Даже самый продуманный план на день не всегда может спасти от внезапных правок и внеплановых задач с дедлайном «вчера надо было зарелизить». Мы часто хватаемся за «срочные» дела, стараемся не отказывать, отдавать все задачи поскорее, но в итоге запланированное летит в тартарары. Как всё успевать, откладывая дела на завтра, классно разобрал Марк Форстер в книге «Сделай это завтра и другие секреты управления временем».
Мы законспектировали оттуда советы, которые понравились нам больше всего, переложили на собственный опыт, приправили разбором от эксперта-психолога и получили рецепт законного откладывания дел на потом. В этой статье — главные принципы повышения эффективности без фанатизма и отлёта кукухи.
Откуда вообще берётся перегруз
Когда мы берём на себя обязательство сделать какую-то работу или даже мелкую задачку — это значит, что мы согласны выполнить абсолютно все связанные с ней дела. И задачи не берутся из ниоткуда: каждое новое «ок, сделаем» приводит к появлению работы.
Например, Тома просит Аркашу забрать по пути с работы её заказ из пункта выдачи. Аркаша понимает, что есть риск опоздать на электричку, но соглашается — делов-то на две минуты. Придя на место, он выясняет, что пункт переехал в соседний двор, а там ещё и очередь. В итоге Аркаша опоздал на электричку, а следующая только через полчаса. Согласись Аркаша зайти за заказом завтра утром, такого бы не было.
Стараясь уменьшить рабочую нагрузку, смотрите не на отдельные задачи, а на обязательства. Когда нужно разгрузить расписание, мы часто пытаемся урезать время, которое выделяем на каждое обязательство, хотя можно просто отказаться от чего-то, что на себя взяли.
Разбираемся, хочется ли нам делать задачу
Суть принципа: стоит задавать себе вопрос о цели и когда пишешь отзыв о ресторане, и когда разрабатываешь контент-стратегию для нового проекта. Чем чётче видение, к чему работа ведёт, тем сильнее получается сфокусироваться на задаче.
Следствие из этого принципа — если задача вам толком не нужна и вы не собираетесь делать её как следует, не беритесь за неё вовсе. Лучше отлично делать немного дел, чем плохо — целый ворох.
Как достичь: никогда не соглашайтесь на что-то, если не сможете сделать этого от чистого сердца. Нередко бывает, что кто-то просит вас взять на себя новое обязательство и вы либо с неохотой соглашаетесь, либо отказываетесь и чувствуете вину. Например, кто-то просит выбрать подарок учительнице сына, хотя вы даже не в родительском комитете, или оформить гугл-таблицу, потому что «ой, ну я не умею».
Вот хорошее правило: выработайте привычку спрашивать себя: «Могу ли я согласиться от всего сердца?» Да — принимайте обязательство, понимая, что делаете это от души. Нет — откажитесь и поясните: «Простите, у меня есть правило не брать обязательство, если я не могу согласиться на предложение от чистого сердца. Я не смогу сделать на 100% качественно. И вам не помогу, и время потрачу».
Чётко определяем границы задачи
Суть принципа: способности мозга усиливаются, когда есть чёткие границы. Марк Форстер утверждает, что лучший способ стать творческим человеком не в том, чтобы стимулировать безграничный полёт мысли, а наоборот — в том, чтобы точно определить, где находятся рамки". То есть чем больше конкретики, тем эффективнее мозг работает над задачей.
Как достичь: сужайте границы для каждой задачи и определяйте их как можно точнее. Например, «написать стратегию для Телеграм-канала» — непонятно, а «расписать целевую аудиторию, темник, цель и процесс создания контента и план раскрутки» — вполне.
Попробуйте работать по таймеру, когда вам нужно сконцентрироваться на важной задаче. Продолжительность отрезка времени для работы подбирайте исходя из личных предпочтений. Годятся и час, и 20 минут. А для дел, которые у вас вызывают сильное сопротивление, начните хотя бы с 5 минут.
Ведём закрытые списки, а остальное делаем завтра
Суть принципа: закрытый список — это то, что запланировано со вчера или с утра и «подведено чертой». В закрытые списки на день нельзя вносить новые задачи, пока не выполнено всё, что уже зафиксировано. При этом выполнять дела можно в любом порядке — очерёдность не имеет значения.
С открытыми традиционными списками дел работать сложнее, потому что в них всегда можно добавить новые пункты из «а-а-а, это надо сегодня», что создаёт хаос.
Как достичь: начинать каждый день с подготовки закрытого списка дел. Он будет служить буфером между вами и тем, что вас отвлекает.
Составьте план на день и подведите под списком черту — это значит, что больше ничего добавлять нельзя. Как только вам предлагают выполнить или обдумать какую-то задачу, запишите её на следующий день и скажите: «Я сделаю это завтра».
Делаем дела по очереди
Суть принципа: в любой момент времени следует работать только над одной задачей, иначе дела конкурируют за фокус внимания и мозг не способен работать на полную.
Как достичь:
- Составьте список дел, которые вы хотели «когда-нибудь» сделать — и рабочие, и личные.
- Выберите одно дело. Пообещайте, что сосредоточитесь на этом деле до тех пор, пока не закончите его.
- Дайте слово не заниматься никакими другими делами из списка, пока не закончите первое.
- Выполняйте это упражнение регулярно и научитесь доводить до конца дела, которые давно пылятся в вашем to-do-листе.
Дела — это не процессы. Дело можно закончить, а процесс никогда не заканчивается. Например, дописать статью — это дело, а учить испанский — процесс.
Не переоцениваем срочность задач
Суть принципа: отвлекающие факторы снижают эффективность работы, поэтому важно свести их к минимуму. Каждый раз, когда мы делаем что-то, чего не было в плане на день, мы позволяем случайности мешать нам. Шквал таких задач убивает рабочий день.
Как достичь: чётко следовать прописанному плану, не отвлекаться в течение дня на новые входящие задачи, переносить их решение на завтра или другой день. Исключение — срочная непредвиденная задача, от которой зависит заработок.
Есть разные причины, почему сторонние задачи ставятся в приоритет в ущерб своим. Одна из самых распространённых — закрепившийся в ходе жизни стереотип поведения. Возможно, когда-то в детстве взрослые вокруг — родители, учителя и т. д. — игнорировали желания ребёнка и заставляли прерывать любые занятия в угоду своим интересам: «Хватит бегать, посиди почитай; чем ты тут занимаешься? Иди помоги». В результате человек считает нормальным, когда в первую очередь нужно сделать то, о чём тебе говорят, а не то, что важно или хочется.
Поскольку такой поведенческий сценарий становится автоматическим, т. е. мы сами не замечаем, как это происходит, то лучшее оружие в борьбе с ним — внимание к самому себе. Можно остановиться на минуту и провести аудит собственных поставленных задач:
1. Что мне нужно сделать?
2. Почему это нужно сделать?
3. Что для меня важно сделать в первую очередь?
4. Откуда я знаю, что это необходимо сделать как можно скорее?
Это поможет вернуть осознанный контроль над ситуацией и правильно расставить приоритеты в соответствии с собственными потребностями.
Другой возможной причиной может стать зависимость от мнения окружающих, например, чтобы заслужить расположение коллег, доверие начальства. Само по себе это неплохо, но здесь важно чётко понимать, зачем именно поступать таким образом:
1. Готов ли я взять на себя ответственность за дополнительные задачи? Для чего мне это нужно?
2. Что станет возможно в этом случае? А чему это может помешать?
3. Какие могут быть последствия? Согласен ли я на это? Если да, то почему?
4. Можно ли сейчас не брать на себя дополнительную ответственность или разделить её с кем-нибудь?
Юлия Кузнецова, клинический психолог, психолог сервиса психологического консультирования «Грань.рф»
Что ещё почитать:
- Как многозадачность вредит эффективности. Мнение эксперта