временные резервы», попробуйте заранее «подстелить соломки» – предусмотреть всякое – разное, что с большей или меньшей степенью вероятности может произойти на данном этапе.
На свободной страничке своего органайзера составляем список срочных дел. То есть тех, что нужно сделать к определенному сроку. Например, сдать отчет, выехать в командировку и т.п. Проанализируем информацию. Скорее всего сразу же станет ясно: кое-что придется выполнять безоговорочно, что-то можно объединить, а без чего-то попросту обойтись. Если на один срок падает несколько дел, придется продумать их последовательность. Теперь можно перенести окончательный вариант на соответствующие странички ежедневника. Далее составляем список важных дел. Сюда вносим все, что имеет для нас принципиальное значение. К примеру, не сделанный вовремя деловой звонок чреват утратой клиента. И наконец, существует список неотложных дел. «Прокол» с ними гарантирует скоропостижные неприятности. Не передадите в бухгалтерию счета - отключат телефон. В идеале надо стремиться, чтобы третьего списка вообще не существовало. То есть не доводить до последнего, а своевременно делать пометки в «склерознике». На выполнение любого дела уходит вдвое больше времени, чем планировалось.
Информация к размышлению: по невыясненным причинам на выполнение любого дела уходит вдвое больше времени, чем планировалось. Поэтому, решив уложиться, скажем, за два часа, сразу же умножьте время на два – не пожалеете! Организуйте время. Но не старайтесь объять необъятное, не теряйте чувства реальности. Попытка жить по принципу «наш пострел везде поспел» обречена на провал. Поэтому, составляя «план боевых действий», не забывайте выстраивать систему приоритетов и адекватно распределять нагрузку. И обязательно планируйте дела так, чтобы оставалось время на отдых.